Dificuldades na gestão de um posto de combustível

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Dificuldades na gestão de um posto de combustível

Todo negócio tem as suas peculiaridades e dificuldades de gestão. No caso dos postos de combustíveis, os produtos geralmente são os mesmos e os preços não variam muito. Desta forma, uma boa gestão é importante para diferenciar o seu negócio e fidelizar clientes. Confira abaixa algumas dificuldades específicas da gestão de um posto de combustíveis:

 

Fraudes financeiras

Quanto mais operações financeiras forem realizadas por funcionários, maior a chance de fraudes ou erros.
É muito importante que o gestor acompanhe o fluxo de caixa para evitar fraudes.
Problemas de estoque ou vazamento podem ocorrer, mas se não houver confiança nos funcionários do posto, o estabelecimento estará suscetível a desvios de combustível, itens e capital por parte dos colaboradores. Além disso, sem um sistema informatizado de controle de estoque, podem acontecer furtos e irregularidades. O controle de estoque também garante que nenhum produto fique em falta ou seja estocado em excesso.
É essencial registrar o turno de trabalho do funcionário de alguma forma, ou então ele poderá liberar abastecimentos ou fazer movimentação de caixa fora do horário de trabalho, gerando dúvidas em relação a quem foi responsável pela atividade.

 

Conciliação de Cartões

Uma etapa demorada do trabalho em postos de gasolina é a conferência de recebimentos. Deve-ser consultar os extratos dos cartões e verificar se os valores aferidos coincidem com as vendas realizadas no dia. Comparar as guias de cada máquina de cartão com os recebimentos registrados no caixa leva tempo. É uma função que deve ser feita por um funcionário de confiança, para reduzir perdas financeiras e riscos operacionais. Alternativamente, um sistema informatizado de gestão pode realizar as operações automaticamente.

 

Controle de contas a pagar e receber

A segunda conferência financeira a ser realizada é verificar se as operadoras de cartão depositaram o valor devido.
O funcionário responsável deve conferir o extrato eletrônico de cada operadora de cartão de crédito e comparar com os valores recebidos, incluindo todas as transações com fornecedores e clientes. Deve acompanhar os pagamentos a prazo, quais contas foram ou não pagas, quais clientes ou fornecedores estão devendo, etc.
Como é um processo manual e rigoroso, qualquer falta de atenção pode resultar em erros que geram prejuízo para o posto. Já um sistema informatizado de gestão pode realizar as operações de conciliação de cartões e controle de contas automaticamente.

 

LMC

O LMC deve ser preenchido diariamente e mantido em local seguro, com mais de uma cópia virtual, para que não haja risco de perdê-lo em um incêndio, por exemplo. Exige-se que o posto tenha disponível para consulta o LMC de pelo menos os últimos cinco anos. Caso a cópia seja virtual, é recomendado que esteja hospedada na nuvem, assim não há riscos.

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Com um sistema de gestão integrada a maioria destes problemas podem ser sanados. Isso é possível porque as rotinas automatizadas garantem segurança e rapidez nos processos. Automatizando o maior número de tarefas possível, o proprietário do posto tem menos preocupações e pode focar em fazer o negócio gerar lucro e crescer.

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