Muitos gestores têm dúvidas comuns: o que é exatamente um ERP, como ele funciona na prática e como implantá-lo em uma empresa? Afinal, gerenciar empresas exige habilidade, estratégia e resiliência. Os desafios do dia a dia podem ser complexos. E é por isso mesmo que atualmente existem soluções tecnológicas com as quais pode-se contar para automatizar todos os processos possíveis. Só assim é possível manter o foco no que realmente importa. 

Uma dessas soluções é o ERP. Mas o que essa sigla significa? Como a tecnologia funciona? E como implantá-la para automatizar todos os processos do seu negócio? 

Continue lendo e saiba tudo sobre essa ferramenta que é essencial para empresas modernas.

O que é um ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) é uma sigla que pode parecer complicada, mas que significa apenas “planejamento de recursos da empresa”, na tradução livre do inglês. Ele é um tipo de software, também conhecido simplesmente como “sistema de gestão empresarial”. 

Em síntese, ERPs são soluções robustas que têm o propósito de unificar todos os setores de uma empresa. Seus principais objetivos são aumentar a produtividade dos colaboradores e auxiliar os gestores na tomada de decisão. 

Normalmente, os ERPs possuem módulos como:

• Compras e estoque;
• Vendas;
• Módulo gerencial;
• Administrativo;
• Financeiro;
• Fiscal;
• Frota;
• Gestão;
• Business Intelligence e/ou Dashboards;
• Entre outros.

Mas você encontra diversos tipos de softwares diferentes, alguns com funcionalidade CRM, outros com conciliação de cartões e bancária etc. Tudo depende de quais são as suas prioridades e necessidades para o seu negócio.

Na prática, como funciona um ERP?

É bem simples compreender o que é um ERP e como ele funciona. Geralmente, um software de gestão é modular com o propósito de se adequar às principais necessidades das empresas. Assim, encontramos módulos como o de cadastro dos produtos e controle do estoque; cadastro dos clientes e fornecedores; o acompanhamento do fluxo de caixa; assim como a emissão de notas fiscais, controle financeiro, além de diversos relatórios e consultas.

Para a melhor definição dos módulos específicos para sua empresa, o levantamento da infraestrutura necessária para a implantação do ERP é fundamental e obrigatória. 

O resultado desse levantamento pode mudar de software para software, principalmente porque existem muitas soluções disponíveis em nuvem (cloud computing), onde a infraestrutura física local não é mais necessária, o que torna o custo final da implantação e manutenção bem mais em conta.

Principais vantagens de um ERP

Agora que você já sabe o que é um ERP e como ele funciona, conheça algumas de suas vantagens. Elas são diversas ao se adquirir um sistema de gestão empresarial. Sua empresa pode, inclusive, passar à frente da concorrência com um sistema completo e bem adequado às necessidades dela. As melhorias na gestão são percebidas em um curto período de tempo.

Confira algumas das principais vantagens de um ERP:

• Aumento na eficiência dos processos

Automatizando as tarefas diárias, um ERP permite a redução dos custos operacionais e com mão de obra. Não será preciso que seus funcionários utilizem amplas e trabalhosas planilhas do Excel para processos financeiros, por exemplo. 

• Dados mais seguros

O acesso aos dados da empresa é mais restrito e gerenciados com regras severas de acesso. Além disso, qualquer problema ou atitude suspeita pode ser percebida e os gestores avisados imediatamente.

• Mobilidade para a gestão

Fornecedoras de ERP modernas normalmente contam com um aplicativo mobile para que você possa manter uma gestão próxima mesmo à distância.

• Eliminação da atividade burocrática 

A maioria dos sistemas ERP possuem recursos que simplificam as rotinas organizacionais, simplificando assim o trabalho burocrático.

• Redução de custos

Por aumentar o controle sobre todas as atividades, o software ERP ajuda a diminuir os custos do empreendimento.

• Melhoria no atendimento ao cliente

Seus colaboradores terão um acesso rápido às informações pertinentes aos clientes, o que pode melhorar substancialmente o atendimento.

• Alta capacidade de customização

No sistema, uma interface pode ser criada de acordo com as necessidades específicas de sua empresa, o que torna agiliza e facilita as suas tarefas diárias. 

Como implantar um ERP na sua empresa?

Além de entender o que é um ERP, como ele funciona e quais as suas vantagens, é muito importante falarmos sobre a implantação. 

A implantação de um ERP envolve algumas etapas: a definição do projeto; a avaliação dos fornecedores; a escolha da equipe de implantação; a gestão do projeto de implantação e, por fim, o treinamento de seu time para a utilização do sistema. Tudo isso deve ser planejado de forma detalhada, para que o processo possa correr da melhor maneira possível e sem erros.

Conheça um pouco melhor cada uma das etapas:

• Definição do projeto

Para iniciar a implantação, é preciso mapear as etapas de todo o processo e verificar pontos específicos para o seu negócio, por exemplo: como será feita a migração dos seus dados atuais? Já existem backups das informações para garantir a segurança durante o processo? É preciso definir as etapas e analisar esses tópicos antecipadamente.

• Avaliação dos fornecedores

Você precisa realizar pesquisas detalhadas sobre fornecedores de tecnologia para escolher o melhor ERP. Recomenda-se procurar uma organização com experiência no mercado, porque os profissionais já possuem amplo conhecimento da implementação do sistema. 

• Escolha da equipe de implantação

O próximo passo é selecionar alguns profissionais da sua equipe para participar da implantação do sistema. Geralmente, é recomendado orientar funcionários de várias áreas da empresa.

• Gestão do projeto de implantação

Na fase de implantação do sistema ERP, a sua atenção e da equipe selecionada às instruções do fornecedor é de imprescindível. Você deve também fornecer feedback sobre o progresso percebido ou os problemas encontrados ao usar a solução. 

• Treinamento do time  

Durante a fase final da implantação da solução é realizado o treinamento de toda a equipe envolvida. Todos precisam entender como as rotinas funcionam. Se esse processo não for executado adequadamente, os funcionários geralmente terão dificuldade em usar o sistema, colocando em risco o sucesso final do projeto. 

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