O processo de compras é um dos mais importantes para qualquer empresa. Mesmo que a preocupação maior seja com as vendas, é essencial que as compras sejam feitas de forma eficiente. Afinal, os produtos e/ou insumos comprados dos fornecedores e o relacionamento que a sua empresa mantém com eles são fatores decisivos para o sucesso das suas vendas.
Neste artigo, trazemos 5 dicas de como efetuar uma gestão eficiente do seu processo de compras. A intenção é evitar compras desnecessárias, lotação exagerada no seu estoque e, é claro, desperdícios.
Então, para descobrir se o processo de compras da sua empresa está adequado, confira se você está seguindo essas 5 dicas de como gerenciar melhor o processo de compras.
5 dicas para otimizar o processo de compras da sua empresa
1. Registre corretamente as entradas e as saídas
Para garantir um processo de compras eficiente, é preciso fazer um controle rígido das entradas e das saídas de itens do estoque. Só assim é possível saber, com mais precisão, aquilo que deve ser comprado. Dessa forma, você consegue manter uma gestão organizada tanto do processo de compras quanto do estoque.
Para tornar mais prático o acompanhamento das entradas e saídas, fazendo o registro delas adequadamente, é fundamental a utilização de um sistema de gestão.
2. Padronize as descrições e categorize os produtos
Se você deseja organizar o processo de compras da sua empresa, precisa padronizar as descrições dos produtos e categorizá-los.
Ou seja, cada item deve receber códigos de identificação e ser categorizado. Dessa forma, é possível organizar o estoque e tornar mais fácil a consulta. Isso evita confusões e falhas na identificação dos produtos. Assim, você conseguirá analisar de maneira mais prática o seu estoque, evitando a compra em excesso ou a falta.
3. Programe as compras da sua empresa
Para que o processo de compras da sua empresa seja realmente eficiente, você precisa criar um calendário de compras.
Portanto, analise o histórico de cada item e verifique sua demanda. Dessa forma, você poderá prever as datas das compras da sua empresa e os itens que devem constar em cada uma.
Trabalhando dessa forma, você consegue manter produtos no estoque em quantidade mínima, o que faz diminuir os custos.
4. Tenha um bom relacionamento com os seus fornecedores
O bom processo de compras da sua empresa depende também de um bom relacionamento com os seus fornecedores. Isso pode te ajudar a conseguir preços melhores ou formas de pagamento mais vantajosas para o seu negócio.
É importante que você tenha mais de um fornecedor para que tenha variedade de opções para oferecer aos seus clientes e também para acompanhar os preços praticados.
Mas, na hora de escolher os seus fornecedores, considere não apenas o preço, mas também a reputação deles no mercado. Outros aspectos importantes são a disponibilidade das mercadorias e a flexibilidade no processo de entrega.
5. Integre o processo de compras ao processo de estoque
É importante entender que a gestão do processo de compras está ligada à gestão do estoque. São processos interdependentes. Afinal, é preciso comprar produtos e/ou insumos para estocar e, para isso, é melhor você adquirir somente itens que estejam acabando ou que já acabaram.
Ou seja, só é possível determinar o que deve ser comprado com uma avaliação do que se tem no estoque. Por isso, os processos de compras, vendas e estoque devem estar integrados.
Integrar esses dois setores oferece muitas vantagens para a sua empresa, como a redução de desperdícios e as melhores condições de compra. Afinal, você não vai precisar fazer pedidos de última hora, aceitando qualquer condição imposta pelo fornecedor.
Para isso, é fundamental ter dados registrados e que se comuniquem em tempo real, de preferência, por meio de um sistema de gestão.
Ele vai te ajudar a ter controle do volume em estoque e, consequentemente, a fazer um planejamento de vendas e uma previsão assertiva de compras.
Um sistema de gestão também pode ser útil para você preparar sua empresa para situações imprevistas e demandas específicas.
Por exemplo, hoje o que acontece na sua empresa quando, de forma inesperada, determinada mercadoria começa a ter mais saída? De repente, você se dá conta de que aquele item acabou e não consegue atender o cliente?
Tendo um sistema de gestão, quando isso acontecer, o setor de estoque poderá informar com antecedência o setor de compras sobre essa demanda maior e solicitar uma reposição antecipada.
Torne seu processo de compras eficiente com um sistema de gestão
Quando a empresa tem menos desperdícios de estoque e menos gastos desnecessários com compras mal programadas, o aumento da margem de lucro é uma consequência natural.
Além disso, ao suprir adequadamente as necessidades dos seus clientes, fica mais fácil fidelizá-los e isso garante mais compras e mais lucros para a sua empresa.
Todas essas vantagens são possíveis ao ter um processo de compras eficiente. E a melhor maneira de consegui-lo é por meio de um sistema de gestão.
E, então, o seu processo de compras está ou não adequado? Já está seguindo essas 5 dicas de sucesso?
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