Emitir o espelho da nota fiscal é fundamental para a gestão financeira e fiscal da empresa, bem como para garantir a transparência e a segurança das transações comerciais realizadas. 

Se emitir o documento ainda é um desafio para você, continue a leitura para compreender porque você deve emiti-lo, quais as maneiras de conseguir o espelho da nota fiscal e boas práticas de controle de notas fiscais (NF).

Para que serve o espelho da nota fiscal?

O espelho da nota fiscal nada mais é do que um documento que contém as informações básicas da nota fiscal emitida. Ou seja, é uma cópia da nota fiscal e é emitido pelo emissor da nota para o destinatário ou para a própria empresa, servindo como um comprovante da transação comercial

Assim, normalmente o documento contém dados sobre data de emissão, valor total, impostos, produtos e serviços vendidos, entre outras informações.

O espelho da nota fiscal é emitido pelo setor de vendas, mas é fundamental para toda a empresa. Por exemplo, com este documento o estoque se organiza para preparação de um pedido e a contabilidade mantém os dados fiscais organizados, gerando relatórios entre espelho e nota fiscal final. 

Dessa forma, abaixo, veja cinco motivos para manter a emissão do espelho da NF na rotina da sua empresa. 

1- Comprovação da transação

O espelho da NF é uma prova da transação comercial realizada entre a empresa e o cliente. Ele pode ser utilizado para comprovar a venda ou a prestação de serviços em caso de necessidade, como auditorias ou fiscalizações.

2- Controle financeiro

O espelho é um importante instrumento de controle financeiro da empresa, o qual permite que o negócio faça:

• acompanhamento das transações realizadas;
• cálculo de impostos;
• elaboração de relatórios gerenciais.

3- Cumprimento das obrigações fiscais

Mais do que uma facilidade interna, a emissão do espelho da NF é uma obrigação fiscal das empresas. A falta de sua emissão pode acarretar multas e penalidades.

4- Facilitação da gestão de estoques

O espelho da nota fiscal pode ser utilizado para o controle de estoques da empresa, permitindo a identificação dos produtos e serviços vendidos e a elaboração de relatórios de movimentação de estoque.

5- Garantia de direitos do consumidor

O espelho da nota fiscal é um documento importante para garantir os direitos do consumidor, assim como o direito à garantia e à troca de produtos com defeito. Ele é utilizado como prova da compra realizada e pode ser solicitado em caso de necessidade.

Apesar dessa informação, fique atento, nem todas as notas fiscais precisam de espelho e, dentre os tipos, cada uma deve ser emitida para pessoas diferentes.

Portanto, se você ainda não conhece quais notas fiscais precisam do espelho, continue lendo este texto.

Notas fiscais que precisam de emissão do espelho

Existem diversos tipos de notas fiscais no Brasil, cada uma com sua própria finalidade e aplicação. Aqui embaixo, estão os principais tipos de notas fiscais que precisam ter seus espelhos emitidos

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica é uma das mais conhecidas, este é um documento digital que substitui a nota fiscal em papel. É utilizada para registrar as operações de circulação de mercadorias e prestação de serviços entre empresas, incluindo operações interestaduais.

Além disso, a NF-e é obrigatória para a maioria das empresas e sua emissão é regulamentada pelo governo. O espelho da nota fiscal deve ser enviado para o destinatário da mercadoria ou serviço, além de mantê-lo nos registros da empresa.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

De modo semelhante ao tópico anterior, a NFS-e é um documento eletrônico que substitui a nota fiscal em papel para registro de prestação de serviços. É utilizada por empresas que prestam serviços em sua cidade ou município.

Ainda, a NFS-e é emitida pelas prefeituras ou empresas autorizadas pelo município. Assim, a empresa deve emitir o espelho da nota fiscal para o tomador de serviços, além de mantê-lo em seus registros.

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é um documento digital que substitui o cupom fiscal em papel, utilizado para registro de vendas no varejo. É emitida em tempo real e deve ser impressa ou enviada ao consumidor por meio eletrônico.

Além disso, a empresa emissora da NFC-e deve emitir o espelho da nota fiscal para o consumidor final, e também deve mantê-lo em seus registros. Conhe

Como emitir o espelho da nota fiscal?

A emissão da nota fiscal pode ser feita de maneira manual, mas com a digitalização das empresas tem se tornado cada vez mais comum a emissão digital.

Dessa maneira, para emitir o espelho da nota fiscal manualmente, é necessário preencher um formulário específico, o qual pode ser disponibilizado pela Sefaz ou pela própria empresa.

Ainda, para a emissão eletrônica, é preciso acessar o site da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) ou do portal da nota fiscal eletrônica (NF-e). Para isso, é necessário ter um certificado digital e acesso ao sistema de emissão de nota fiscal eletrônica.

Por fim, você pode utilizar softwares de gestão empresarial (ERP) que possuem a funcionalidade de emissão do espelho da nota fiscal. Softwares como o Adaptive Business permitem que as informações da nota fiscal sejam armazenadas e gerenciadas de forma integrada, facilitando a emissão do espelho.

5 vantagens de tirar o espelho da nota fiscal em um software de gestão

Apesar de poder ser feita no site da Sefaz da sua região, é mais vantajoso fazer a emissão da nota fiscal no seu software de gestão empresarial para garantir mais produtividade, relatórios fiscais coerentes e evitar a perda de informação. 

Diante disso, abaixo, veja como a sua empresa é impactada pela emissão do espelho pelo ERP.

1- Agilidade na emissão

Com um software de gestão empresarial, a emissão do espelho da nota fiscal pode ser realizada de forma mais rápida e eficiente. Afinal, o software já possui as informações cadastradas e pode gerar o espelho automaticamente, evitando erros e reduzindo o tempo gasto na emissão.

2- Redução de erros

Ao emitir o espelho da nota fiscal manualmente, é comum ocorrerem erros na transcrição dos dados, como números e valores.

Com um software de gestão empresarial, tais erros são minimizados, porque o sistema já possui as informações armazenadas e as preenche automaticamente.

3- Integração com outras áreas

O software de gestão empresarial pode ser integrado com outras áreas da empresa, como o financeiro e o estoque, por exemplo. Dessa forma, é possível ter um controle mais efetivo das informações da nota fiscal e do impacto delas nos demais setores.

4- Conformidade fiscal

Um software de gestão empresarial pode ajudar a manter a conformidade com as obrigações fiscais da empresa, garantindo que as informações da nota fiscal estejam corretas e completas.

5- Armazenamento eletrônico

Ao emitir o espelho da nota fiscal com um software de gestão empresarial, as informações são armazenadas eletronicamente. Isso facilita a consulta e a recuperação desses dados, caso necessário, além de ser uma forma mais sustentável de armazenamento de documentos.

No software Adaptive Business este armazenamento é feito na nuvem, permitindo o acesso de qualquer lugar

E então, você está procurando uma maneira de otimizar a gestão fiscal da sua empresa? Convidamos você a conhecer as nossas soluções integradas para obrigações fiscais que incluem, é claro, a emissão de espelho da nota fiscal automatizada!