Todos os dias é necessário atender a diversas rotinas em um posto de combustível. São tarefas repetitivas, que demandam muito tempo tanto do gestor quanto da equipe, e que podem abrir grande margem para erros.
No passado, todas essas atividades eram controladas no papel. Atualmente, boa parte das empresas utilizam planilhas e documentos no computador. Entretanto, já existe uma solução muito superior: os softwares de automação.
Também conhecidos como softwares ERP, esses sistemas de informação tornam mais simples os processos operacionais do seu posto de combustível. Hoje, vamos falar sobre os softwares de automação, além de outras maneiras de automatizar as rotinas do seu posto de combustível.
O que é automação de postos de combustível?
Automatizar significa que algo será feito sem que você precise interferir. Processos manuais gastam muito tempo dos colaboradores e gestores, além de deixar muita margem para erros, especialmente nas tarefas mais repetitivas.
Com a automação, toda a estrutura da sua empresa estará girando de forma automática, baseada em dados precisos e reais. Isso traz diversos benefícios e ajuda a empresa a se manter em constante crescimento.
Veja a seguir as melhores formas de automatizar as rotinas do seu posto de combustível.
1 – Organize todas as informações
O primeiro passo a ser tomado em direção à automação é, sem dúvidas, organizar as informações de seu posto de combustível de forma que tudo esteja em harmonia e sintonia. A sincronização das informações é imprescindível para o bom funcionamento de qualquer empresa.
Não importa se você tem apenas uma unidade ou várias filiais. Todos os dados devem estar alinhados com as melhores práticas e procedimentos e, para isso, é necessário sincronizar as informações em tempo real.
A melhor maneira de fazer essa organização harmônica das informações é por meio da implementação de um software de gerenciamento, ou ERP. O sistema funciona em nuvem, o que significa que qualquer colaborador ou gestor pode acessar as informações a qualquer momento, de qualquer lugar que tenha uma conexão com a internet.
2 – Monitoramento inteligente de tanques de combustível
O monitoramento inteligente de tanques de combustível é uma solução que visa evitar o transbordo, a falta ou o vazamento de combustível nos tanques. Desde o ano de 2000, é obrigatório ter um sistema de monitoramento de vazamentos em todos os tanques de combustível em revendedores. De lá para cá, esse sistema evoluiu.
Hoje, já é possível fazer o monitoramento inteligente, de forma a acompanhar em tempo real o armazenamento do combustível nos tanques. Assim, você não precisa fazer cálculos complexos e se sujeitar a erros que podem gerar prejuízos, além da contaminação do solo.
O monitoramento inteligente de tanques é uma das formas de automatizar as rotinas do seu posto de combustível e garantir que tudo está em ordem.
3 – Precificação diária
Uma das tarefas que precisa ser realizada todos os dias é acompanhar a cotação dos preços de combustíveis na Petrobras. Esse acompanhamento e cálculo, quando feito manualmente, mesmo com a ajuda de planilhas, demanda muito tempo, além de possuir alta margem para erros.
Quando feita através de um software que recebe as informações em tempo real, a produtividade aumenta, permitindo que você aproveite o tempo que levaria para precificar em outras tarefas.
Além disso, seus preços serão mais precisos, garantindo melhor aproveitamento e competitividade. Toda a empresa ganha com a automação das rotinas do seu posto de combustível, e a precificação não pode ficar de fora.
4 – Gestão financeira
A gestão financeira é outro ponto importante da automação das rotinas de postos de combustível. O gestor tem que lidar diariamente com inúmeros documentos para manter a empresa funcionando devidamente.
Quando esses documentos são armazenados fisicamente, em pastas ou gavetas, pode ocorrer a perda ou a danificação de informações importantes, inclusive as que devem ser apresentadas ao Fisco.
A melhor solução é um software para automatizar as rotinas do seu posto de combustível, capaz de fazer todo o gerenciamento financeiro em poucos cliques. Além de simplificar as operações, você ainda manterá todos os documentos armazenados em nuvem, disponíveis a qualquer momento e de qualquer lugar.
5 – Controle de estoque
O estoque dos produtos vendidos em seu posto de combustível também merece atenção. Ele pode ser responsável por um grande prejuízo se não for controlado da forma correta. O ideal é sempre pode contar com um software para realizar esse controle.
Manter um inventário atualizado é um desafio quando não se pode contar com uma ferramenta especializada para isso. Essa falta de controle pode representar um risco à saúde financeira da empresa, já que o estoque é responsável por grande parte dos lucros.
Então, para automatizar as rotinas do seu posto de combustível, certifique-se de utilizar um software capaz de lidar com informações precisas acerca da gestão de estoque de forma automática. Sempre que um produto for vendido, a baixa será feita no estoque. Depois, basta conferir no inventário.
6 – Fluxo de caixa
Mais uma das partes mais importantes da empresa é o caixa, onde são concretizadas as vendas e adquirido o lucro. Sem o devido controle do fluxo de caixa, você não saberá exatamente quanto está ganhando, quanto está deixando de ganhar, além de ter que realizar algumas tarefas manualmente, como abertura, fechamento e sangria.
Um software ERP pode automatizar as rotinas do seu posto de combustível com um controle eficiente do fluxo de caixa, para que você saiba o que está acontecendo em tempo real.
Também é possível otimizar as rotinas de abertura e fechamento, para que sejam realizadas mais rapidamente. A sangria no caixa pode ser feita em poucos cliques, permitindo que o dinheiro seja movido com maior agilidade, o que faz parte da segurança em um posto de combustível.
O software é indispensável
Podemos concluir que um software ERP é indispensável para automatizar as rotinas do seu posto de combustível.
Ele pode integrar as informações de todas as frentes em um único lugar e as manter acessíveis a todo instante.
Com isso, o gestor ganha tempo, suporte para a tomada de decisão, conhecimento sobre a situação real da empresa, controle financeiro, controle de estoque, acompanhamento de preços, monitoramento de tanques, entre muitas outras funções.
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