19 de dezembro de 2024

Contas a pagar e a receber: 10 passos para otimizar esse controle

Fazer o controle de contas a pagar e a receber é tão importante para o sucesso de um negócio quanto a sua quantidade de clientes. Isso porque essa gestão impacta diretamente os lucros da empresa.

Dessa forma, setor financeiro deve fazer um acompanhamento detalhado de todas as entradas e saídas de recursos, o que afeta todas as outras áreas do negócio. Afinal, ao fazer esse controle, é possível saber quanto a empresa gasta, assim como quanto recebe, para se manter em funcionamento e, claro, para gerar lucros.

Todo gestor reconhece a importância dessa gestão financeira. Porém, nem todos apostam na otimização desse controle. Por isso, trazemos aqui os 10 passos fundamentais para otimizar o controle de contas a pagar e a receber. Antes, vamos entender do que se trata esse processo.

Boa leitura!

O que são contas a pagar e a receber?

O controle de contas a pagar e a receber serve como indicador para mensurar a saúde financeira da empresa. Por essa importante razão, é muito relevante conhecer as diferenças entre uma e outra.

Contas a pagar

São as obrigações financeiras que a empresa assume. Portanto, isso inclui o pagamento de fornecedores, o salário dos funcionários e gastos com manutenção, aluguel, materiais usados no dia a dia, impostos e outras obrigações fiscais. Em outras palavras, inclui-se tudo o que a empresa gasta para seguir em funcionamento.

À vista disso, a falta de controle das contas a pagar pode significar desorganização financeira e, consequentemente, um grande perigo para o futuro da empresa. Por isso, existem alguns passos fundamentais para o controle de contas a pagar. Destacamos os principais:

Não gastar mais do que ganha;
Conhecer o limite de endividamento que a empresa pode assumir;
Realizar pagamentos em dia, evitando multas e juros;
Fazer o controle detalhado de tudo o que é gasto com uma ferramenta de controle financeiro.

Contas a receber

Neste caso, a empresa deve registrar todo o dinheiro recebido, como o das vendas de produtos ou serviços. Então, para a saúde financeira do negócio, é importante que as contas a receber sejam sempre maiores do que as contas a pagar.

Como otimizar o controle das contas a pagar e a receber

O controle das contas a pagar e a receber é uma condição básica dentro da gestão financeira do negócio. Assim, esse processo pode parecer simples, mas é a causa da desestabilização de muitas empresas.

Desse modo, os principais motivos são falta de exatidão no monitoramento, assim como erros humanos em caso da não utilização de um ERP. Mas, apenas com esse processo bem estruturado é possível definir a real situação da empresa, trazendo oportunidades de melhoria, redução de custos e investimentos para aumentar o faturamento do negócio.

Agora, vamos aos 10 passos mais importantes para a sua empresa otimizar o controle de contas a pagar e a receber.

Organizar as contas
Registrar todas as movimentações da empresa
Acompanhar o fluxo de caixa
Prever gastos fixos e variáveis
Fazer o controle do recebimento de vendas
Fazer a conciliação de cartões
Cuidado com a inadimplência
Estimular vendas à vista
Renegociar quando necessário
Investir em um ERP

1. Organize as contas

É impossível gerir uma empresa adequadamente sem a organização de tudo o que precisa ser pago e o que será recebido. Isso porque os valores e as datas de pagamento e recebimento influenciam diretamente o fluxo de caixa do negócio. Esta é uma premissa básica de planejamento e controle financeiro de uma empresa.

2. Registre todas as movimentações da empresa

Toda e qualquer movimentação financeira deve ser registrada, até mesmo para garantir a segurança e o cumprimento das regras e controles de governança corporativa. Portanto, esse passo é a base de funcionamento de todas as engrenagens da empresa, tais como:

Controle do estoque;
Fluxo de caixa;
Produtividade e retorno da área de vendas;
Organização de pedidos, entregas e compras;
Produtos mais vendidos.

Isso significa que o registro de todas as movimentações afeta o nível de integração das diferentes áreas da sua empresa. Então, quanto maior a integração, maior o controle e melhores os resultados. Além do alto nível de detalhamento desta etapa, é preciso também garantir a centralização e a precisão dos dados, que devem sempre estar corretos.

Até porque não faz sentido trabalhar com informações imprecisas. Agora, já pensou nos riscos de fazer tudo isso manualmente? Assim, para que este controle seja efetivo, incluindo contas a pagar e a receber, é importante considerar a automatização dos processos de gestão da empresa.

3. Acompanhe o fluxo de caixa

Gerenciar adequadamente o fluxo de caixa é fundamental em qualquer negócio. Dessa forma, muitas vezes, gestores estabelecem intervalos de verificação longos demais, abrindo brechas para a desorganização financeira do negócio.

Além disso, este controle demanda um tempo precioso e, se feito manualmente, pode ser ineficiente. Contudo, um sistema ERP irá fazer este processo de forma automática e em tempo real, sem a necessidade de parar todas as outras atividades da empresa.

4. Prever gastos fixos e variáveis

Os custos operacionais precisam ser bem estimados, assim como as datas previstas de pagamento e variações por período. Com isso vem vista, as contas fixas são mais fáceis de serem previstas, pois incluem os gastos mensais como luz, água e telefone, aluguel, salários e encargos. Todavia, os custos variáveis precisam de uma análise mais cuidadosa, mas devem ser sempre considerados, como eventuais manutenções e trocas de equipamentos.

5. Controle do recebimento de vendas

Boa parte das vendas são realizadas a prazo, e é imprescindível saber com exatidão quando cada um dos pagamentos será recebido. Dessa maneira, os valores lançados devem ser baseados nas vendas realizadas, não em previsões.

6. Conciliação de cartões

A conciliação de cartões é um processo importante para a verificação correta de todos os valores que a sua empresa recebe. Mas esse processo pode se tornar muito trabalhoso se você ainda não faz isso de forma automatizada. Por isso, lembre-se que muitas vendas – talvez a maioria – são feitas em cartão hoje em dia.

7. Cuidado com a inadimplência

A gestão de contas a receber deve ser eficaz na hora de lidar com a inadimplência. Por isso, aumente as chances de recebimento ao oferecer bons acordos, sem que o cliente se sinta constrangido. Também, mantenha a lista de clientes inadimplentes atualizada e não deixe de cobrar adequadamente.

8. Estimule vendas à vista

Ofereça vantagens para pagamentos à vista, com 5 ou 10% de desconto. Esta é uma forma de evitar a inadimplência, garantir um bom fluxo de entradas e atrair mais clientes.

9. Renegocie sempre que necessário

Não espere para renegociar uma dívida com o banco ou fornecedores. Isso porque quanto mais tempo você esperar, mais juros irá pagar. Desse modo, renegocie novos prazos e demonstre vontade em resolver a situação.

10. Invista em um ERP

Agora, imagine realizar o controle de contas a pagar e a receber e todos os outros passos destacados acima de forma manual. Este, com certeza, não parece um bom cenário. Também, outra situação que pode complicar a gestão financeira da empresa é a utilização de um ERP que não contemple as funcionalidades de que seu negócio precisa.

Assim, os módulos contas a pagar e contas a receber do Adaptive Business incluem as funcionalidades de renegociar títulos, autorizar pagamentos e fazer a liquidação ou o cancelamento em lote, apenas para citar algumas delas. Dessa forma, o trabalho do setor financeiro se torna ágil, produtivo e sem erros.

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