Gestor nenhum quer ter prejuízo causado por fraudes no posto que poderiam ter sido evitadas, não é mesmo? Muitos desses problemas ocorrem porque os processos internos do posto são passíveis de furos. A consequência disso são as ações nocivas de colaboradores que deveriam estar contribuindo com o crescimento do negócio.

As possibilidades são das mais diversas, e praticamente todas se dão por falha operacional. Por outro lado, a parte boa é que você pode evitar esses problemas se começar a contar com um sistema que realmente te ajude a fazer a gestão do seu posto.

Ou seja, não podemos evitar que seus colaboradores tenham a intenção de agir criminalmente, mas podemos tomar algumas atitudes que inibem ações do tipo. Continue lendo para saber mais.

Exemplos de fraudes no posto que você pode evitar

A seguir, destacamos algumas das fraudes no posto mais comuns e que, certamente, estão na mira do seu negócio.

Cancelamento de compra na maquininha de cartão

Trazemos o caso de um posto localizado no Mato Grosso do Sul (MS) que sofreu um rombo de R$ 130 mil causado pela má fé de dois funcionários. Eles aproveitaram uma falha de comunicação entre a operadora de cartão e o sistema da empresa para cometer o crime.

Durante nove meses, eles passavam cartões de crédito ou débito, mas cancelavam a operação imediatamente. A operadora do cartão registrava a compra, mas a considerava como cancelada. O problema é que o sistema do posto não consolidava a transação, portanto, para a empresa, essas compras nunca existiram. 

Situação semelhante aconteceu com um posto na cidade do Rio de Janeiro (RJ). Lá, os frentistas também estornavam compras realizadas via cartão de débito e dividiam o valor entre si e com pessoas terceiras.

O grupo passou dois meses realizando essa fraude, gerando, aproximadamente, uma perda de até R$ 150 mil para o posto.

Troca de maquininha de cartão pelos frentistas

Esta história veio do estado do Mato Grosso (MT) e é uma das fraudes no posto mais comuns. Desta vez, um posto teve a máquina trocada por a de uma terceira pessoa. 

Ou seja, uma pessoa não conhecida trocou a máquina de cartão de crédito e débito utilizada diariamente no posto por uma cadastrada no nome de outro CNPJ e conta bancária. Dessa forma, todos os valores pagos a cartão por esta máquina caíam diretamente na conta desconhecida.

A gerência do posto identificou que os criminosos haviam recebido mais de R$ 50 mil em repasses.

O mesmo aconteceu com um posto de combustíveis da cidade de Praia Grande, litoral do estado de São Paulo. Na ocasião, também trocaram a máquina, e o prejuízo chegou ao valor de R$ 50 mil.

Substituição do POS por falsos clientes

Nem sempre as fraudes no posto ficam a cargo dos próprios funcionários. Este exemplo é um caso de dano causado por falsos clientes. Em Palmas (TO), um posto teve sérios prejuízos após falsa-cliente trocar a máquina do cartão.

Na ocasião, a cliente informava que pagaria com o cartão, mas, ao digitar a senha, trocava a máquina sem que o funcionário percebesse. Após isso, ia embora levando a máquina do posto e deixava a falsa no local. Dessa forma, os recebimentos do posto começaram a cair na conta da falsária.

O gerente do posto só percebeu o ocorrido quando a máquina apresentou defeito e ele solicitou a substituição. Foi quando identificaram que não era a máquina cadastrada com as informações do posto.

Somando todos os estabelecimentos que sofreram o golpe dessas mesmas pessoas, o rombo chegou a R$ 300 mil.

Pagamento falso de Pix

Uma das mais novas fraudes no posto está relacionada ao mais recente meio de pagamento: o Pix. 

O exemplo vem também do Tocantins. Na cidade de Palmeirópolis, um cliente abasteceu seu carro e tentou pagar com um “Pix falso“.

Ele simulou realizar a transferência via Pix, mas não concluiu a transação. Felizmente, os funcionários do posto descobriram a fraude no ato da transação, mas ele já havia aplicado o mesmo golpe em supermercados da região e até para a compra de um carro.

Inconsistência na tarifação das operadoras de cartão

Esta não necessariamente é uma das fraudes no posto, mas não deixa de ser uma dor de cabeça: as falhas na tarifação das vendas por cartão.

Quando um cliente paga em cartão de débito ou crédito, parte desse valor é fracionado para os participantes da venda: operadora/adquirente do cartão, bandeira e instituição bancária.

No entanto, ao ocorrer essa distribuição, a operadora pode apresentar falhas no sistema e não cobrar a devida tarifa acordada em contrato ou simplesmente não repassar o valor pago pelo cliente. O mesmo acontece na via contrária. Seu ERP pode não comunicar para as operadoras sobre as vendas realizadas nas máquinas. 

Por conta disso, empresas perdem até 3% da sua receita todo mês. Ou seja, você pode estar perdendo dinheiro simplesmente por não acompanhar esse processo de perto. 

Para evitar isso, é simples: basta realizar a conciliação de cartões, que é o processo de conferência de todos os valores recebidos via cartões de crédito e débito, descontos das operadoras e depósitos nas contas bancárias.

Como um sistema de gestão ajuda a evitar fraudes no posto

Mitigar de vez esses problemas não precisa ser difícil. Os gestores não são responsáveis pelas ações dos outros, mas podem agir para identificá-las o mais rápido possível e inibi-las.

Para passar por cima de problemas como esse, identificando-os assim que surgem e tomando as devidas providências o mais rápido possível, é preciso utilizar um software de gestão.

Além de controlar as vendas que seu posto faz diariamente, um sistema de gestão em nuvem organiza a rotina da sua empresa, otimiza processos, faz a gestão do estoque dos produtos combustíveis e não combustíveis, e auxilia na gestão financeira como um todo.

Todo gestor sabe que os prejuízos podem surgir de fatores externos e internos. As fraudes no posto são exemplos de fatores externos. Já quando falamos em fatores internos, existe uma série de erros que são cometidos diariamente e que prejudicam a saúde financeira da empresa.

A seguir, mostramos os erros que gestores cometem sem ter a noção de que eles podem trazer sérios prejuízos à empresa, e, de certa forma, contribuir diretamente para a existências das fraudes citadas anteriormente.

Não cometa esses erros e evite fraudes

Não realizar o fechamento automática de caixa

O fechamento de caixa é um processo bastante importante na rotina de qualquer negócio. Se feito da maneira inadequada, os prejuízos aqui citados surgem frequentemente.

Dentre as suas capacidades, um sistema de gestão cumpre a função de promover um fechamento de caixa adequado, sem problemas tanto para o funcionário responsável quanto para o gestor do estabelecimento.

No ato, o ERP analisa todas as movimentações financeiras que ocorreram ao longo do dia, conferindo o fluxo de venda, o status do estoque, bem como as entradas e saídas, tudo isso de forma automática.

Em nosso sistema de gestão, o Adaptive Business, essas informações são compiladas em relatórios gerenciais, como o “Demonstrativo Diário de Vendas” e o “Fechamento Administrativo Diário”. O gestor tem acesso a eles a qualquer momento, de qualquer lugar.

Caso alguma divergência seja apontada, o caixa não é confirmado e se mantém aberto até que o problema seja identificado e resolvido. 

Não “amarrar” a venda ao recebimento dos cartões

Em alguns dos casos mostrados neste post, os frentistas utilizavam POS para realizar as vendas e as cancelavam antes de as informações chegarem ao sistema de gestão. Logo, como a empresa não tinha o registro dessas vendas e as operadoras as tinham como canceladas, os colaboradores embolsavam o dinheiro.

Você pode evitar isso utilizando uma tecnologia capaz de conectar diretamente o sistema de gestão empresarial e a operadora de cartão no ato da venda. Isso é possível graças ao canal móvel de vendas on-line.

O PDV Mobile é uma funcionalidade do Adaptive Business, solução ideal para frente de caixa de postos de combustíveis e é utilizado em um dispositivo móvel.

Todo o processo de venda é realizado por meio dessa ferramenta, desde o pagamento por parte do cliente à emissão do cupom fiscal. Tudo isso sem a necessidade do contato do motorista com o frentista.

O sistema registra automaticamente as vendas realizadas por cartões, tornando possível a identificação e a conciliação dessas vendas. Dessa forma, mesmo se o frentista cancelá-la, esse cancelamento será registrado no sistema, o que impossibilita qualquer risco de fraudes no posto.

Não fazer a conciliação de vendas em cartão

A conciliação de vendas em um cartão é um processo extremamente necessário, pois só a partir dela será possível conferir se a empresa realmente recebeu por todas as vendas realizadas via cartão de crédito ou débito.

O Adaptive Business conta com um módulo próprio para conciliação de vendas em cartão. Por meio dele, você e/ou sua área financeira identifica se todas as vendas realizadas na pista foram confirmadas pelas operadoras de cartão (Elo, Stone, GetNet etc.). 

Seguindo o processo, garante-se também que os valores repassados pela operadora, já com as deduções das tarifas, condizem com os recebidos nas contas bancárias.

O gestor é sinalizado caso haja alguma divergência, pois, nesse processo de vendas em cartão, é bastante comum que as informações não sejam transmitidas do ERP da empresa para a operadora, bem como da operadora para o banco, por conta de falhas sistêmicas. 

Não conferir os recebimentos por Pix

O Pix está caindo no gosto das pessoas e das empresas e, como você percebeu, já é também ferramenta para golpistas.

Assim como as vendas realizadas via cartão de crédito/débito, é preciso também conferir todos os recebimentos via Pix. No Adaptive Business, você pode permitir que os pagamentos sejam realizados via Pix através de QR Codes gerados diretamente nos PDVs.

Como há a integração entre as máquinas e o ERP, o sistema computa esse pagamento automaticamente. Além disso, como o Pix é um pagamento instantâneo, o dinheiro já cai na conta da empresa.

Logo, ao fazer todo esse rastreamento da venda, o software consegue identificar, em tempo real, se o pagamento realmente aconteceu.  

Não controlar o estoque rotineiramente

Controlar os pagamentos não é a única necessidade dos gestores para evitar fraudes no posto. É preciso também fazer a gestão de estoque do posto tanto de produtos combustíveis quanto de não combustíveis para certificar-se de que não está havendo desvios, sejam internos ou externos.

Quando esse processo não existe ou é falho, você pode sofrer com perdas de mercadorias, extravio ou deterioração, sem saber que tudo isso está acontecendo. 

Muitos gestores confiam em planilhas, mas, à medida que o negócio vai evoluindo, elas não são capazes de suportar o crescimento na quantidade de produtos e no aumento do fluxo de entradas e saídas.

Por isso, a contratação de um software de gestão é mais que necessário, é urgente. Com ele, o gestor consegue monitorar todo o estoque de produtos combustíveis e não combustíveis em tempo real, acompanhando o que sai e o que entra, em termos de quantidade e sazonalidade.

A entrada dos produtos se torna mais fácil também por meio da otimização do cadastro. Mais adiante, isso evitará erros na hora de realizar o inventário e entregá-lo ao coletor de dados.

Bônus: não ficar ciente de tudo que acontece no posto

O sonho de todo gestor é ter o negócio na palma da mão. Afinal, quem não quer ter uma sensação de segurança mesmo quando está longe da empresa?

Hoje essa sensação pode ser contemplada graças à tecnologia. Para de fato ajudar o gestor a ter mais segurança sobre o seu negócio, o sistema monitora todos os processos do posto 24 horas por dia e emite notificações automáticas e personalizadas via e-mail ao identificar possíveis inconsistências.

O sistema registra essas possíveis falhas operacionais em relatórios que contêm as principais informações sobre vendas, movimentações de estoque, faturamento, entre outros processos.

De posse desses relatórios, o gestor fica ciente de tudo que se passa no posto, podendo identificar possíveis gargalos e movimentos estranhos. Dessa forma, ele identifica os problemas rapidamente, podendo tomar decisões de forma ágil e assertiva. 

É importante ressaltar que, apesar de a tecnologia ser uma aliada muito poderosa para evitar problemas como esse, ela só é totalmente efetiva com uma boa gestão.