Emitir o espelho da nota fiscal é fundamental para a gestão financeira e fiscal da empresa, bem como para garantir a transparência e a segurança das transações comerciais realizadas. Se emitir o documento ainda é um desafio para você, continue a leitura para compreender porque você deve emiti-lo, quais as maneiras de conseguir o espelho da nota fiscal e boas práticas de controle de notas fiscais (NF).

Entenda para que serve o espelho da nota fiscal

O espelho da nota fiscal nada mais é do que um documento que contém as informações básicas da nota fiscal que você emite. Ou seja, é uma cópia da nota fiscal que o emissor envia para o destinatário ou para a própria empresa. Ele serve como um comprovante da transação comercial. Assim, normalmente o documento contém dados sobre data de emissão, valor total, impostos, produtos e serviços vendidos, entre outras informações.

É o setor de vendas que emite o espelho da nota fiscal, mas é fundamental para toda a empresa. Por exemplo, com este documento o estoque se organiza para preparação de um pedido e a contabilidade mantém os dados fiscais organizados, gerando relatórios entre espelho e nota fiscal final. 

Dessa forma, abaixo, veja cinco motivos para manter a emissão do espelho da NF na rotina da sua empresa. 

1- Comprovação da transação

O espelho da NF é uma prova da transação comercial realizada entre a empresa e o cliente. Ele pode ser utilizado para comprovar a venda ou a prestação de serviços em caso de necessidade, como auditorias ou fiscalizações.

2- Controle financeiro

O espelho é um importante instrumento de controle financeiro da empresa, o qual permite que o negócio faça:

• acompanhamento das transações realizadas;
• cálculo de impostos;
• elaboração de relatórios gerenciais.

3- Cumprimento das obrigações fiscais

Mais do que uma facilidade interna, a emissão do espelho da NF é uma obrigação fiscal das empresas. A falta de sua emissão pode acarretar multas e penalidades.

4- Facilitação da gestão de estoques

O espelho da nota fiscal pode ser utilizado para o controle de estoques da empresa, permitindo a identificação dos produtos e serviços vendidos e a elaboração de relatórios de movimentação de estoque.

5- Garantia de direitos do consumidor

O espelho da nota fiscal é um documento importante para garantir os direitos do consumidor, assim como o direito à garantia e à troca de produtos com defeito. Ele é utilizado como prova da compra realizada e pode ser solicitado em caso de necessidade.

Apesar dessa informação, fique atento, nem todas as notas fiscais precisam de espelho e, dentre os tipos, cada uma deve ser emitida para pessoas diferentes.

Portanto, se você ainda não conhece quais notas fiscais precisam do espelho, continue lendo este texto.

Conheça as Notas fiscais que precisam de emissão do espelho

Existem diversos tipos de notas fiscais no Brasil, cada uma com sua própria finalidade e aplicação. Aqui embaixo, estão os principais tipos de notas fiscais que precisam ter seus espelhos emitidos

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica é uma das mais conhecidas, este é um documento digital que substitui a nota fiscal em papel. É utilizada para registrar as operações de mercadorias que circulam e os serviços prestados entre empresas, o que inclui operações interestaduais.

Além disso, a NF-e é obrigatória para a maioria das empresas e sua emissão é regulamentada pelo governo. Deve-se enviar o espelho da nota fiscal para o destinatário da mercadoria ou serviço, além de mantê-lo nos registros da empresa.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

De modo semelhante ao tópico anterior, a NFS-e é um documento eletrônico que substitui a nota fiscal em papel para registro de prestação de serviços. Geralmente são as empresas que prestam serviços em sua cidade ou município que as utilizam. 

Ainda, emite-se a NFS-e pelas prefeituras ou empresas autorizadas pelo município. Assim, a empresa deve emitir o espelho da nota fiscal para o tomador de serviços, além de mantê-lo em seus registros.

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é um documento digital que substitui o cupom fiscal em papel, que se utiliza para registro de vendas no varejo. É emitida em tempo real e deve ser impressa ou enviada ao consumidor por meio eletrônico.

Além disso, a empresa emissora da NFC-e deve emitir o espelho da nota fiscal para o consumidor final. Também, deve mantê-lo em seus registros. 

Como emitir o espelho da nota fiscal?

A emissão da nota fiscal pode ser feita de maneira manual. Todavia, as empresas atuais digitalizam seus documentos, dessa forma há uma preferência por emitir digitalmente a NF. Dessa maneira, para emitir o espelho da nota fiscal manualmente, é necessário preencher um formulário específico, disponível pela Sefaz ou pela própria empresa.

Ainda, para a emissão eletrônica, é preciso acessar o site da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) ou do portal da nota fiscal eletrônica (NF-e). Para isso, é necessário ter um certificado digital e acesso ao sistema de emissão de nota fiscal eletrônica.

Por fim, você pode utilizar softwares de gestão empresarial (ERP) que possuem a funcionalidade de emissão do espelho da nota fiscal. Softwares como o Adaptive Business permitem que as informações da nota fiscal sejam armazenadas e gerenciadas de forma integrada, facilitando a emissão do espelho.

5 vantagens de tirar o espelho da nota fiscal em um software de gestão

Apesar de poder ser feita no site da Sefaz da sua região, é mais vantajoso fazer a emissão da nota fiscal no seu software de gestão empresarial para garantir mais produtividade, relatórios fiscais coerentes e evitar a perda de informação. 

Diante disso, abaixo, veja como a emissão do espelho pelo ERP impacta sua empresa:

1- Agiliza a emissão

Com um software de gestão empresarial, emite-se o espelho da nota fiscal de forma mais rápida e eficiente. Afinal, o software já possui as informações cadastradas e pode gerar o espelho automaticamente.  Assim, evita-se erros e reduz o tempo gasto na emissão.

2- Reduz erros

Ao emitir o espelho da nota fiscal manualmente, é comum ocorrerem erros na transcrição dos dados, como números e valores. Com um software de gestão empresarial, tais erros são minimizados, porque o sistema já possui as informações armazenadas e as preenche automaticamente.

3- Integra outras áreas

O software de gestão empresarial pode integrar-se com outras áreas da empresa, como o financeiro e o estoque, por exemplo. Dessa forma, é possível ter um controle mais efetivo das informações da nota fiscal e do impacto delas nos demais setores.

4- Garante conformidade fiscal

Um software de gestão empresarial pode ajudar a manter a conformidade com as obrigações fiscais da empresa. Garante-se, assim, que as informações da nota fiscal estejam corretas e completas.

5- Realiza o armazenamento eletrônico

Ao emitir o espelho da nota fiscal com um software de gestão empresarial, as informações é possível armazená-las eletronicamente. Isso facilita consultar e a recuperar esses dados, caso necessário. Além disso, é uma forma mais sustentável de armazenar documentos.

Com software Adaptive Business é possível armazenar documentos na nuvem. Garante-se, desse modo, o acesso de qualquer lugar

E então, se você procura uma maneira de otimizar a gestão fiscal da sua empresa, te convidamos a conhecer as nossas soluções integradas para obrigações fiscais que incluem, é claro, a emissão de espelho da nota fiscal automatizada!