Você sabe qual é o momento ideal para mudar o sistema do posto de combustível? Já precisou de relatórios mais completos para tomar decisões? Alguma vez os dados do PDV não sincronizaram em tempo real com a retaguarda? E as informações financeiras, você está seguro quanto ao armazenamento? Esses são alguns dos sinais de que você precisa mudar o sistema de gestão que foi instalado no seu posto.
Quando os softwares não acompanham as inovações tecnológicas e legislações vigentes, acabam prejudicando a administração dos negócios e impactando negativamente nos resultados esperados. Por isso, sempre analise porque talvez esteja na hora de mudar de sistema de gestão.
Quais são os sinais que eu preciso mudar o sistema do posto?
Antes de pensar em mudar o sistema de gestão do seu posto observe se ele apresenta:
Instabilidade no sistema ou lentidão
O sistema de gestão do seu posto é lento ou instável? Isso está causando filas de clientes e aborrecimentos constantes no momento de efetuar os pagamentos? Se você respondeu que sim, está na hora de mudar de software. A lentidão no atendimento não deve fazer parte da rotina do posto de combustível. O posto e a loja de conveniência precisam de agilidade para atender os seus clientes. Ou seja, qual é a necessidade de um sistema que prejudica o atendimento? Obviamente, nenhuma.
Nuvem
Um software de gestão inteligente é armazenado em nuvem para que você possa gerir o seu negócio de qualquer lugar do mundo, utilizando um computador e internet. Logo, você ganha mobilidade, simplificando os processos de gestão. Embora você ou um funcionário do escritório precise se ausentar do ambiente de trabalho, poderá ter acesso ao sistema de outro local, sem perda de produtividade.
Desatualizado
Ter um sistema desatualizado com certeza trará problemas à sua gestão. Então, não prossiga com um software que não é atualizado, pois todas as mudanças regulatórias devem ser prontamente atendidas.
Se o seu software apresenta esses aspectos, com certeza você precisa mudar o sistema do seu posto. Mas não se preocupe, separamos dicas de como realizar essa mudança.
Como mudar o sistema do seu posto?
1. Faça uma análise prévia
Primeiramente, é muito importante que você descubra as reais necessidades do seu posto de combustível, isso impactará na sua decisão de compra. A sua equipe pode colaborar com essa análise, basta convidá-los a uma reunião a fim de entender as deficiências do sistema atual, que impactam no desempenho satisfatório das atividades no dia a dia de todos.
Pois, um software de gestão deve integrar todos os setores da sua empresa, ou seja, todos os funcionários podem opinar sobre questões necessárias para o aperfeiçoamento de suas funções, não é verdade?
Pode parecer óbvia essa observação, mas o principal quesito para a escolha de um software de gestão, não deve ser o preço que irá pagar pela solução, mas deverá pesquisar sobre as funcionalidades que ele oferece, se ele irá acompanhar o crescimento da sua empresa com atualizações constantes e se ele oferecerá treinamento para sua equipe e suporte técnico. Essas questões são importantíssimas para que você possa sentir-se satisfeito na contratação do novo software.
2. Solicite uma demonstração gratuita
Além de pesquisar sobre o sistema de gestão do seu interesse, verifique se ele oferece uma demonstração gratuita ou outra opção para que você possa conhecer mais sobre o software e verificar se realmente atende às necessidades da sua empresa, e se valeria a pena mudar o software do seu posto por um novo.
Esta etapa permite que você possa comparar o seu software atual, com as soluções que está pesquisando no mercado, sem precisar fazer investimentos desnecessários que poderão trazer aborrecimentos e perda de tempo e capital. Ou seja, valie não só as funcionalidades da nova solução, mas os resultados que poderão agregar ao seu posto de combustível.
3. Treine a sua equipe
Mais uma vez precisamos falar sobre a sua equipe. É recomendado que ao optar por um software no seu posto, a empresa ofereça também o treinamento para toda sua equipe que irá operar o software, assim como o suporte técnico para sanar dúvidas. O treinamento garantirá um melhor desempenho das atividades, além de garantir que estejam usufruindo de todo potencial que o novo software oferece.
Um software de gestão inteligente oferecerá todo o suporte necessário para que sua equipe se desenvolva junto ao sistema, gerando aumento de produtividade, otimização, agilidade e, consequentemente, lucro para sua empresa.
4. Interaja mais com a equipe de instalação e treinamento
Caso a instalação do software seja feita por um técnico, verifique a possibilidade de agendar o dia e o horário de visita para o período que o seu posto possui menos movimentação. Dessa forma, a visita técnica para mudar o sistema do posto seja mais produtiva ou ainda poderá agendar treinamentos de acordo com os turnos de alguns funcionários específicos, que poderão replicar o conhecimento aos demais colegas.
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