Todos os dias, distribuidoras, transportadoras, locadoras e autoescolas, por exemplo, colocam seus carros nas ruas para prestarem seus serviços. Essas empresas, cuja atuação depende de veículos circulando diariamente, têm um problema em comum: realizar a gestão de frotas.

Não implantar esse processo na sua empresa – ou implantar, mas não fazer da maneira adequada – pode trazer mais prejuízos do que o retorno esperado. Afinal, você estará prejudicando os veículos, deixando de lado a produtividade dos funcionários e comprometendo a entrega do serviço ao cliente final.

Em resumo, deixar a gestão de frotas de lado significa perda de dinheiro. Por isso, é importante entender bem do que isso se trata, por que você deve considerar esse processo para sua empresa e como fazê-lo da melhor maneira. 

O que é a gestão de frotas?

Como bem adiantamos, a gestão de frotas é o gerenciamento de todos os veículos da empresa utilizados para a prestação do serviço, seja de transporte de mercadorias ou de produtos, por exemplo. 

Essa gestão de frotas já é importante a partir do momento que você tem mais de um veículo. Ou seja, se você tem somente poucos carros disponíveis para prestação do serviço da sua empresa, não pense que não precisa realizar essa tarefa.

Por meio do gerenciamento da frota interna, você consegue monitorar as informações que são necessárias para o acompanhamento da produtividade e da saúde de cada veículo, como consumo de combustível, quilômetros rodados, manutenção, entre outras informações.

Dessa forma, fazer a gestão de frotas não é exatamente saber qual carro roda mais ou qual consome mais combustível. Vai além. É realizar uma gestão assertiva de modo que toda a frota seja planejada com base em dados e informações assertivas.

Tais informações lançam luz sobre possíveis problemas, como carros com necessidade de manutenção urgente ou motoristas precisando de cursos de reciclagem. A partir dessa leitura do cenário, você traça estratégias que vão otimizar a qualidade da sua frota ao mesmo tempo em que não prejudica a entrega aos seus clientes. 

Em resumo, adotar esse processo significa otimizar recursos para ganhar tempo e não perder dinheiro. 

Como fazer uma gestão de frotas eficiente?

Já apontamos a importância de se realizar a gestão de frotas, mas você deve estar se perguntando: como fazer isso? A resposta é mais simples do que você imagina. Para fazer todo esse processo da melhor maneira possível, você precisa, primeiro, atentar-se aos seguintes tópicos:

Mapeie toda a sua frota

Nessa etapa, você precisa realizar um verdadeiro inventário de toda a frota que sua empresa dispõe para execução dos serviços. 

Portanto, você precisa identificar todos os veículos disponíveis, tanto os aptos para execução das atividades quanto os parados ou indisponíveis, a quilometragem de cada carro e a quantidade de combustível consumido de forma geral e individualizada, por exemplo.

Os motoristas responsáveis pelas entregas também devem ser cadastrados. Então, identifique quem são esses profissionais, bem como seus salários, quantidade de horas extras trabalhadas, validade e pontuação da CNH, entre outras informações.

Estipule normas e objetivos claros

Aqui, praticamente se deve criar uma política do setor, ou seja, quais as normas de uso dos veículos, bem como de conduta dos profissionais envolvidos.

Para essas normas, o gestor pode estabelecer os prazos para entregas, condução em caso de adversidades, formas de se relacionar com os clientes e demais fornecedores, entre outras atividades que fazem parte da rotina.

Trata-se, de forma geral, de construir acordos entre a empresa e o empregado para que tudo flua de forma saudável, natural e organizada.

Adote ferramentas automatizadas

Mas não pense que fazer uma gestão de frotas é basicamente preencher uma série de planilhas com todas as informações referentes aos veículos. Isso é uma forma de controle, mas não o mais ideal.

Contar um software de gestão com o módulo específico para a gestão de frotas é a melhor opção para quem quer realmente cuidar dos processos das empresas, garantindo qualidade de entregas, aumento de produtividade e otimização de recursos.

Há muitas opções no mercado, mas uma delas é desenvolvida por nós, da Adaptive. Trata-se do RZ Frota, um módulo do RZ Business, solução em ERP para transportadoras, distribuidoras e similares.

Leia também: A importância do controle de frotas para sua transportadora 

4 dicas para otimizar a gestão de frotas com o RZ Business

Fazer a gestão de frotas é bem mais fácil quando se pode contar com uma ferramenta automatizada. O RZ Frota é a solução ideal para isso. Ele foi desenvolvido para que o gestor tenha maior controle sobre toda a sua frota e, assim, possa otimizar recursos e gerar economia.

Confira, a seguir, o que você pode fazer com o RZ Frota.

Construa uma visão geral sobre sua frota

Adotar uma ferramenta de gestão de frotas é a melhor saída para quem precisa ter essa visão geral de todos os veículos da empresa. Com essa solução, você pode cadastrar todos os veículos em um mesmo ambiente, deixando de realizar esses controle de forma manual.

Monitore cada viagem e entrega realizada

Uma das principais dores de gestores de frotas é quem está entregando o quê, onde e quando. Com planilhas ou papeladas, isso se torna uma tarefa bastante complicada de executar.

No RZ Frota, essas informações são previamente cadastradas e possíveis de serem monitoradas. Portanto, no caso de uma transportadora, por exemplo, você consegue identificar qual motorista está fazendo qual entrega, para onde e qual a previsão de finalização da tarefa.

Controle o abastecimento e a manutenção de cada veículo

Veículos parados de uma frota resultam em perda de dinheiro para a empresa, por isso, é importante entender bem quando será preciso abastecer seu carro ou caminhão para que ele possa cumprir a tarefa sem ficar desabastecido de combustível.

Da mesma forma, é preciso saber qual a hora exata de trocar os pneus, óleos e fluídos para que o veículo não tenha seu funcionamento comprometido durante uma rota. 

Essas informações podem ser mapeadas com o RZ Frota. Dessa forma, o gestor será avisado sempre que for preciso abastecer ou enviar um veículo para a revisão.

Faça a gestão de custos de toda a operação

Como falamos, com o RZ Frota, você pode monitorar informações que são essenciais para o funcionamento de cada veículo e que impactam diretamente no financeiro da empresa, como consumo de combustível e manutenção (mecânica, hidráulica, elétrica etc.).

Assim, você identifica quais veículos consomem mais e, se for o caso, investiga o motivo desse consumo diferenciado. Se esse consumo for característico do veículo, você pode realizar uma gestão mais assertiva, disponibilizando-o apenas para viagens mais curtas e fáceis de realizar. 

O RZ Frota também permite identificar quais carros precisam de um check-up na oficina o quanto antes para não prejudicar a qualidade das entregas. 

Essas informações são importantes até na hora de precificar seu serviço. Segundo uma pesquisa da Confederação Nacional do Transporte realizada em 2019, ainda desconsiderando o efeito pandemia, os problemas encontrados nos asfaltos das rodovias brasileiras elevam o custo em, em média, 28% nas operações de transporte.

Isso significa que as empresas têm que aumentar o valor pago pelo cliente para cobrir as despesas que envolvem a operação neste tipo de rodovias.

Imagine fazer toda essa gestão de frotas manualmente. Seria uma tarefa bastante difícil, principalmente para empresas que têm dezenas de carros rodando de cidade a cidade diariamente.

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