Dashboards: como funcionam e por que são importantes para o seu posto?

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Dashboards - como funcionam e por que são importantes o para seu posto

O termo “dashboards” pode soar estranho, mas você certamente já se deparou com um em algum momento da sua vida. Para explicá-lo de maneira simples, vamos primeiro buscar a referência nos veículos automotores. 

Quando você está dirigindo, tem à sua frente um painel onde estão todas as informações do seu carro: velocidade alcançada, nível de água, temperatura do motor, nível de combustível, entre outras. Isso é um dashboard!

O que são e como funcionam os dashboards?

As informações sempre foram valiosas para qualquer tipo de negócio. No entanto, nem todas empresas sabem utilizá-las. Hoje em dia, com todos segmentos de mercado extremamente competitivos, é preciso ter ciência de tudo que se passa dentro e fora da sua empresa para tomar as decisões certas, no momento certo. 

Para lhe auxiliar nessa missão, você pode contar com a ajuda de dashboards. Eles são instrumentos que compilam e organizam as informações mais relevantes para o seu negócio ou determinado processo isolado. Eles utilizam tabelas, gráficos e outros recursos visuais que mostram de maneira clara e objetiva tais dados.

Com o dashboard, você pode gerenciar as informações que compõem os KPIs (Key Performance Indicator) do seu negócio, ou seja, os números que mostram quão boa ou ruim pode estar a situação da sua empresa.

Todas as informações mais relevantes devem aparecer no espaço da tela, sem ser necessário mover a barra de rolagem. Lembre-se do carro: tudo que você precisa saber para manter o carro funcionando está no painel. Assim também deve ser com o dashboard do seu negócio.

Qual a importância dos dashboards na gestão das empresas?

Dashboards foram criados para facilitar a vida dos gestores, pois, em vez de buscarem informações isoladas em diferentes lugares, basta integrar os sistemas para que as informações sejam coletadas e transpostas para uma planilha ou outro sistema específico para isso.

Eles reúnem um grande volume de informações e as transformam em objetos visuais que podem ser facilmente visualizados e interpretados. Dessa forma, é possível comparar dados diferentes, acompanhar avanços ou retrocessos e identificar gargalos.

Em resumo, esses instrumentos são extremamente importantes para qualquer empresa, pois podem fornecer de maneira clara e objetiva informações cruciais para a manutenção de um negócio, a implementação de algum projeto ou o acompanhamento de novos processos. 

Como montar um dashboard?

Criar um dashboard é uma tarefa simples, mas nem por isso precisa ser subestimada. É preciso tomar alguns cuidados para que eles cumpram sua função e ajudem na tomada de decisão e acompanhamento de processos.

Defina o público-alvo e as informações

Ter em mente quem vai utilizá-lo é o ponto de partida para definir quais informações estarão no dashboard, pois você não pode simplesmente vincular os números de todas a planilhas que tiver em sua base de dados. 

Por isso, é preciso, antes de tudo, entender quem irá utilizar e quais informações serão úteis a essa pessoa. Além disso, essa ferramenta precisa ter um objetivo específico. Responda à seguinte pergunta “Para que estou criando isso?” e foque em inserir informações que levem à resposta dessa pergunta. 

Escolha o tipo de dashboard

Outro passo importante é a escolha do tipo de dashboard. Existem tipos diferentes para objetivos diferentes

  • Analítico: este modelo aponta as tendências de comportamento dos projetos analisados. Com ele, é possível avaliar os impactos negativos e positivos e tomar as decisões no momento ideal.
  • Estratégico: mais utilizado por cargos do alto escalão da empresa para que visualizem informações mais relevantes, como saúde financeira e atingimento de metas.
  • Financeiro: como o nome já sugere, espelha como está a saúde financeira da empresa; estes são os mais consumidos no mundo corporativo. 
  • Manutenção: este tem como objetivo identificar falhas em equipamentos, muito utilizado em indústrias. 
  • Operacional: se concentra nas informações mais relevantes de determinada operação, como a linha de produção de algum produto. 
  • Tático: mais utilizado por gestores para que analisem informações estratégicas que afetam nos objetivos da empresa no médio prazo.

Escolha o programa

E onde montar esse dashboard? Uma das opções mais utilizadas é o Microsoft Excel, o famoso programa de planilhas. Com ele, você pode customizar seu dashboard à sua maneira, ter acesso a uma série de mecanismos que ajudam a localizar, filtrar e resumir informações, montar gráficos de qualquer tipo e vincular a outras fontes de informações, como sistemas ou documentos on-line.

Há também a possibilidade de usar softwares específicos para isso. Aqui na Adaptive, temos o dashboard ideal para seu posto, que compila as informações mais relevantes para o seu negócio e interpreta esses dados, identificando oportunidades e pontos de atenção.

Usar plataformas especializadas em dashboards é importante para se ter mais insumos que não poderiam ser obtidos por meio de planilhas comuns. Isso significa mais assertividade e menos achismos na gestão do seu negócio.

Crie dashboards intuitivos

Não é porque você está montando o dashboard que somente você pode entendê-lo. Esses instrumentos foram criados para otimizar a vida de gestores e de quem estiver envolvido nos processos e projetos analisados. 

Portanto, é importante optar por representações gráficas que tornem as informações o mais transparente possível. Os recursos mais comuns são gráficos em linhas, em barra ou em pizza, além de tabelas.

Apresente os dados de forma lógica e em grau de importância. Por exemplo, coloque as mais relevantes no canto superior esquerdo, para onde nossa visão é automaticamente direcionada.

5 benefícios de utilizar dashboards no seu posto

De maneira geral, os dashboards trazem como principal benefício a possibilidade de ter em mãos de maneira simples e prática informações relevantes para o seu negócio. Para utilizá-los no ramo de posto de combustíveis, é preciso adaptá-los aos seus cenários e definir os objetivos que devem ser alcançados.

Por exemplo, se você tem uma rede de posto e necessita entender o ritmo de vendas de cada posto, você precisa compilar no seu painel as informações referentes às vendas de produtos não combustíveis e combustíveis separadamente. 

O dashboard vai indicar qual posto está vendendo mais e o quê, assim como o contrário. Após análise mais detalhada, você consegue perceber uma série de benefícios, que discutiremos a seguir. 

Apontar melhorias na gestão

O fluxo de vendas tímido de algum dos postos pode estar relacionado à performance do gerente. Caso não esteja muito boa, é preciso avaliar se parte de dentro para fora ou de fora para dentro, ou seja, se o gerente está desmotivado ou sobrecarregado. Um passo importante é deixar bem claras as funções do gerente e buscar meios de torná-las executáveis.  

Aumentar a eficiência dos colaboradores

Se os postos mantêm um padrão semelhante na venda de combustíveis, mas diferem bastante quando se trata dos produtos não combustíveis ou serviços agregados, o problema deve estar na performance dos frentistas.

Uma opção é promover treinamentos voltados para venda ou começar a praticar a venda consultiva, que coloca o cliente no centro da atenção para resolver dores que nem ele sabe que tem.

Redirecionar investimentos

Os postos de gasolina podem passar a vender mais com mudanças simples, porém consistentes. Ao analisar os dashboards e perceber disparidades, busque focar em gastar energia e dinheiro com ações que possam trazer retorno financeiro a curto e médio prazo. 

Ideias simples, porém inovadoras, como implantação de programas de fidelidade ou investimento em marketing digital, são boas opções para potencializar as vendas.

Fortalecer a sinergia entre setores

Como os dashboards compartilham informações, pessoas de setores distintos passam a ter a mesma tela para visualizar dados importantes para suas funções e, portanto, se mantém conectadas.

No caso exemplificado, o time de Marketing da sua rede, ao perceber as diferenças entre os valores arrecadados pelos postos, já terá o caminho aberto para os setores gerenciais para pensarem juntos formas de melhorar esses números.

Identificar informações antes desprezadas

Informações unificadas falam muito mais do que quando estão isoladas. Realizar esses comparativos usando um dashboard significa interpretar de forma assertiva os dados que antes poderiam ser descartados por falta de análise.

Fica, portanto, mais fácil tratar com o devido cuidado essas informações e construir meios de mitigar os problemas a elas relacionados. 

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