Fazer a conciliação de cartões é saber exatamente o que acontece com as transações que se realizam com as máquinas de cartões em um estabelecimento. Controlar essas informações é imprescindível para gerir, adequadamente, o negócio. Ainda há quem realize esse trabalhoso processo manualmente o que, além de perdas de tempo e erros, pode ocasionar fraudes, como discutiremos a seguir. 

A tendência é que os consumidores utilizem cada vez mais o cartão no momento de pagar por suas compras. A Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs) levantou alguns dados sobre as compras pagas com cartões. Segundo a instituição as compras no crédito, débito e pré-pagos cresceram 14,1% no primeiro trimestre de 2020 e somou R$ 475,7 bilhões. Em 2019, os brasileiros realizaram R$ 1,84 trilhão em compras com cartões.

Se o processo de conciliação de cartões for feito manualmente, é preciso dar atenção, e muita, para conferir se não há divergências entre os valores e os recebíveis de cada venda. E é preciso considerar não só as vendas, mas também as falhas nas operações com cartão e cancelamentos, por exemplo.

A seguir, entenda as desvantagens da conciliação de cartões manual e porque é importante automatizar esse serviço.

Veja as desvantagens de conciliar cartões manualmente

O controle manual da conciliação de cartões pode deixar seu negócio vulnerável e suscetível a erros humanos. Isso coloca em risco toda a gestão financeira. Assim, não é incomum acontecerem divergências entre os valores a receber, vendas duplicadas ou cancelamentos. Além disso, as administradoras podem cobrar taxas indevidamente. 

Então, se estes processos não se realizarem de maneira minuciosa, a consequência é a falta de controle exato de quanto e quando receberão os pagamentos. Isso, portanto, pode bagunçar completamente o fluxo de caixa. 

Destacamos a seguir os detalhes destes processos, que comumente chamam de conciliação das vendas, conciliação dos recebimentos e conciliação bancária, e incluem várias etapas.

 Conciliação das vendas

É o momento de analisar e conferir todas as transações que se realizou nas máquinas de cartões. Se feito manualmente, é preciso analisar cada um dos comprovantes impressos, ou filipetas, e registro de venda em sistema. Nesta etapa, é necessário checar os itens que destacamos a seguir:

•     Vendas que a operadora confirmou, mas que não foram registradas no sistema, ou vice-versa;
•     Vendas canceladas;
•     Transações duplicadas;
•     Divergências nos valores registrados.

Conciliação dos recebimentos

Esta etapa consiste em verificar se todos os valores devidos foram pagos corretamente. Para isso, é preciso observar:

• Valores pagos e aqueles que ainda estão pendentes;
• Se se recebeu, de fato, cada transação;
• Se há possíveis divergências nos valores que se recebeu;
• Checar se descontaram, devidamente, os cancelamentos;
• Conferir se as taxas cobradas estão de acordo com o que se negociou com as operadoras – considere que bandeiras de crédito operam com percentuais distintos;
• Controlar as taxas que cobram para a antecipação de cartão de crédito;
• Valores a receber previstos para determinada data, em caso de parcelamentos;
• Verificar se os valores e datas na antecipação de cartão de crédito estão corretos.

Conciliação bancária

Após conferir todos os itens acima, ainda é preciso analisar se o que consta no extrato bancário da empresa está de acordo com os registros das máquinas de cartões. Dessa forma, é possível saber:

• Se o que se recebeu está de acordo com os valores que a operadora informou;
• Se a empresa de fato recebeu em conta o que constava em seus registros.

Em resumo, estas etapas garantem o controle do fluxo financeiro, sem o qual uma empresa encontrará muitas dificuldades em manter a gestão do negócio a longo prazo. E se a conciliação de cartões for feita manualmente, pode gerar mais riscos do que benefícios. É um processo extenso, trabalhoso e que demanda conferências diárias.

Além disso, antes de qualquer uma dessas etapas, deve-se guardar todas as filipetas, pois são os únicos comprovantes das transações, para os negócios que ainda adotam a rotina manual de controle de vendas com cartões. Em caso de perda, não é possível verificar qualquer erro ou falha no registro do que se vendeu.

Ainda que o uso de planilhas seja uma saída, a margem de erro e o tempo  para manter todos esses processos em ordem podem atrapalhar o trabalho do gestor ou do colaborador responsável.

Por exemplo, pense no tempo para conciliar manualmente o que foi se registrou no sistema ERP com o que se computou na “maquininha” para o correto controle do estoque. Além do mais, não previne possíveis fraudes, que podem acontecer até mesmo internamente.

Entenda a importância de automatizar a conciliação de cartões 

A conciliação de cartões pode se realizar de forma automática, a partir de um sistema inteligente, que acompanha as vendas em tempo real. Assim, que uma compra acontece, as informações são automaticamente registradas pelo ERP, e a confirmação da venda junto a operadora é simultânea, o que não acontece no processo manual.

Dessa forma, é possível identificar divergências de maneira rápida e prática, garantir se receba corretamente das administradoras das máquinas de cartões, além de diminuir as possíveis ocorrências de falha humana ao longo do processo.

Para automatizar a conciliação, é necessário possuir máquinas de cartões integradas ao ERP. Indicamos os modelos TEF, pois funcionam de modo totalmente automáticos. As vendas entram automaticamente no sistema de gestão e atualizam estoque, contas a pagar e a receber, por exemplo.

Já as opções POS são mais limitadas, pois nem todas possuem integração a um sistema de gestão automática.  Assim, é necessário conferir filipeta por filipeta de cada transação, o que demanda o processo manual de conciliar cartões.

Abaixo, mostramos diversos outros benefícios de se automatizar a conciliação de cartões:

• Não é preciso guardar os comprovantes das vendas;
• Áreas comercial e financeira alinhadas, já que o repasse de dados é automático;
• Noção real do que se fatura no dia, semana ou mês;
• Cálculo automático de todas as taxas das transações;
• Estimativas seguras de valores a receber, ao se considerar os parcelamentos
• Impossibilita fraudes, como desvios de valores do caixa

Nossa solução em ERP, o Adaptive Business, além da conciliar automaticamente os processos de cartão de crédito e débito, verifica a conciliação bancária da conta da empresa, como depósitos e saques.

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