Checklist: ERP para distribuidora ideal para seu negócio

ERP para distribuidora

Decidir contratar um ERP para distribuidora não deve ser uma tarefa realizada de qualquer jeito. É preciso entender bem quais são as dores do seu negócio, as suas necessidades e como funcionam os seus processos.

Como você bem deve saber, os Enterprise Resource Planning (ERPs) são soluções que aliam tecnologia e gestão para unificar os setores da empresa com o objetivo de aumentar produtividade, reduzir custos, mitigar danos e construir um ambiente melhor para tomadas de decisão.

Apenas por esta simples explicação é possível entender a importância de um software como este para as empresas. Por isso, antes de decidir sobre qual ERP contratar para sua distribuidora, é importante refletir sobre o que ela precisa. Vejamos a seguir.

Você tem esses problemas no dia a dia da sua distribuidora?

No dia a dia, um dos objetivos dos softwares de gestão integrados é a eliminação de erros operacionais que acabam prejudicando a performance da empresa. 

Tais erros, quando ocorridos de forma constante e sem a mínima resolução, impactam não somente na cadeia produtiva do seu negócio, como também no desempenho dos seus colaboradores. Não obstante a isso, podem ainda atingir a lucratividade da companhia.

Eles são como dores, portanto, se não forem tratados logo, podem se espalhar por todo o ecossistema da empresa e incomodar bastante. 

Para você entender melhor o que estamos falando, vamos apresentar, adiante, algumas das dores mais comuns em distribuidoras.

Erros na geração de pedidos

A rotina das distribuidoras é construída na base do atendimento aos pedidos encaminhados pelo setor comercial. Portanto, um pedido emitido de forma errada gera transtornos tanto para as áreas correlatas como para o cliente.

Isso porque um pedido errado gera uma demanda equivocada para a logística. Ou seja, esse time vai separar os produtos que não foram solicitados pelo cliente. Por sua vez, o financeiro emitirá notas fiscais incorretas. Na hora de refazer o pedido, terá de cancelar as notas, gerar novos boletos… Percebe o quão grande pode ser um problema aparentemente simples?

A boa notícia é que essa dor é resolvida com a adoção de um sistema de gestão que disponibiliza uma ferramenta capaz de emitir todos os pedidos de forma padronizada e automática. 

O Adaptive Business, sistema ERP da Adaptive, por exemplo, tem o módulo de Força de Vendas, que, além de ser um instrumento para a geração e controle de pedidos, também permite o acompanhamento do time de vendas e a geração de relatórios com indicadores comerciais. Dessa forma, gestores podem fazer a gestão em tempo real do seu time comercial de forma mais ágil e assertiva.

Expedição manual

A expedição logística é a área mais importante em uma distribuidora, uma vez que ela representa o core do negócio. Esse setor é responsável pelo armazenamento e transporte dos produtos vendidos na sua empresa.

A explicação pode parecer simplista, mas tal função vai muito além do simples guardar e despachar. No fim das contas, é preciso ter um complexo planejamento logístico para que os produtos sejam separados de forma correta, enviados dentro do prazo devido e no modal mais adequado.

Hoje em dia, fazer isso de forma manual é algo praticamente impensável. Por isso, um ERP para distribuidoras precisa contar com um módulo de expedição eletrônica, capaz de mapear todas as etapas do processo logístico e manter os gestores a par de todos os status. 

Inadimplência 

Com a taxa de inadimplência entre as pequenas e médias empresas chegando a 50%, segundo o Serasa Experian, não é incomum que gestores fiquem preocupados com essa questão. 

E no mercado B2B (Business to Business), as empresas precisam ficar atentas com quem andam fazendo negócios, afinal maus pagadores acabam se tornando um grande problema mais para frente.

A inadimplência é um problema social no mundo inteiro, que atinge pessoas físicas e jurídicas. Logo, não há como evitá-la, mas há como fazer para que impactem o mínimo possível em sua empresa.

Uma opção é contar com uma solução de análise de crédito. Dessa forma, antes do seu representante comercial fechar algum pedido de venda, é possível analisar o histórico de pagamento do cliente para saber se ele está com boletos em atraso ou não.

Processos manuais

Usar planilhas para registrar informações importantes, guardar documentos em gavetas e usar papéis para registrar pedidos de venda parece coisa do passado, mas para muitas empresas ainda não é. 

Apesar de o mundo dos negócios estar se digitalizando, há muitos negócios que ainda se valem de processos manuais para executar determinadas atividades.

O resultado disso é um sem-número de furos nos processos, erros de gestão, perdas financeiras e retardo no crescimento da empresa.

A evolução na gestão e na tecnologia permitiu que muitos a automatização de processos, como: 

  • conciliação de cartões;
  • gestão de frotas; 
  • geração de relatórios e indicadores de performance;
  • emissão de documentos fiscais, entre outros.

Consequentemente, há menos trabalho manual para os colaboradores, maior desempenho para as equipes e melhor performance para a empresa.

Os processos supracitados fazem parte dos módulos que integram um sistema de gestão para distribuidora completo, desenvolvido exclusivamente para fazer sua empresa evoluir.

Descubra agora o ERP para distribuidora ideal 

Agora que você já sabe quais as principais dores que acometem negócios como o seu, está na hora de entender como é o ERP para distribuidora dos sonhos.

A seguir, você encontra as funcionalidades ideais para um software de gestão do tipo. Leia atentamente e assinale aquelas que estão fazendo falta na sua empresa.

[  ] Controle e rastreabilidade de lotes

Com essa funcionalidade, você consegue controlar os lotes em seu estoque, conferindo a grade, número de série e datas de validade. Dessa forma, evita que produtos vencidos ou próximos do vencimento sejam enviados às empresas.

Também permite que os itens sejam mais facilmente localizados no estoque, evitando atrasos na separação e na entrega para o cliente.

[  ] Expedição Eletrônica

Com a Expedição Eletrônica, o sistema organiza seus produtos por etapas, separando-os e preparando-os antes do envio. Os itens, por sua vez, são setorizados por departamento no estoque, com o devido endereçamento. Isso garante a melhor localização por parte dos funcionários.

Um ERP para distribuidora com essa funcionalidade também permite o controle das entregas futuras, com sua devida roteirização e mapa de cargas. Assim, os funcionários da logística conseguem traçar rotas mais eficientes e garantir entregas mais ágeis e seguras.

[  ] Acompanhamento de vendas

Uma distribuidora, como todo negócio, precisa de vendas para sobreviver. Mas, se essas vendas não forem acompanhadas, furos podem acontecer e o negócio tende a ter prejuízos.

O app de Força de Vendas, atrelado ao ERP Adaptive Business, garante que todas as vendas sejam acompanhadas e cria um ambiente em que elas se tornem mais práticas e ágeis. Isso porque a ferramenta já traz as informações essenciais dos produtos, como os valores orçados, e automatiza os pedidos de venda.

Com pedidos feitos da maneira correta, não haverá problemas na hora de emitir a solicitação para a logística. Desse modo, o cliente receberá pelo que pediu, no tempo certo.

[  ] Análise de Crédito

A grande dor de empresas que operam com boletos é a inadimplência. Por fatores alheios ao seu poder, os clientes acabam não honrando seus compromissos financeiros; enquanto isso, a inadimplência só cresce.

Evitar esse problema é bastante difícil, no entanto, é possível minimizá-lo. Um ERP para distribuidoras que se preocupa com a saúde financeira da empresa deve contar com um módulo de análise de crédito, no qual é possível checar se o cliente está com débito ou saldo de vendas comprometido.

Sabendo disso, cabe à gestão comercial seguir adiante com a venda ou não.

[  ] Planejamento de compras

Estoque parado é um dos grandes problemas que acometem distribuidoras. Elas acabam comprando mais do que deveriam, gerando grande volume de produtos parados no estoque.

O contrário também é um problema. Comprar menos e não atender totalmente à demanda, gera perda de dinheiro e, eventualmente, uma crise no relacionamento com o cliente. 

Um planejamento de compras assertivo é o que resolve esse problema. No ERP, você pode fazer o cálculo de demandas para atender a determinado período sem gerar excessos nem furos de estoque.

[  ] Análise de rentabilidade

perdeu negócios por não saber se a proposta do cliente era realmente viável? Ou pior, fechou o negócio, mas teve prejuízos porque o valor pago pelo cliente não custeou as suas despesas?

Provavelmente você responderá sim para uma dessas opções, ou até mesmo para as duas. 

Assim, para evitar que ambas aconteçam, você precisa fazer uso da análise de rentabilidade. Esse módulo do nosso ERP, o Adaptive Business, permite que você confira a rentabilidade que determinado orçamento trará à sua empresa. 

Nesse caso, o sistema avalia os gastos envolvidos na operação, como custos com os produtos, comissionamento, custos operacionais, entre outros. Em seguida, ele simula o preço que o cliente deveria pagar por aquela venda. De posse desse valor, você consegue avaliar se a proposta do cliente faz sentido ou não.

Além disso, nesse módulo é também possível conferir a rentabilidade da empresa tendo como base o histórico de compra de um cliente específico, e até mesmo do vendedor.

Ao fazer isso, você confere as porcentagens de rentabilidade. No caso de uma taxa baixa, pode tomar ações para rever o quadro; no caso de alta, cria mais incentivos para que o cliente seja fidelizado e o vendedor supere suas metas

Otimize a gestão da sua distribuidora

Se você percebeu que as características acima fariam a diferença no cotidiano da sua empresa, está na hora de buscar o ERP para distribuidora certo. 

O Adaptive Business garante que todas as dores aqui citadas sejam resolvidas e todos os processos apresentados no checklist façam parte da sua empresa. Para começar a construir um ambiente de evolução e alta performance na sua distribuidora, é simples, basta falar com a gente e solicitar uma proposta.

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