10 processos de gestão em postos para otimizar utilizando alertas

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A conexão à internet 24 horas por dia nos trouxe uma série de benefícios, seja na vida pessoal, seja na vida profissional. Se comunicar com amigos, familiares e colegas de trabalho a todo instante, obter informações por meio das redes sociais e canais de comunicação, realizar compras e vendas, essas são algumas das possibilidades oferecidas pela rede no nosso dia a dia. 

Mas não para por aí, se formos mais específicos, essa conectividade nos permite acompanhar cada atividade nossa por meio de sistemas de alertas, que, aplicados, por exemplo, no universo dos postos de combustível, podem contribuir para a melhoria dos processos de gestão nos postos. 

No dia a dia, os sistemas de alertas, ativados na maioria das vezes por aparelhos móveis, nos avisam sobre cada passo que damos ou qualquer novidade que possa nos interessar. Mas do que estamos falando exatamente? Você é avisado via alertas se fez uma compra com cartão de crédito ou débito, se recebe alguma mensagem das redes sociais, se algum e-mail chega, se aquela reserva na plataforma de hotéis sofreu alteração e por aí vai… 

As notificações estão fazendo parte das nossas vidas há alguns anos e, cada vez mais, se tornando de fato úteis no nosso cotidiano, e isso envolve, portanto, nossa vida profissional. Elas não existem à toa. São curtas, diretas, trazem uma mensagem focada em um objetivo específico e nos convidam a realizar alguma ação.

Você deve imaginar, portanto, que na gestão de empresas, esse cenário não deve ser diferente. 

Quais as vantagens de utilizar alertas para controlar processos de gestão em postos?

Empresas que buscam agilidade nos processos, segurança e comodidade buscam cada vez mais utilizar ERPs, os famosos sistemas de gestão integrados. Em muitos desses sistemas, há dispositivos que emitem alertas para os gestores em determinadas situações que funcionam não apenas para “lembrá-lo” de fazer algo, eles vão além.

Dentre as vantagens de ter um sistema de alertas integrado ao sistema de gestão, podemos citar:

  • acompanhamento das rotinas financeiras;
  • acompanhamento de mudanças em procedimentos fiscais;
  • aproximação com os clientes;
  • controle do estoque dos produtos;
  • aumento de vendas.
  • visualização mais ampla das compras e vendas 

Como você pode perceber, agilidade, acompanhamento, controle e rentabilidade são algumas das vantagens do uso de alertas nas suas mais variadas possibilidades, que apresentaremos adiante.

Leia também: Principais dificuldades na gestão de um posto de combustível

10 processos de gestão em postos que podem ser otimizados com sistemas de alerta

Em qualquer empresa, muitos são os processos que precisam de mais atenção, ou por serem mais sutis ou por já terem um histórico de falhas considerável. Para melhor acompanhar esses processos, pode ser implementado um sistema de alertas.   

Nesse cenário, o gestor tem em mãos e a qualquer momento atualizações sobre as atividades, podendo agir, portanto, de forma mais rápida e assertiva em determinadas situações. A seguir, elencamos algumas situações em que os alertas podem ser utilizados para otimizar processos de gestão em postos.  

1. Caixa não confirmado

Nessa situação, o gestor recebe um alerta caso o funcionário ainda não tenha realizado a conferência dos caixas do estabelecimento. Como se trata de uma atividade rotineira e extremamente necessária, esse atraso pode prejudicar o planejamento financeiro, além de postergar a identificação de algum erro na movimentação do caixa dos frentistas.

2. Contas a pagar e a receber vencidas

Nessa possibilidade de alerta, o gerente ou proprietário do posto de combustível é notificado sobre as contas a pagar que estão próximas do vencimento ou acabaram de passar da data-limite para pagamento. Ao fazer uso desse alerta, o gestor evita a cobrança de juros e multa pelos seus fornecedores.

3. Descarregamento de combustível

O gerente é notificado caso o volume descarregado seja diferente daquele discriminado na Nota Fiscal de entrada. Com esse alerta, o gestor pode agir de prontidão caso seja descarregado um volume diferente que o comprado, assim como evitar possíveis fraudes.

4. Divergência entre pedido de compra e NF

O gerente ou o proprietário do posto é notificado quando uma Nota Fiscal (NF) é lançada em desacordo com o pedido de compra aprovado. Dessa forma, evita-se de realizar transações cujo valor do produto esteja diferente daquilo aprovado pelo gestor previamente. 

5. Notificação sobre abastecimento

Essa é uma estratégia de aproximação com o cliente. Ao receber esse alerta via e-mail, o gerente do posto envia para o gestor de uma frota o resumo da venda realizada, o que confere maior segurança a esse cliente, já que ele precisa monitorar o consumo de combustível dos seus motoristas. 

6. E-mail com preço dos combustíveis para o cliente

Ainda pensando em otimizar sua imagem diante dos seus clientes, há outra possibilidade de aproximação com eles por meio dos alertas. O gestor recebe uma notificação para lembrá-lo de enviar um e-mail para uma lista de clientes pré-definida com atualizações dos preços dos combustíveis e demais produtos que seu posto comercializa. Assim, você constrói um relacionamento, fideliza seus clientes e incrementa suas vendas.

7. Falta de captura de medições diárias

Nessa situação, o gestor recebe um alerta quando o medidor do tanque não faz as medições necessárias por algum motivo. Dessa forma, é possível identificar quando o sistema de medição do tanque não estiver funcionando bem, além de antever se a geração do LMC atrasará ou não.

8. Livro de Movimentação de Combustíveis em atraso

O Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC) é um importante documento na gestão dos postos de combustíveis, pois ele registra as entradas, saídas e estoque de combustíveis comercializados no seu posto. Utilizar um alerta para notificar o gestor quando sua geração estiver atrasada significa evitar a aplicação de multas para seu estabelecimento. 

9. Taxas inconsistentes na conciliação de cartões

Caso as taxas de conciliação de cartões estejam diferentes daquelas anteriormente acordadas com as adquirentes, o sistema recebe essa informação e emite um alerta para que o gestor do posto entre em contato com as administradoras de cartões e solicite a devida correção. 

10. Vendas realizadas no dia

Um alerta é emitido para o gestor com um relatório das vendas do dia, o que lhe garante maior controle sobre as transações realizadas. 

Neste texto, você viu alguns dos benefícios de se utilizar alertas na gestão do seu posto. Como dissemos, esses alertas podem estar vinculados a um sistema de gestão integrado, um ERP, o que facilita bastante a vida de gestores e demais funcionários na condução dos processos de gestão em postos. 

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