A metodologia 5s é reconhecida mundialmente como uma forma de organização e disciplina ao realizar tarefas em uma empresa, independentemente de seu tamanho e ramo de atuação. Dessa forma, pode ser um diferencial para quem quer de melhorar a gestão do posto de combustível.
Ao aplicar esse método, é possível obter os melhores resultados apenas ao organizar as operações do dia a dia e do ambiente de trabalho. Assim, aumenta-se a qualidade e a produtividade da atuação dos colaboradores e, por consequência, do negócio como um todo.
Ao seguir o passo a passo de forma objetiva e ao implantá-la corretamente, os resultados geram uma melhor estrutura ao trabalho. Assim, é possível reduzir desde o tempo de diferentes atividades, até limpeza e organização de estoque e documentos. Desse modo, diminui-se custos e desperdícios do posto de gasolina.
O que é a metodologia 5S?
Criada no Japão, a metodologia 5s é um sistema de gestão com cinco diferentes pilares, que, em conjunto, que podem oferecer uma forma de administração mais ágil e organizada no seu posto de combustível. São eles:
- Seiri – Senso de Utilização
- Seiton – Senso de Organização
- Seiso – Senso de Limpeza
- Seiketsu – Senso de Padronização
- Shitsuke – Senso de Disciplina
Estas cinco práticas foram incialmente formuladas para reverter a crise econômica que tomou conta do país asiático após a Segunda Guerra Mundial. O objetivo, na época, era otimizar as operações das fábricas para que as mercadorias fossem de alta qualidade e com preço competitivo.
Aplicaram a metodologia como uma forma de trabalho para gerar organização, diminuir desperdícios e aumentar a produtividade. Este sistema deu tão certo que ainda o utilizam amplamente em empresas no mundo todo.
Confira, a seguir, o que significa cada um dos 5S.
Seiri – Senso de Utilização
A primeira etapa tem o objetivo de eliminar itens desnecessários para cada uma das operações diárias de um posto de combustível. Assim, resta apenas o que é útil e na quantidade adequada para o trabalho.
Isso torna o dia a dia mais produtivo e ágil, e até mesmo libera espaço físico para que outros objetos e mercadorias circulem ou se acomodem melhor.
Este passo pode incluir também arquivos de computador. Deve-se, portanto, armazenar aquilo que não serve mais para as atividades diárias, em outros dispositivos, como um HD externo ou servidor. Assim, otimiza-se o funcionamento das máquinas e melhora a organização das informações.
Seiton – Senso de Organização
Um ambiente organizado afeta positivamente a eficiência e o bem-estar de toda a equipe. Deve-se guardar ferramentas, mercadorias, caixas e arquivos em locais apropriados. É preciso facilitar a localização rápida de qualquer objeto ou documento. Assim, não se gasta tempo útil para encontrar o que for preciso para o trabalho.
Seiso – Senso de Limpeza
Esta etapa mostra a importância de manter um ambiente de trabalho limpo e todos devem participar ativamente, não só a equipe que se contratou para higienizar o local. Materiais e equipamentos limpos tem maior vida útil, traz saúde e segurança à equipe e boa aparência para clientes e parceiros.
Seiketsu – Senso de Padronização
Estabelecer um padrão de trabalho claro para todos os colaboradores garante não só a aplicação dos 4s anteriores, como também facilita a operação e traz maior controle dos processos, higiene, organização e ordem.
Shitsuke – Senso de Disciplina
O cumprimento correto de todas as etapas faz com que a metodologia continue em execução e traga, de fato, os resultados que se espera. Ademais, todos devem observar e seguir as normas, regras e procedimentos.
Saiba como implantar a metodologia 5S para melhorar a gestão do posto de combustível
A metodologia 5S é simples, prática e fácil de implantar, desde que a incorporem, efetivamente, à cultura do negócio. O papel do gestor ao selecionar o que é preciso fazer em cada uma das etapas e ao orientar os colaboradores é essencial para que se alcance resultados positivos.
Por isso, separamos algumas condutas práticas em cada um dos cinco pilares para ajudar a colocar este método em funcionamento em um posto de combustível. Vamos lá:
Reduza os desperdícios
A gestão do estoque é uma etapa fundamental para evitar desperdícios. Faça pedidos de novas mercadorias apenas quando necessário e estabeleça um volume mínimo e máximo para cada produto.
Otimize o tempo
Estabelecer bem os processos facilita o fluxo de atividades e otimiza o tempo. Por isso, deve-se realizar treinamentos e feedbacks periodicamente, para assegurar a continuidade das normas estabelecidas.
Selecionar colaboradores bem treinados para observar se todas as medidas estão sendo aplicadas é uma ótima maneira para envolver toda a equipe no processo, e garantir menos tempo de trabalho. Quando tudo é feito no momento certo, nada se acumula.
Ter um software de gestão empresarial que automatiza e otimiza as atividades administrativas rotineiras, tais como controle de estoque, emissão de notas fiscais e cadastro de produtos, também é essencial.
Atente-se à limpeza do posto
Deve-se seguir à riscas regras de uso, limpeza e armazenamento de equipamentos. Ninguém trabalha bem em um espaço sujo e com bagunça, seja onde for. Ferramentas quebradas, restos de obras, itens com prazo de validade vencidos, por exemplo, devem ser descartados corretamente. Isto libera espaço e facilita a limpeza do local.
Organize os ambientes
Separar ferramentas por tipo, etiquetar arquivos, organizar diferentes itens de em ordem alfabética ou caixas específicas, por exemplo, organiza o ambiente e evita o desperdício de movimentação, que atrasa o trabalho e interrompe o fluxo de atividades.
Tirar uma foto do antes e do depois da ordenação dos ambientes é uma forma interessante de mostrar a todos os envolvidos o resultado da organização do espaço.
Valorize seus colaboradores
Motivar e ouvir os colaboradores, que conhecem melhor do que ninguém o dia a dia das operações de um posto de gasolina, também é importante para entender o que pode ser feito de forma diferente.
Por isso, é fundamental que os colaboradores sejam envolvidos no processo de implantação da metodologia 5S. Afinal, economia de tempo e facilitação do trabalho traz benefícios e é de interesse de todos. Assim, cada um faz a sua parte na boa gestão do posto de combustível.
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