Gestão do tempo: 10 estratégias eficazes para aumentar sua produtividade

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Todas as pessoas do mundo têm 24 horas por dia para fazerem o que é necessário: trabalhar, descansar, passear etc. Quando falamos em ambiente de trabalho, a quantidade de horas varia de um indivíduo para o outro, no entanto, há muitas disparidades de aproveitamento. Isso tem a ver com menos horas disponíveis ou uma má gestão do tempo?

Segundo uma pesquisa realizada pela International Stress Management Association sobre estresse, o Brasil é o segundo país mais estressado do mundo, perdendo apenas para o Japão. E um dos motivos que leva a esse título nada agradável é a falta de tempo para atividades de lazer e relaxamento.

Ou seja, as 24 horas são poucas para os brasileiros fazerem atividades que os deixem mais aliviados e menos sobrecarregados. É importante ressaltar, no entanto, que essa gestão deve ser feita a partir de aspectos de cenários micro e macro, isto é, você deve organizar sua rotina nas esferas da sua vida de forma individual para ter uma maior noção de aproveitamento do tempo.

O que é gestão de tempo?

Gestão do tempo, como o nome já sugere, é um processo que permite o planejamento e a organização eficiente das atividades realizáveis em determinado recorte temporal, permitindo a conclusão de cada uma sem grandes sacrifícios. 

Não se trata de fazer mais coisas em menos tempo, e sim de fazer o que tem que ser feito no tempo adequado e necessário. É utilizar o tempo que você tem, sejam seis, oito ou doze horas de trabalho, de maneira otimizada.

Por que a gestão de tempo é importante?

Para tratar da importância da gestão do tempo, podemos olhar para ela por dois prismas: o profissional e o pessoal.

No seu local de trabalho, saber utilizar o tempo confere mais produtividade. Se você, enquanto gestor de um posto de combustível, precisa analisar dados e entregar relatórios para o dono da empresa, precisa ter foco e dedicação nessa tarefa.

Logo, utilizar bem o tempo que tem permite organizar cada uma dessas etapas e realizar essas entregas de maneira efetiva. 

Além disso, com entregas mais rápidas e assertivas, você consegue gastar energia em atividades que antes estavam em segundo plano, porém também necessárias, como a avaliação de performance de seus frentistas e demais colaboradores ou a prospecção de um novo fornecedor.

Quando estamos falando do ‘eu’, a gestão do tempo traz benefícios, principalmente para a saúde mental desse profissional. Isso porque fazer as coisas no tempo certo e estar ciente disso diminui o estresse e a ansiedade.

Sem contar que você deixa de ficar preocupado com feedbacks negativos ou problemas de relacionamento com outros gestores ou lideranças. 

Cumprir uma rotina de atividades assertiva abre margem para focar em outros objetivos e projetos pessoais na empresa, aumentando a possibilidade de criar situações que lhe dêem satisfação, como o sucesso e reconhecimento por alguma empreitada nova bem sucedida. 

10 estratégias de gestão do tempo para aumentar sua produtividade

Como você pode perceber, fazer a gestão do tempo não é simplesmente cumprir uma agenda, mas vai além: é distribuir bem o que precisa ser feito e criar um cenário de otimização, produtividade e bem estar pessoal e profissional.

Para ajudar você a criar esse cenário ideal para qualquer profissional, elencamos algumas dicas. Confira!

1. Antes de tudo, planeje-se!

O planejamento é a base para qualquer entrega, seja pequena, média ou grande. Para construí-lo de maneira assertiva, você deve analisar todas as atividades da semana, desde as pendências às novidades, definir o grau de prioridade e o tempo necessário para seu fechamento.

Ao montar um planejamento de atividades, principalmente quando envolvem outras pessoas, considere a capacidade de entrega de cada pessoa envolvida e as brechas necessárias para atividades de rotina que não necessariamente precisam estar no planejamento semanal.

Por exemplo, em um posto de combustível, a análise do fluxo de caixa ou montar o DRE no final do ano são rotinas do setor financeiro, portanto tarefas obrigatórias. Analise se, de fato, vale a pena estar entre as atividades planejadas ou se ela já é executada automaticamente. 

2. Defina suas metas e objetivos

Se você está montando um planejamento, é porque precisa fazer uma série de coisas que vão te levar a algum lugar. E o que você vai encontrar quando chegar lá? Se você não sabe, tem um grande problema.

Por isso, é importante a definição de metas e objetivos de forma clara, para ter noção do porquê se está fazendo tudo isso. São elas que definem quais são os resultados esperados e estimulam a equipe a chegar lá.

Vale considerar as metas do conceito SMART, que criam uma espécie de checklist dos objetivos. Nesse conceito, as metas precisam ser específicas (S), mensuráveis (M), atingíveis (A), relevantes (R) e temporais (T).

3. Estipule prazos

O planejamento serve para mostrar o que precisa ser feito, as metas, por que elas precisam ser feitas. Portanto, você precisa ter claro também quando precisam ser feitas e entregues.

Conheça cada projeto a ser realizado, as etapas para sua conclusão e a capacidade de entrega dos envolvidos. Dessa forma, você terá uma noção de quando determinada atividade poderá ser finalizada.

Se não for feita no prazo definido, revisite essas definições e identifique o gargalo.

4. Saiba priorizar entregas

O que você prioriza no dia a dia: o que é urgente ou o que é importante? Muitos não sabem, mas há muita diferença entre esses conceitos. 

Tarefas importantes são aquelas que precisam ser feitas, mas podem obedecer ao planejamento inicial sem grandes prejuízos; já as tarefas urgentes são aquelas que precisam ser realizadas imediatamente.

A Matriz de Eisenhower explica muito bem como proceder diante de tarefas urgentes e importantes. Essa metodologia define uma atividade como:

  • Importante e urgente: faça imediatamente;
  • Urgente, mas não importante: delegue para outra pessoa;
  • Importante, mas não urgente: decida quando vai fazer;
  • Não é importante, nem urgente: faça quando for possível.

Tendo em mente esses conceitos, você consegue entender o que é de fato prioridade diante de tantas tarefas e o que fazer.

5. Não adicione tarefas de última hora

Não é incomum alguém pedir para fazer alguma coisa considerada “urgente” ou “importante”. Nesse ponto, é preciso ser político e saber dizer “não”.

Essa atitude é extremamente importante, pois, ao dizer “sim” para tudo que chega, você, além de estar fugindo do planejamento previamente construído, está se sobrecarregando e adicionando tarefas teoricamente desnecessárias.

O resultado de tudo isso: atraso nas demais entregas, maior nível de cansaço e baixa produtividade. 

6. Tenha foco e evite distrações

Um dos problemas de não conseguir ter entregas efetivas é a falta de foco e o alto grau de pontos de fuga. Quando se está imerso em uma atividade, o foco é essencial para que ela seja finalizada. 

Você já deu um grande passo ao deixar de fazer mil coisas ao mesmo tempo e focar em uma só, no entanto estar apenas imerso em uma só atividade não é suficiente; é preciso ter foco, e isso significa estar determinado a finalizá-la dentro do tempo estipulado e sem distrações.

E por falar em distrações, as simples mensagens de WhatsApp que chegam ou aqueles e-mails com títulos atrativos são pontos de fuga. Ao iniciar uma tarefa, quando possível, tome ações como desativar as notificações do celular e fechar o e-mail. Essas pequenas decisões podem trazer um resultado bastante satisfatório. 

7. Delegue atividades

No mundo corporativo, delegar atividades é uma das funções dos gestores e líderes. Mas, um dos grandes problemas de gerentes é quererem ser mais executores e menos gestores.

Tenha clara as regras do jogo e onde terminam as tarefas de assistentes, analistas etc. e começam as dos gestores. Estando isso alinhado, você precisa distribuir as atividades.

Distribuir entre a equipe obedecendo às capacidades de entrega e os domínios de cada um você não apenas se torna mais produtivo, mas também contribui para a conquista dos melhores resultados para todo o time.

8. Nunca procrastine

Por que fazer amanhã o que você pode fazer hoje? A procrastinação, o ato de adiar atividades, é um dos principais inimigos da gestão do tempo. 

Isso geralmente acontece nem sempre por má vontade, mas pela errônea distribuição de atividades. Para acabar com ela, reflita: isso realmente precisa ser feito por mim ou pode ser feito por outra pessoa? 

Quanto mais coisas você deixar para fazer amanhã, mais coisas terá quando chegar lá.

9. Aplique métodos eficazes

Existem algumas metodologias que podem ajudar você a gerir seu tempo e garantir uma melhor produtividade mesmo em situações adversas. Entre elas, podemos citar:

  • Método GTD (Getting Things Done): baseado em cinco ações simples que determinam o que precisa ou não ser feito – recolher, esclarecer, organizar, refletir, fazer. 
  • Método Pomodoro: baseado no controle do tempo. Nesse conceito, divide-se o trabalho em intervalos de 25 minutos separados por pausas de 5 minutos de descanso. Após 4 ciclos de 25 minutos de trabalho e 5 de intervalo, faz-se uma pausa de 20 minutos. Siga essa lógica até o fim da atividade.
  • Método Kanban: permite uma visualização ampla do projeto a ser executado, considerando as etapas necessárias e permitindo o acompanhamento e controle do seu progresso.

10. Utilize alguma ferramenta de gestão do tempo e de atividades

Para que tudo isso faça sentido, você precisa documentar e acessar facilmente as informações de cada tarefa. Portanto, adotar alguma ferramenta de gestão de atividades é extremamente importante.

As agendas de papel hoje já estão obsoletas, embora ainda utilizadas. No entanto, há diversas opções gratuitas de ferramentas on-line que foram construídas justamente para que as pessoas pudessem controlar suas atividades.

Entre elas, podemos citar o Bitrix24, Asana, Trello, Pipefy, Planner Microsoft, por exemplo. Mesmo na versão gratuita dessas ferramentas, é possível inserir atividades com etapas, subetapas, prazos e responsáveis.

Por serem on-line, estão sempre à disposição e permitem uma visão 360º de todo o processo, com todas suas atualizações.

Fazer a gestão do tempo adequadamente é mais que tornar o time mais produtivo ou o posto mais saudável, é tornar-se, também, um gerente de sucesso

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