É tecnicamente impossível uma empresa, seja de qual porte for, conduzir sua operação sem precisar de um número considerável de documentos. No dia a dia, muitos desses papéis acabam sendo empilhados, engavetados, extraviados e até mesmo descartados. Na hora da necessidade, fica bem complicado descobrir seu paradeiro. A gestão de documentos é, portanto, uma saída para minimizar esse problema.

Mas a gestão em si não é suficiente para evitar que o posto de combustíveis seja refém da sua papelada. Padronizar processos e contar com um sistema de gestão integrada, os ERPs, são ações que otimizam e tornam muito mais seguras as tarefas de organizar melhor os documentos importantes do negócio.

Nesse texto, vamos falar mais sobre qual a importância da gestão de documentos e as vantagens de utilizar um sistema ERP para otimizar esse processo. Continue a leitura e confira!

O que é gestão de documentos e por que é importante?

De forma clara, gestão de documentos é um conjunto de medidas utilizadas para administrar os documentos da empresa, seja na forma física, seja na forma digital. Isso envolve produção, arquivamento e uso adequado dos papéis pelos profissionais que deles fazem uso. 

Com isso, a empresa torna o dia a dia dos colaboradores mais produtivo, pois a busca por informações passa a ser mais fácil, segura e assertiva. Significa, portanto, organização para a empresa e praticidade para o colaborador. 

A gestão de documentos tem como objetivo tornar esses documentos acessíveis a qualquer pessoa, por isso o cuidado deve existir também na hora de armazená-los.

Logo, eles não podem ser simplesmente jogados na gaveta ou salvos no computador em qualquer pasta. Se guardados no modelo físico, eles devem estar bem armazenados, separados e identificados. No modelo digital, devem estar salvos em pastas bem localizadas e de fácil acesso (se for o caso, com chave de segurança para restringir o acesso). 

A gestão de documentos pode ser aplicada por empresas de qualquer tamanho, o que vai diferir será a forma de organização. Por exemplo, se o seu posto não faz parte de uma rede, é um negócio isolado e o gerenciamento físico pode atender. No entanto, se integrar a uma rede de postos, softwares que tenham essa funcionalidade se tornam a melhor opção para o armazenamento. 

Vantagens de realizar a gestão de documentos do posto

Já falamos sobre produtividade, mas a gestão de documentos vai muito além disso. Com documentos importantes facilmente localizados, os gestores conseguem obter as informações que precisam para tomar decisões de forma mais ágil, sem perda de tempo.

Vale citar também a possibilidade de redução de custos ou mesmo a revisão de valores. Imagine precisar rever o contrato com um distribuidor porque o documento original com toda a negociação foi extraviado. Ou ter de solicitar uma nova cotação para algum serviço e correr o risco de receber um valor maior. 

Por fim, fazer essa gestão significa também manter vivo o histórico profissional da empresa. Com os dados de hoje e de ontem em mãos, é possível traçar planejamentos estratégicos, comparar resultados recentes com os de outros momentos e avaliar o desempenho dos colaboradores, como também da própria empresa. 

Guardar documentos não deve ser um hábito de um ou outro profissional da área administrativa, e sim um processo incorporado à empresa. Gestores precisam ter a consciência de que cada papel tem seu valor e de que cada folha ou arquivo precisa estar bem armazenado para que se evitem problemas adiante. 

Por que utilizar um sistema ERP para a gestão de documentos do posto?

Usar um sistema de gestão integrado, ou ERP, é uma excelente alternativa para realizar a gestão de documentos do posto de forma mais segura, prática e eficiente. Isso porque ele oferece uma série de funcionalidades que facilitam bastante o dia a dia de quem trabalha com essa atribuição.

Aqui estão elencadas algumas das vantagens de se usar um ERP com essa finalidade.

Armazenamento em nuvem

Hoje em dia, ao trocar de celular, basta você fazer um login que todas as suas fotos, vídeos, músicas e contatos estarão no celular novo. Isso acontece porque suas informações agora estão armazenadas na nuvem.

No mundo corporativo, não deve ser diferente. As empresas podem usar sistemas de gestão que usam o cloud computing, ou seja, a computação em nuvem. Nela, todas as informações deixam de ficar guardadas em servidores físicos e passam para a internet. 

Com isso, é possível “upar”, ou carregar na nuvem, todos os documentos da empresa, o que confere maior segurança e praticidade. A exigência mínima é ter acesso à internet, para estar conectado de qualquer canto, a qualquer hora, assim obtendo as informações que precisar. 

Emissão e armazenamento de documentos fiscais

Pense o quão trabalhoso seria baixar arquivos em PDF de diferentes clientes e distribuidores e salvar em pastas criadas apenas para isso. Trabalho duro, como também dispensável!

No Petros, uma solução da Adaptive, há uma funcionalidade que emite e armazena todos os arquivos de notas fiscais eletrônicas em seu formato original (xml). Dessa forma, você otimiza a gestão desses documentos, dá maior segurança às suas informações, encontra com facilidade notas de parceiros distintos e diminui consideravelmente a possibilidade de erros.

Gestão automatizada

Quando estamos falando em gestão automatizada, estamos nos referindo a processos que não precisam da intervenção humana. Ou seja, o sistema já é capaz de realizar a atividade automaticamente. 

Implementar um ERP significa automatizar uma série de processos, e isso inclui a gestão dos documentos do posto. Dentre os quais, podemos citar aqueles relativos aos funcionários, como folha de pagamento e espelhos do ponto; os documentos financeiros e fiscais, como notas e comprovantes; e até mesmo o Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC). 

Controle financeiro

Um software de gestão pode estar integrado com os sistemas de Transferência Eletrônica de Fundos (TEF), que são sistemas que possibilitam a realização de transações financeiras realizando a comunicação entre seu posto e as empresas de pagamentos eletrônicos. 

Dessa forma, os extratos gerados, cupons fiscais e relatórios gerenciais, documentos importantes para o acompanhamento da saúde financeira do posto, são automaticamente gerados e armazenados na nuvem.

Otimização do compliance do posto

Outro ponto importante diz respeito ao compliance. Você sabe o que é isso? Se não, é bom ficar atento. 

Compliance é um termo que virou tendência no mundo corporativo e diz respeito ao atendimento às normas, controles internos e externos, políticas, legislações, etc. Em resumo, ele assegura que sua empresa está funcionando conforme orientam os órgãos de regulamentação. 

A gestão de documentos com o apoio de um ERP auxilia na implementação do compliance, já que os responsáveis pela área precisam ter acesso a todo tipo de documento, como fiscal, trabalhista, jurídico, financeiro e outros. Como um sistema de gestão pode armazenar todos esses documentos com segurança, o trabalho fica bem mais prático e eficiente.

Agora que você entendeu a importância de realizar a gestão de documentos do posto e que um software de gestão pode ajudar bastante nisso, conheça melhor nossa solução e controle a gestão de documentos do seu posto com segurança e praticidade!