Medo de mudar de sistema? Conheça o processo de implantação do Petros e fique tranquilo

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Você, gestor, já se viu pego nesse grande dilema: “preciso mudar de sistema, mas tenho medo de impactar negativamente meu negócio”? Se sim, fique tranquilo, pois esse pensamento não é incomum no mundo corporativo.

Mudar o software de gestão é realmente um trabalho oneroso, que envolve muito comprometimento não só da empresa contratada, mas também dos funcionários da sua empresa. 

Por que existe esse medo de mudar de sistema?

Gestores têm medo de mudar de sistema por não saberem como será depois que a solução for implantada, ou porque estarão saindo da zona de conforto e se jogando no novo.

Além disso, o processo de implantação de um novo sistema pode levar semanas. Enquanto isso, os funcionários da empresa precisam estar envolvidos a esse processo.

Vale citar também a falta de confiança quanto à seguridade das informações, afinal estamos falando de dados bancários, fiscais, pessoais que estão migrando de um sistema para o outro. Caso algo dê errado, pode haver muitos prejuízos para os gestores. 

No entanto, o processo se torna muito mais fácil e seguro quando há comunicação e clareza nas etapas. 

Conheça o processo de implantação do Petros e deixe de se preocupar

Mudar de sistema não é uma tarefa executada da noite para o dia. Exige muita atenção, paciência, engajamento da equipe da empresa-cliente e comprometimento da empresa-desenvolvedora para que haja sucesso na implantação.

Todo esse processo é realizado com base em um planejamento consistente, construído justamente para que tudo aconteça de forma clara, objetiva e assertiva.

A seguir, vamos explicar o passo a passo do processo de implantação do Adaptive Business.

Reunião de kick-off

A reunião de kick off é a primeira etapa pela qual a empresa contratante é submetida após o fechamento do contrato de serviço com o time Comercial.

Nesse momento, o colaborador Adaptive apresenta todo o processo de implantação e as suas etapas, estabelece prazos, esclarece dúvidas, verifica os módulos contratados e, bastante importante, se apresenta aos funcionários da empresa que vão participar da implantação.

Nessa etapa, é realizado também o alinhamento de expectativas da empresa, visto que podem ser solicitadas entregas não realizáveis no curto prazo ou que não estão contempladas no contrato. Então, essa conversa é bastante importante para que não haja desentendimentos entre as partes.

Elaboração do diagnóstico

O implantador Adaptive analisa a infraestrutura já existente no servidor da empresa para verificar se ele apresenta os requisitos mínimos para receber o Petros.

Por exemplo, se os computadores utilizados na empresa têm a configuração necessária para suportar o sistema, se precisam ser formatados, se utilizam o sistema operacional adequado (Windows 10), entre outros pontos relacionados a hardware. 

Após essa análise, ele elabora um relatório pontuando os ajustes necessários que a empresa deve realizar para que a implantação siga em frente.

 Coleta de dados

Nessa fase, são coletadas todas as informações que serão parametrizadas e exportadas para o sistema Petros.

Essa coleta é feita pelo preenchimento de planilhas com os dados dos clientes – contas bancárias, itens, funcionários, informações fiscais, planos de contas, saldo de de estoque, entre outras. Também é necessário o compartilhamento de informações sobre fornecedores. 

Esse momento é de total responsabilidade do cliente. Portanto, quanto mais rápido ele entregar todas as planilhas preenchidas, mais rápida a implantação é finalizada.

A partir das informações do cliente, já é possível montar um cronograma de implantação do projeto e definir uma previsão de prazo para a sua finalização.

Essas informações são registradas na Declaração do Escopo do Projeto, um documento com todas as informações referentes à implantação, que deve ser assinado pelo cliente. 

Além disso, a empresa também precisa matricular os funcionários que deverão participar dos treinamentos gratuitos de usabilidade do Petros. Afinal, após mudar de sistema, uma nova realidade chegará a essas pessoas.

Os treinamentos são realizados remotamente, e cada setor só participa das aulas que correspondem à sua área de atuação. Por exemplo, os funcionários do setor financeiro deverão participar apenas dos cursos sobre conciliação de cartões, geração de notas fiscais, acompanhamento de fluxo de caixa, entre outros.

Parametrização 

Após o preenchimento das planilhas pelo cliente, o implantador já parametriza todos os dados informados e realiza a importação do saldo de estoque de todos os itens, que pode acontecer antes ou no dia da virada de sistema.

A celeridade na virada das informações de estoque é importante para que não haja nenhuma divergência entre o que estava no sistema antigo, no sistema novo e o que realmente existe no estoque. 

Start up

Start up é a virada de sistema dentro da empresa. Para que isso ocorra da melhor forma possível, é muito importante que todas as rotinas financeiras e fiscais estejam em dia. Assim, não há perda de foco na hora de realizar a implantação.

Além disso, uma pessoa da empresa contratante deve estar disponível para acompanhar todo o processo de virada. 

Por sua vez, o implantador da Adaptive será responsável pela abertura de ordens de serviços (OS’s), nas quais são relatadas as percepções obtidas ao longo desse primeiro dia de contato com a plataforma, como dificuldades percebidas, situações adversas, pontos de atenção.

Essas OSs são geradas e compartilhadas via ferramenta Bitrix, que, além de gerar relatórios e permitir o acompanhamento de tarefas, também permite a comunicação entre ambas as empresas. 

Capacitação

Feita a virada, é a hora de capacitar os funcionários, tanto os que trabalham na pista quanto os da retaguarda, isto é, os que atuam no escritório.

O treinamento de pista é realizado nos dois primeiros dias após a virada. A partir do terceiro dia, é a vez de começar o treinamento com os colaboradores responsáveis pelas rotinas básicas, como emissão de LMC, fechamento de caixa, conciliação bancária, construção de relatórios. Essa etapa pode durar até cinco dias.

O tempo de treinamento pode aumentar a depender da quantidade de módulos adicionais, como integração contábil, conciliação de cartão e TEF.

O próprio analista de implantação é quem ministra os treinamentos presencial ou remotamente (lembrando que em tempos de pandemia nossas implantações estão sendo realizadas de forma preferencialmente de forma remota).

 Pós-implantação

Após a semana de acompanhamento, é iniciada a fase de pós-implantação, que deve durar até 30 dias ou até o fechamento financeiro com as obrigações fiscais do cliente.

Na primeira semana, o  implantador acompanha toda a rotina da empresa por meio de um checklist. Por exemplo, “o fechamento de caixa foi feito corretamente?”, “O LMC foi gerado corretamente?”, “Os valores dos cartões também estão sendo lançados?”.

Na segunda semana de pós-implantação, ele revisita os pontos listados na semana 1 e adiciona outros tópicos a averiguar, como controle das despesas, liquidação de títulos, conciliação bancária etc.

Na terceira semana, o implantador da Adaptive verifica novamente as atividades conferidas nas duas semanas anteriores e adiciona ao checklist a análise dos relatórios gerenciais.

Se caso alguma das tarefas não for realizada, o implantador busca entender o porquê e age para ajudar o colaborador a concluí-la.

Ao final da quarta semana, ele confere novamente os pontos observados na semana anterior e faz o fechamento contábil e fiscal. Esta é, de fato, a última etapa do processo de implantação. 

Após isso, é enviado o termo de aceite, gerado automaticamente, para que a empresa assine, concordando que a implantação foi concluída. 

Após esse procedimento, a empresa contratante pode contar com o setor de Suporte da Adaptive para qualquer dúvida ou solicitação sobre o sistema.

Como pode perceber, o processo de implantação não é tão simples e rápido, mas tudo funciona bem quando a empresa desenvolvedora e cliente atuam juntas. Afinal, o objetivo é um só: otimizar os processos para elevar o sucesso da empresa.

Agora que você já conhece todo o processo de implantação do Petros, pode ficar mais tranquilo, clique aqui e dê o primeiro passo para implantar nosso sistema de gestão e transformar os resultados da sua empresa! 

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