6 problemas que seu negócio se livra ao ter um sistema para postos de combustíveis

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6-problemas-que-seu-negócio-se-livra-ao-ter-um -sistema-para-postos-de-combustíveisMuitos gestores ainda não pararam para pensar que muitos dos problemas da rotina administrativa do posto podem ser resolvidos ou mitigados com uma simples decisão: a adoção de um sistema para postos de combustíveis.

Um ERP com tecnologia de cloud computing é extremamente útil para qualquer empresa, pois, mais que integrar todos as áreas em um só ambiente, ele age para que as informações sejam tratadas de forma clara e segura, promovendo uma tomada de decisão mais assertiva.

Há outros motivos pelos quais se deve adotar um sistema como este. No entanto,  neste artigo, vamos elencar alguns dos problemas que são resolvidos após você, gestor, tomar essa grande decisão.

Descubra 6 problemas dos quais o seu negócio se livra ao ter um sistema para postos de combustíveis

Otimizar tarefas, centralizar informações, gerar relatórios e prover uma visão ampla do negócio são bons motivos para adotar um sistema para postos de combustíveis.

Mas há muito mais. Se pensarmos em problemas específicos, perceberemos que os ERPs podem tratá-los e transformá-los em soluções para uma boa gestão. Vamos conferir sobre quais problemas estamos falando.

1: Falta de acompanhamento das vendas na pista

Esse problema merece destaque, pois posto de combustível é um comércio, logo, precisa vender, tanto produtos combustíveis quanto produtos não combustíveis e serviços agregados, quando houver.

Não acompanhar essas vendas significa não ter certeza se, ao final do mês, o posto terá receita suficiente para honrar com os compromissos com fornecedores, pagar as contas administrativas, remunerar os colaboradores e, claro, gerar lucro.

Com um ERP, esse cenário muda, pois o gestor consegue ter um panorama geral sobre todas as vendas realizadas com uma série de especificações. Ou seja, ele consegue visualizar qual frentista/vendedor mais vende, quais os melhores dias, os horários de pico e toda a sazonalidade das vendas. 

Dessa forma, com esse acompanhamento próximo, inclusive com notificações por meio de alertas, o gestor pode pensar em ações que auxiliem no incremento das vendas, como metas para cada frentista, treinamentos direcionados ou promoções.

2: Atraso nas entregas das obrigações fiscais

Toda empresa tem uma série de obrigações fiscais a lidar para estar alinhada com as leis que regem o mercado. Os postos de combustíveis, por sua vez, não são exceção à regra.

Cumprir todas essas obrigações faz com que a empresa cumpra a normas vigentes e não tenha problemas com o fisco ou os órgãos regulatórios. E não são poucos os documentos e tributos que precisam de atenção: 

Entre os tributos, estão o PIS e COFINS e os impostos próprios do regime trabalhista, como Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

Os postos também precisam transmitir suas informações fiscais para a Receita Federal por meio do SPED Contábil e informar os valores dos impostos repassados por meio do Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR).

Há, ainda, a exigência da emissão da NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica) para os clientes.

Especificamente os postos também precisam preencher o Livro de Movimentação de Combustíveis, que é um documento que mostra que a empresa está seguindo todas as normas exigidas para o segmento.

Como um sistema para postos de combustíveis ajuda a fazer tudo isso? Um ERP voltado para postos emite todos esses documentos de forma simples uma vez que todas as informações financeiras e fiscais já estão guardadas no servidor.

Além disso, ainda emite alertas caso haja alguma divergência de informação ou os documentos estejam com o prazo de emissão atrasado.

3: Riscos de vazamento de combustíveis

O risco de vazamentos é um problema ao qual os postos estão sujeitos, a diferença entre eles vai ser o que fazem para evitá-lo.

Esses incidentes podem ocorrer por conta de vazamentos nas bombas de abastecimento, transbordamento dos tanques sem contenção, falhas na hora do carregamento, instalação incorreta dos tanques ou mesmo má manutenção destes após muito tempo de uso.

Para além do risco de incêndios, explosões e contaminação do solo e das pessoas, seu posto pode sofrer multas pesadas e ainda correr o risco de ser interditado.

Há muito a se fazer para evitar esse problema, e entre as soluções está a adoção de um ERP que se integre ao sistema de medição e monitoramento dos tanques de combustíveis.

Nesse cenário, você recebe alertas, a qualquer momento, sempre que algo estiver fora do padrão, como um vazamento iminente ou a identificação de avaria nos tanques.

4: Fraudes nas maquininhas de cartões

Infelizmente, algo muito comum nos postos de combustíveis são as fraudes em maquininhas POS. Colaboradores de má-fé se aproveitam das falhas na comunicação entre as máquinas de cartão e o sistema da empresa para realizar fraudes.

Um posto do Mato Grosso do Sul sofreu um rombo de mais de R$ 130 mil por conta desse problema. Os frentistas passavam o cartão e de imediato cancelavam a operação e embolsavam o dinheiro.

Como evitar isso? Uma das soluções – e a mais viável – é a conciliação de vendas em cartão. Muitos varejistas não sabem o que é conciliação e muitos do que sabem não a fazem direito.

Conciliação de vendas é o confronto das informações de venda registradas pelo sistema de gestão da empresa com as informações tratadas pelas operadoras de cartão e os valores creditados nas contas correntes.

Com uma boa ferramenta conciliadora, o gestor consegue identificar problemas como esse ocorrido no posto sul-mato-grossense. No caso, a ferramenta indicará todas as compras registradas em todos os ambientes: ERP, operadora e banco.

Se algo está fora do comum, o gestor é sinalizado para que seja feita alguma ação de correção. Portanto, um ERP que conta com esse instrumento já mitiga um problema que pode trazer sérios prejuízos financeiros à empresa.

5: Furos no fechamento de caixa

O fechamento de caixa é uma atividade rotineira, portanto deve ser feita com muito cuidado. Quando o funcionário esquece de fechar o caixa ou o faz de maneira inadequada, a conta no final do mês pode não bater.

Com um sistema para postos de combustíveis, o gestor tem um panorama de todas as movimentações financeiras realizadas ao longo do dia. É feita, ainda, a comparação com o fluxo de venda e as movimentações de estoque.

O sistema compila todas essas informações em relatórios gerenciais e os disponibiliza para o gestor a qualquer momento. 

Além disso, o ERP pode ser programado para enviar notificações ao gestor caso alguma operação não tenha sido realizada ou haja incoerências. Dessa forma, o gestor pode sinalizar o responsável e solicitar que resolva o problema.

6: Descontrole sobre o estoque

O estoque pode se tornar um grande problema para gestores se ele não for cuidado do jeito certo. Se há muitos produtos empacados, o posto mantém o dinheiro parado; se há poucos, acaba perdendo clientes por não oferecer o que eles precisam naquele momento.

Buscar o equilíbrio é essencial, e isso é feito a partir de uma gestão de estoque assertiva e responsável. 

Um software de gestão integrado para postos de combustíveis ajuda o gestor a resolver esse problema por meio do monitoramento completo do estoque. Assim, tem-se uma visão ampla do que está sobrando e do que está prestes a faltar diariamente.

O gestor tem, na palma da mão, informações sobre quantidades de produtos combustíveis e acompanha, em tempo real, a saída desses produtos por meio das vendas e as entradas por meio dos reabastecimentos.

Ele consegue, ainda, conferir se o que está nos tanques de fato corresponde ao que está registrado no sistema, o que abre margem para rastrear possíveis desvios, furtos ou consumos inapropriados.

Como você pôde perceber, muitos são os problemas que podem rondar o cotidiano dos postos. No entanto, a boa notícia é que todos eles podem ser contornados com uma medida simples: a adoção de um software de gestão para postos de combustíveis

O Petros te auxilia a resolver esses e muitos outros desafios na gestão do posto. Vamos conversar mais sobre isso? Basta clicar aqui que te respondemos em até um dia útil.

 

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