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8 dicas eficazes para otimizar o controle de estoque do supermercado

Lidar com dezenas de milhares de produtos diariamente é um dos maiores desafios de gestores de supermercados. Por isso, ter um controle de estoque de supermercado é essencial para que não se tenha prejuízos financeiros.

Seja de grande, médio ou pequeno porte, todo supermercado deve realizar a boa gestão do seu estoque. Isso significa dizer que  é necessário ter o controle de todos os produtos que estão nos depósitos e o fluxo de movimentação destes. 

Só por meio desse processo delicado, meticuloso e extremamente necessário, é possível ter a ciência do que entra e sai do seu estabelecimento e de quais ações precisam ser tomadas no curto ou no longo prazo para que não ocorra desabastecimento.

Por que isso é importante para o seu supermercado

Fazer a gestão do estoque em supermercados é muito mais que simplesmente conferir se o que está estocado é suficiente para suprir as demandas dos clientes. 

Se já é ruim deixar de oferecer algum item para sua clientela porque ele não foi comprado dentro do prazo necessário, imagine oferecer um produto perecível fora do prazo de validade ou muito perto de vencer?

Isso é um dos problemas que o controle de estoque busca eliminar. Como um processo bem padronizado e acompanhado por uma equipe dedicada, é possível identificar quais lotes de produtos precisam ser despachados logo para as gôndolas antes que percam seu prazo de validade.

Dessa forma,v ocê evita produtos que, mais tarde, teriam de ser descartados causando prejuízos financeiros.

Isso vale também para quem opera com produção de alimentos internamente, como em restaurantes que também oferecem serviços de buffet.

A partir da gestão de estoque, você garante uma manipulação mais adequada dos produtos utilizados para a produção dos alimentos servidos aos clientes, garantindo tanto a qualidade dos pratos quanto a satisfação dos clientes.

Em linhas gerais, a boa gestão de estoque também traz como vantagem a redução da necessidade do capital de giro, o equilíbrio do fluxo de caixa e a aproximação entre os gestores administrativos e os colaboradores de linha de frente, que estão dentro dos supermercados. 

Como fazer um controle de estoque de supermercado otimizado

Mas fazer o controle de estoque não é o suficiente se ele não for assertivo, detalhado e bem planejado.  Para você ter uma ideia, segundo a Associação Brasileira de Supermercados, 10,2% das perdas registradas pelos supermercados já no ano de 2021 são por conta de erros no inventário, o que está diretamente relacionado ao controle de estoque.

Por isso, apresentamos algumas dicas que tornarão esse processo altamente eficaz e evitarão prejuízos na saúde financeira do seu negócio.

1. Registre todas as entradas e saídas mercadorias

O primeiro passo para fazer a gestão de estoque perfeita é saber quais são as mercadorias que entrarão no seu estabelecimento via fornecedores e quais estão saindo via vendas. 

Além disso, o gestor precisa ter noção de todas as movimentações dentro do seu estoque, de uma filial para outra ou até mesmo quando os produtos são retirados para consumo interno, como os de higiene e limpeza ou alimentação. 

Até as devoluções, quando realizadas, precisam ser mapeadas, afinal elas são produtos que já saíram da sua loja, logo constam como saídas. 

2. Faça inventários periodicamente

Não tem como falar de controle de estoque de supermercado sem falar de inventário. Este é um processo no qual são catalogados todos os produtos do seu estoque, garantindo um melhor acompanhamento das entradas e saídas. 

Existem vários tipos de inventários, e você precisa optar por aquele que mais se adéqua ao tamanho do seu estoque e à sua necessidade de gestão. Entre eles, podemos citar: inventário de estoque rotativo, periódico, parcial, anual, geral ou permanente.

Este último é o modelo em que o inventário é realizado em tempo real. Para isso, você precisa contar com um sistema de gestão integrado, que permite acompanhar as vendas e reposições à medida que acontecem.

3. Trabalhe com dados e informações

Isso é lei para qualquer empresa que lida com uma grande clientela. É preciso entender quem está comprando no estabelecimento para saber que tipos de produtos devo ofertar. E mais, que isso, quanto desses produtos eu preciso comprar com meus fornecedores.

Por exemplo, se o perfil dos seus clientes é das classes C e D, não faz sentido encher suas gôndolas com produtos de marcas que valem o dobro ou o triplo das mais baratas. Isso vai acabar inchando seu estoque, porque os produtos terão uma saída mais difícil.

Entender quais são as necessidades dos seus clientes é um dos passos que você deve seguir para não ter problemas de estoque no futuro.

Essa análise dos produtos é importante também na hora de fazer os contratos com os fornecedores. Com base nisso, você entende quantos lotes de produtos precisará comprar para serem consumidos dentro de determinado período.

4. Tenha uma equipe dedicada

Nada adiantará ter um processo bem desenhado se você não tiver uma equipe especializada e focada em realizar a gestão de estoque do supermercado. Essas pessoas devem ter plena ciência de todas as tarefas a serem realizadas, como conferências, catalogação e distribuição dos produtos.

Cabe, portanto, ao gestor promover ações que façam com que esses objetivos sejam atingidos. Promova treinamentos e cursos de reciclagem com os colaboradores que lidarão diretamente com o estoque, seja no depósito, seja no salão das gôndolas. Dessa forma, eles realizarão suas atividades de forma mais segura e correta.

5. Evite fazer acordos desvantajosos com fornecedores

Não é nada incomum encontrar no mundo dos negócios entre empresas, aquelas negociações que se fundamentam na lógica “leve mais e pague menos”.

Nesse contexto, muitos fornecedores criam promoções para que você compre os produtos deles aos montes, garantindo, assim, um desconto que parece interessante.

O problema é que, mesmo que os valores sejam menores, esses produtos podem não ter saída dentro do prazo estipulado. O resultado disso: estoque abarrotado. 

A depender do tipo de produto e da quantidade acumulada, você acabará tendo que fazer promoções e diminuir sua margem de lucro. Ainda corre o risco de nem vendê-los caso se aproximem da data de validade.

Mas, todo caso deve ser analisado. Se realmente a proposta do fornecedor for interessante e você, com base nos dados do estoque do seu supermercado, tiver certeza de que é um bom negócio, pode ser uma boa ideia.

6. Atente-se ao prazo de validade dos produtos

Esse é um dos principais erros cometidos pelos gestores de supermercados. Comprar produtos perecíveis à revelia é um dos fatores que leva ao abarrotamento do estoque.

Além de você manter seu estoque lotado, em determinado momento precisará realizar promoções com valores menores para incentivar a vendas desses produtos. 

Além disso, a marca da sua empresa poderá ser comprometida perante a clientela, que perceberá que a loja costuma vender produtos muito próximos da validade, mesmo que com valores bem inferiores e atrativos.

Há maneiras de evitar esse problema. Primeiro, observando bem as saídas e comprando apenas a quantidade suficiente para vender e não gerar desabastecimento antes de uma nova reposição. Segundo, utilizando sistemas de gestão que notificam o gestor quando os produtos estão próximos da validade.

7. Realize o balanço de mercadorias

Essa ação consiste na análise geral do estoque, levando em consideração também os problemas de armazenamento, como furtos e avarias.

Esse processo deve ser realizado periodicamente, considerando o porte da empresa, e por etapas, para que se tenha mais tempo de analisar com calma cada seção e avaliar os problemas encontrados em busca da melhor solução.

Fazendo isso, os gestores têm, periodicamente, um panorama do comportamento do estoque e podem tomar as melhores estratégias no dia a dia.

8. Utilize um software de gestão para supermercado 

A tecnologia hoje está presente em todas as empresas, logo os supermercados não poderiam ficar de fora. Hoje em dia, há diversas opções de softwares de gestão que têm como principal objetivo ajudar os gestores a terem uma visão 360º da sua empresa e, a partir disso, tomar as melhores decisões.

De forma geral, um ERP mapeia todos os processos da empresa, integra os setores, otimiza custos e disponibiliza relatórios gerenciais que mostram cada passo que a empresa dá.

Logo, o controle de estoque é uma das atividades que podem ser potencializadas com o uso de um sistema como este.

A partir do momento que você começa a utilizar um software de gestão para supermercados, você consegue reduzir a quantidade de falhas operacionais causadas pelos funcionários, acompanhar as entradas e saídas em tempo real, ser notificado sobre qualquer situação ou movimento anormal e realizar um inventário de forma mais segura.

Em resumo, o controle de estoque deixa de ser um problema para a sua empresa e passa a ser a solução.

Essas são algumas dicas que podem ser aplicadas a partir de agora no seu supermercado para garantir um controle de estoque mais dinâmico, seguro e assertivo. 

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