Todo gestor sabe que é sempre possível otimizar a gestão da empresa. Isso pode ser feito a partir da redução de custos, do aumento da receita, da melhoria do relacionamento com os stakeholders, entre outros. Assim, nada está perfeito que não possa melhorar, correto?
Inclusive, diversos modelos administrativos já consideram a otimização como uma etapa do processo de gestão. Nesse caso, depois de iniciar determinada estratégia ou operação, é natural realizar uma análise para verificar os resultados alcançados.
Desta maneira, a otimização faz parte do processo de gestão. Assim para implementá-la na sua empresa, o primeiro passo é fazer uma análise dos pontos principais do negócio. Dessa forma, observe o segmento, gargalos, oportunidades e objetivos para avaliar quais recomendações estão mais alinhadas ao momento da sua empresa.
A seguir, reunimos dicas para otimizar a gestão de maneira geral. Também, elencamos estratégias indicadas para a otimização nas áreas de logística, tributária e fiscal, financeira e de processos.
6 dicas para otimizar a gestão da sua empresa
Essas dicas podem, e devem, ser adaptadas ao seu contexto de negócio. Afinal, antes de tudo, a otimização é uma análise sobre o cenário em que a empresa se encontra.
Estabeleça metas claras e mensuráveis
Desse modo, definir metas claras e mensuráveis é fundamental para garantir que todos na empresa trabalhem em direção a um objetivo comum. Assim, essas metas devem ser desafiadoras, mas também realistas e alcançáveis.
Foque em processos
Mapear e otimizar os processos-chave na empresa pode ajudar a aumentar a eficiência e reduzir os custos. Por isso, falemos mais sobre a otimização de processos a seguir!
Use ferramentas tecnológicas
A tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão de uma empresa. Portanto, existem várias ferramentas úteis, como:
- sistema de gestão empresarial;
- sistemas de gerenciamento de projetos;
- ferramentas de automação de processos;
- sistemas de gestão de relacionamento com clientes (CRM), entre outros.
Existem muitos tipos de software que podem ajudar a melhorar a eficiência e a produtividade da sua gestão. Desse modo, o que importa é saber o quanto as soluções tecnológicas se alinham às necessidades do seu negócio e, principalmente, se se integram entre si, para obter dados complementares à gestão da empresa.
Monitore e faça mensuração constante
Medir o desempenho da empresa e seus processos é essencial para detectar problemas e oportunidades de melhoria. À vista disso, utilizar indicadores chave de desempenho (KPIs) pode ser uma boa maneira de medir o progresso em relação às metas estabelecidas. Além disso, ajuda a identificar áreas a serem aprimoradas.
Envolva seus colaboradores
Também é importante envolver todos os colaboradores e liderar por exemplo. Assim, valorizar as opiniões e contribuições dos funcionários pode aumentar a motivação e a satisfação no trabalho, além de proporcionar insights valiosos.
Seja flexível
Esteja preparado para se adaptar às mudanças e aproveitar as oportunidades, tanto internas quanto externas. A pandemia de Covid-19, por exemplo, mostrou como a transformação digital chegou para trazer mudanças que otimizam resultados.
De acordo com a Fundação Getúlio Vargas (FGV), com a pandemia, o processo de digitalização nas empresas acelerou de um a quatro anos, apenas em 2021.
Estas são algumas sugestões gerais. É claro que cada empresa tem seus próprios desafios e necessidades específicas, e por isso é de extrema importância identificar quais são essas necessidades para implementar uma estratégia que realmente aprimore os resultados de uma empresa.
Otimização da gestão por áreas
Agora que você compreendeu a otimização de maneira geral, veja algumas recomendações de ações e estratégias que podem ser implementadas para negócios que lidam com comercialização de produtos.
Gestão logística
A otimização da gestão logística pode ser alcançada por meio de diversas estratégias, como:
- utilizar tecnologias de rastreamento e monitoramento de entregas para aumentar a eficiência e precisão da logística;
- identificar pontos de gargalos e ineficiências no fluxo de estoque e trabalhar para solucioná-los;
- estabelecer parcerias e acordos com fornecedores e transportadoras para obter melhores preços e prazos de entrega;
- investir em automação e robótica para melhorar a eficiência operacional e reduzir custos.
Gestão fiscal e tributária
A otimização da gestão fiscal e tributária pode ser alcançada por meio de ações como:
- contratar um contador ou consultor fiscal para garantir a conformidade com as leis fiscais;
- manter registros precisos e atualizados de todos os impostos devidos e pagamentos celebrados;
- ficar atento às mudanças nas leis fiscais e adaptado a estratégia fiscal da empresa;
- aplicar ferramentas de automação fiscal e contábil para automatizar tarefas burocráticas e evitar erros.
Gestão financeira
A otimização da gestão financeira pode ser promovida para:
- estabelecer metas financeiras claras e mensuráveis;
- manter um orçamento preciso e atualizado;
- controlar gastos e investimentos para garantir que a empresa esteja sempre no caminho certo para alcançar suas metas financeiras;
- implementar ferramentas de análise financeira para acompanhar o desempenho financeiro da empresa e tomar decisões decisivas.
Gestão de processos
A otimização de processos ajuda a compreender como a empresa funciona e, quando bem realizada, mostra a relevância da integração dos processos. Esta otimização pode ser alcançada por meio de estratégias como:
- identificar os processos-chave e mapeá-los para entender como eles funcionam;
- identificar e eliminar etapas complementares ou ineficientes dos processos;
- automatizar tarefas repetitivas e manuais para aumentar a eficiência e reduzir os erros;
- treinar colaboradores para usar ferramentas e tecnologias para melhorar a eficiência dos processos;
- utilizar ferramentas de gerenciamento de processos para monitorar e medir o desempenho dos processos e tomar decisões decisivas.
7 motivos para você não ignorar a otimização na sua rotina de gestão
Sabemos que a otimização nem sempre é um processo simples. Exige análise, autocrítica e participação de diferentes pessoas em sua implementação. No entanto, os resultados são incalculáveis. Confira algumas das principais vantagens de incluir a otimização na sua rotina de gestão.
1. Melhoria da eficiência
Identifique e elimine etapas desnecessárias e ineficientes dos processos. Dessa forma, a empresa pode trabalhar de maneira mais rápida e eficiente. Isso resultará no aumento na produtividade e redução de custos.
2. Redução de erros
A automação de tarefas repetitivas e manuais e o uso de ferramentas de gerenciamento de processos podem ajudar a reduzir os erros. Também, contribuem para aumentar a precisão das informações.
3. Tome decisões informadas
Utilizar ferramentas de análise e gerenciamento de processos permite aos líderes da empresa obter uma visão clara do desempenho da empresa. Assim, é possível tomar decisões informadas baseadas em dados precisos.
4. Melhoria da qualidade
Otimize processos e aumente a eficiência. Desse modo, a empresa pode melhorar a qualidade de seus produtos e serviços. E, assim, melhorar a satisfação do cliente e fidelização.
5. Crescimento
Ao otimizar a gestão, a empresa pode crescer mais rapidamente. À vista disso, sua base de clientes aumentam, os negócios se expandem, o que facilita a conquista de novos mercados.
6. Redução de custos
Algumas das ações em otimizar a gestão podem reduzir os gastos e melhorar a rentabilidade. Dessa maneira, as margens de lucro aumentam. Também, facilita que a empresa invista mais em seu crescimento.
7. Flexibilidade
Com a gestão otimizada, a empresa tem mais capacidade para se adaptar rapidamente às mudanças no mercado e na economia. Com isso, o negócio se torna mais resistente à incerteza.
Portanto, por onde você pensa começar a otimizar a gestão da sua empresa? Para continuar acompanhando conteúdos sobre gestão empresarial, assine nossa newsletter abaixo. Assim, você receba informação atualizada para administrar seu negócio em meio à transformação digital.