Obrigações fiscais do posto: como estar em dia com a legislação e se livrar de multas

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Não é de se espantar que o varejo de combustíveis é um dos setores mais fiscalizados no Brasil. Por conta disso, manter-se informado sobre as obrigações fiscais do posto é dever de todo gestor.

Fazendo isso, você garante o funcionamento do seu negócio sem o risco de multas, interdições e até da cassação do alvará de funcionamento. 

Vale ressaltar que cumprir com essas obrigações não significa apenas estar em dia com as obrigações com o Estado, é também zelar pelo patrimônio da empresa, bem como pela saúde e segurança das pessoas que dela fazem parte.

Neste artigo, vamos apresentar as principais obrigações fiscais do posto e o que você deve fazer para segui-las. 

Quais são as obrigações fiscais do posto

Com tanta gente fiscalizando, qualquer passo em falso é motivo para multas. Um posto de combustível pode receber penalidades por diversos motivos, entre eles utilizar equipamento para emissão de documentos fiscais não autorizado pelo Fisco, não emitir comprovantes fiscais de pagamento para vendas realizadas via cartões de crédito, utilizar equipamento de Escrituração Contábil Fiscal (ECF) em desacordo com a legislação tributária e muito mais.

Muitos são os documentos que um posto deve emitir para atender a exigências de órgãos como as secretarias municipais e estaduais de Fazenda, Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis (ANP) e até mesmo as secretarias locais de meio ambiente.

A seguir, apontamos alguns deles que você, enquanto gestor de um posto de combustíveis, deve prestar bastante atenção. 

Livro de Movimentação de Combustíveis: com o LMC, você comprova se está seguindo todas as diretrizes obrigatórias para o funcionamento de um posto. Caso ele seja preenchido de forma incorreta e não seja corrigido dentro do tempo estipulado, o estabelecimento pode até ser interditado.

Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS): ambos são tributos federais que se baseiam na receita bruta do estabelecimento e na venda dos seus produtos. Por isso, gestores devem calcular os valores desses impostos de forma precisa para poder repassá-los aos produtos e serviços e ter o recolhimento feito de forma devida. 

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): é um documento totalmente eletrônico que substitui as notas fiscais de vendas a consumidores e os cupons fiscais emitidos por impressora fiscal. Com a NFC-e, a empresa reduz custos operacionais, o governo melhora o seu controle fiscal e o consumidor pode conferir a validade e autenticidade do documento assim que recebido, por meio da internet. Paralelo a este, está também o DANFE, uma versão física e simplificada da NF.

Sistema Público de Escrituração Digital (SPED): o SPED fiscal é uma versão digital dos livros de registro das entradas e saídas de mercadorias para recolhimento de impostos, como o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS). 

Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR): este documento eletrônico informa o montante de impostos que a empresa deve arrecadar e repassar aos órgãos fiscais. 

Quais os prejuízos de não atender às obrigações fiscais do posto

A penalidade sobre o atraso ou não confecção dos documentos citados anteriormente, bem como de outros tantos, pode variar conforme a gravidade do caso e até mesmo a localidade. 

De forma geral, vamos citar alguns dos problemas mais comuns. Confira:

Não emissão de Nota Fiscal

As notas fiscais são um dos documentos mais importantes para qualquer empresa, pois nela estão informações sobre a venda, como valor do produto, impostos recolhidos, entre outras.

Desde 2011, toda empresa é obrigada a emitir a NF-e, nota fiscal eletrônica. Em caso de não emissão, a multa pode ser de 10% a 100% do valor da nota. A depender da situação, pode não representar um valor exorbitante, mas não deixa de ser uma dor de cabeça para o gestor.

Omissão do Livro de Movimentação de Combustíveis

Não apresentar o LMC ao Departamento Nacional de Combustíveis (DNC) pode implicar, primeiramente, em notificação para apresentação dentro do prazo de 24 horas. Passado esse prazo, o posto é autuado para que o livro seja entregue em até 10 dias.

Se ainda esse prazo for desrespeitado e o órgão regulatório não for notificado sobre a existência do livro, o estabelecimento é interditado até que o LMC seja apresentado ao DNC.

Divergência de informações entre NF-e e DANFE

O DANFE é uma versão física e mais simples da Nota Fiscal Eletrônica que acompanha os produtos quando são entregues ao destinatário, facilitando a comprovação do recebimento.

Portanto, os dados de ambas devem ser os mesmos, afinal são praticamente a mesma coisa. Caso isso não aconteça, a multa pode chegar a 100% do valor da nota.

Atraso na entrega do SPED Fiscal

Uma das obrigações fiscais do posto é a entrega do documento do SPED Fiscal dentro do período estipulado. Geralmente essa atividade é feita anualmente.

Caso o posto atrase essa obrigação, ele pode ser multado em até R$ 5 mil por mês. Para além do imediato prejuízo financeiro, o estabelecimento fica proibido de participar de processos licitatórios, como abastecimento de frota de veículos oficiais do governo.

Ausência ou atraso da Escrituração do Documento Fiscal

A Escrituração do Documento Fiscal é um elemento importante e obrigatório no SPED Fiscal, pois ele indica as transações, o faturamento e os impostos recolhidos.

Deixá-la de fora do SPED pode gerar uma multa de 10% sobre o valor da operação. Já atrasar sua entrega corresponde a uma multa de 1% sobre os valores referentes aos períodos atrasados.

 Como se livrar dessas penalidades com um ERP

Boa parte dessas dores podem ser sanadas a partir da adoção de um sistema de gestão para postos de combustíveis. Dessa forma, você consegue ter mais controle sobre as informações financeiras e fiscais do seu negócio, o que facilita na hora de emitir tais documentos.

A seguir, elencamos alguns benefícios de um ERP no que diz respeito à execução das atividades fiscais do posto.

 Agilidade na emissão de NF-e

Um software de gestão como o Petros é capaz de permitir a emissão de Notas Fiscais eletrônicas inclusive pela frente de caixa. 

Essa ação pode acontecer tanto após a emissão de uma venda realizada em cupom fiscal quanto com a emissão direta de NFe, sem necessidade de emitir cupons fiscais.

No entanto, esta segunda situação não é permitida em todos os estados. Mas, quando possível, já facilita bastante a vida de colaboradores e gestores na hora de estar em dia com as obrigações fiscais do posto. 

Praticidade na construção do LMC

O LMC é um documento que faz parte da rotina dos postos, afinal ele registra diariamente as entradas e saídas dos produtos combustíveis comercializados.

Além disso, todos os documentos devem estar disponíveis ao fisco por, pelo menos, seis meses, e a empresa ainda deve mantê-los arquivados por cinco anos.

Logo, ter controle sobre suas informações é crucial. Com o ERP, todo o processo se torna mais fácil, pois o software já tem em nuvem todas as informações necessárias para a sua confecção.

Desde a medição dos tanques de combustíveis, à conferência dos encerrantes das bombas e ao lançamento das notas fiscais. Todas as etapas de rotina já transacionadas pelo ERP estão prontas para serem levadas ao LMC.

Auxílio na geração do SPED Fiscal

Gerar o SPED Fiscal não é uma tarefa tão simples. Você precisa compilar todos os documentos fiscais referentes ao período de apuração do IPI e do ICMS. Feito isso, é preciso ainda validá-los pelo Programa Validador e Assinador (PVA).

Neste programa, será indicado ou não a existência de algum erro. Se houver, o documento deve ser retificado; se estiver tudo dentro dos conformes, é enviado para a Receita Federal. 

Um sistema de gestão facilita esse processo, pois puxa as informações previamente cadastradas e integradas, como clientes, fornecedores, itens e tributações sobre vendas. Após isso, ele constrói automaticamente o documento, tornando o processo mais prático, simples e seguro. 

Como pode perceber, um software de gestão integrado é a solução ideal para cumprir com as obrigações fiscais do posto. 

Utilizando-o, você ajuda o negócio a se manter em atividade, evita punições e contribui para o pleno funcionamento e sucesso do negócio. 

Quer saber mais sobre como um software de gestão pode revolucionar os processos dos postos? Leia nosso próximo artigo, Quais os benefícios de um sistema de gestão para posto de combustível. Confira agora!

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