Para não ter prejuízos, um posto de combustíveis precisa ter um controle de estoque muito assertivo, com um bom planejamento e excelente acompanhamento das entradas e saídas.
Afinal, um bom planejamento de estoques é fundamental para a longevidade do seu negócio, pois produtos parados em estoque ou em falta são sinônimos de perda de capital, baixa lucratividade e mau relacionamento com fornecedores. Em resumo, prejuízo para o cofre e para a imagem da empresa.
Um prejuízo que pode ser facilmente evitado. Basta utilizar um sistema de gestão integrado como o Adaptive Business, que tem a capacidade de promover a melhor gestão de estoque para seu posto de combustíveis. Entenda como.
Como o Adaptive Business realiza o melhor controle de estoque de posto de combustível
O Adaptive Business, uma solução em sistema de gestão completo da Adaptive, possui diversas funcionalidades que permitem ao gestor da empresa realizar toda a jornada de estoque do posto de combustíveis de forma clara, segura e efetiva.
Desde o monitoramento das entradas e saídas à comunicação sobre movimentações, o gestor tem na palma da mão um ambiente completo sobre o estoque da sua empresa. Dessa forma, ele pode tomar as melhores decisões diante de qualquer cenário.
Confira as funcionalidades que o Adaptive Business oferece para o controle e gestão de estoques eficiente da empresa.
Planejamento de Estoque
O planejamento de estoque é uma funcionalidade do Adaptive Business capaz de gerar uma estimativa de compras de produtos combustíveis e não combustíveis baseados nas demandas diárias de vendas.
O principal objetivo do Planejamento de Estoque é realizar o mínimo de compras possível para não parar a operação, reduzindo os custos de compra e custos de armazenagem.
E a funcionalidade pode ser utilizada por qualquer empresa que deseja analisar as demandas diárias para estimar a necessidade de reposição dos estoques.
Usar o planejamento de estoque traz como vantagem o plano mais assertivo de compras, evitando a estocagem excessiva de produtos, reduzindo custos com a supressão dos estoques, além de um controle mais apurado do fluxo de demandas,
Para montar esse planejamento, o gestor precisa considerar alguns parâmetros: período de composição, demanda média, tempo de reposição, estoque de segurança, estoque máximo, pedidos pendentes, ponto de ressuprimento, entre outros.
A partir dele, é possível prever a quantidade necessária de itens em um período futuro com base no comparativo de dados de períodos distintos. Para isso, é preciso que todos os itens estejam cadastrados no sistema e com informações de estoque de segurança, tempo de reposição, lote de compra além de outras informações.
Com isso, o Adaptive Business faz todas as estimativas dos estoques ideal para o seu negócio, evitando as perdas e prejuízos financeiros.
Dentro do próprio sistema, você também pode realizar cotações com alguns fornecedores previamente cadastrados e efetivar pedidos de compras com os fornecedores escolhidos. Assim, é possível ter noção da melhor opção de negócio no que diz respeito aos valores e à capacidade de atendimento do volume de combustível.
Construção de inventário
Toda empresa que possui estoque precisa fazer o inventário, o controle de tudo que é armazenado, uma listagem detalhada do que está em depósito.
Para além de questões de organização, o inventário é importante para manter a empresa em dia com suas obrigações fiscais, pois essa informação deve ser transmitida ao fisco por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
O Adaptive Business permite a construção de até três tipos de inventários: implantação (referente aos primeiros movimentos da empresa), parcial (para itens selecionados) e total (todo os itens).
O gestor tem uma visão clara de todo o seu estoque em diversos momentos e a partir de determinadas movimentações. Também pode realizar os ajustes necessários conforme forem feitas alterações no estoque e ainda vinculá-las às suas respectivas notas fiscais.
O software da Adaptive também constrói o Livro Registro do Inventário, documento que registra todas as movimentações do inventário realizada no ambiente Adaptive Business. Dessa forma, ele pode ter controle sobre cada passo do seu estoque e rever o histórico, quando necessário.
Acompanhamento on-line do estoque de produtos
Com o sistema Adaptive Business, o gestor tem ainda a possibilidade de utilizar o módulo Adaptive Everywhere, que traz informações importantes sobre o negócio distribuídas em dashboards personalizáveis.
Com esse módulo, o gestor pode, a qualquer momento e de qualquer lugar, ter acesso aos dados do posto, inclusive o controle de estoque da palma da mão, por meio de dispositivos móveis. Dessa forma, a gestão pode ser feita mesmo à distância, sem erros.
Além dessa visão sobre o controle de estoque, o gestor pode também alterar os preços dos combustíveis on-line, monitorar as vendas, aprovar despesas etc. Essas atribuições, em outro cenário, só seriam possíveis estando no escritório.
Notificações sobre o estoque e comunicação
O que mais importa para todo gestor é saber o que está acontecendo na sua empresa, por isso o Adaptive Business tem a funcionalidade Adaptive 360°.
Trata-se de um módulo de comunicação que emite alertas direto para o gestor sobre o desempenho das operações do posto. Desta forma, o gestor pode tomar decisões ou cumprir obrigações sem gerar prejuízos ao negócio aonde quer que esteja.
Além de receber informações sobre as movimentações do estoque, o gestor recebe, também, notificações sobre outros assuntos, tais como não confirmação do fechamento de caixa, títulos em atraso, descarregamento de combustíveis, divergência entre pedidos de compra e notas fiscais, produção do Livro de Movimentação de Combustíveis, entre outras diversas possibilidades oferecidas.
Ajuste do estoque
Esse procedimento é feito manualmente e em lote, em decorrência do saldo inicial da empresa ou de quaisquer inconsistências geradas no estoque dos produtos.
Isso acontece porque o colaborador pode cometer falhas na hora de registrar entradas ou saídas de itens. Em outra situação, o caixa/frentista pode não dar baixa em determinados produtos que foram vendidos ou fazer isso de maneira errada. Ambas as situações prejudicam a veracidade das informações de estoque.
Então, o processo de ajuste de estoque realizado direto no sistema Adaptive Business serve para corrigir essas falhas humanas e retomar a consolidação das informações.
Monitoramento dos tanques de combustíveis
Quando se fala de controle de estoque de um posto, não tem como não falar da necessidade de acompanhamento dos tanques de combustíveis. Afinal, eles são o principal produto a ser comercializado.
O Adaptive Business está integrado ao medidor dos tanques, permitindo a gravação das medições no banco de dados da pista, desde que se respeite os ciclos de atualização das informações, conforme forem ocorrendo os reabastecimentos.
Mas, primeiro, é preciso identificar o equipamento medidor (OPW, Vedeer-root etc.) para poder fazer a parametrização do monitoramento no sistema.
Feito isso, o gestor pode definir um intervalo em que as medições serão capturadas pelo sistema no equipamento medidor, deixando os horários fixos em branco. O importante é que o intervalo de captura das medições corresponda aos horários estipulados para a medição automática.
Integração com a BR Distribuidora
Postos que utilizam o Adaptive Business e são BR Distribuidora podem contar com um importante recurso na hora de fazer a gestão de estoque dos combustíveis.
A Adaptive e a BR Distribuidora firmaram uma parceria que permite a integração do software com o serviço de ressuprimento dos combustíveis disponibilizado pela BR.
Na prática, o Adaptive Business identificará, por meio do monitoramento e da gestão automatizada, o melhor momento para o reabastecimento. Logo, ele informa o volume necessário para cada tanque à BR Distribuidora, que dá prosseguimento ao pedido, até a confirmação do mesmo.
Isso significa mais eficiência na hora de fazer o controle de estoque e segurança na hora de realizar os pedidos.
Com tudo isso, o Adaptive Business é um é a solução de gestão e automação capaz de revolucionar a forma como você realiza o controle de estoque do seu posto. Com ele, muitos processos são otimizados e a gestão do negócio é elevada a patamares não imaginados, trazendo eficiência, agilidade, economia e tranquilidade.
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