A metodologia GTD, ou Getting Things Done, foi criada para trazer mais organização e produtividade para qualquer planejamento, inclusive de empresas. Neste post, vamos te explicar tudo sobre esse conceito e como usá-lo na prática.
No dia a dia dos negócios, os resultados são muito mais visíveis e valorizados do que o esforço, certo? Na maioria das vezes, pouco adianta muito trabalho e pouca realização. Afinal, as empresas buscam resultados práticos.
Por isso, produtividade é uma das qualidades mais buscadas no mercado de trabalho. O mercado procura pessoas e equipes que realizam suas tarefas da melhor maneira possível.
Mas sabemos que a tal da produtividade exige organização, planejamento e… ação! Por isso, surgem metodologias como a GTD. Ela é um passo a passo simples e visual para auxiliar a finalização das tarefas programadas para aquele dia.
Conheça a seguir mais detalhes sobre a GTD, como esse método funciona e como você pode aplicá-lo na sua empresa.
O que é a metodologia GTD?
A metodologia GTD foi criada por David Allen, um dos mais influentes estudiosos da produtividade, e é utilizada em grandes empresas no mundo todo.
Basicamente, ela consiste numa forma de criar uma lista de afazeres visual com um cronograma de realização, como uma forma de se concentrar na execução de tarefas, em vez de apenas se preocupar com elas.
A metodologia GTD consiste em 5 passos:
- Capturar: este é o momento de registrar todas as ideias e tarefas a serem realizadas no dia, seja por uma pessoa ou por uma equipe. Utilizar uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas ou até mesmo uma planilha bem elaborada são recursos importantes.
- Esclarecer: depois, a metodologia sugere que essas informações sejam analisadas e classificadas entre aquelas que demandam ação em ordem de prioridade, e aquelas que podem ser adiadas, ou que não exigem algum tipo de execução.
- Organizar: em seguida, é preciso organizar as tarefas seguindo a ordem de prioridade e adicionar prazos de execução. Ao fazer esse planejamento para priorizar as demandas, considere qual delas gera mais valor para o negócio.
- Refletir: nesta etapa, é preciso revisar todo o sistema organizado para ter certeza que tudo foi contemplado e se as prioridades estão corretas, ou seja, que realmente são importantes e pedem realização imediata. Esta revisão deve acontecer com frequência, conforme a execução das tarefas. As prioridades podem mudar e você pode remanejá-las, se necessário. Caso o planejamento saia dos trilhos, essa parte da metodologia garante que as situações estejam mais sob controle.
- Engajar: é a hora de começar a trabalhar. É importante realizar uma tarefa até o fim, conforme o cronograma, sem deixar para depois. Considere o senso de prioridade, sabendo que o que está sendo executado é o mais importante a ser feito naquele momento, deixando qualquer outra demanda de lado com mais tranquilidade, de acordo com o planejamento.
Leia também: Microgerenciamento: o que é e quais os riscos para sua empresa
Como colocar em prática a metodologia GTD? + Infográfico!
Primeiro, é importante não desistir da metodologia GTD caso ela não funcione como o esperado no primeiro momento.
É preciso testar, praticar e se habituar, com disciplina e dedicação para, então, seguir com mais fluidez.
Dê suporte para os seus funcionários e para as equipes para manterem todos os cinco passos em pleno funcionamento. Não adianta fazer o passo 1 e deixar os outros de lado.
Faça encontros frequentes para relembrar a todos sobre como a metodologia GTD funciona e quais passos precisam de maior atenção. Reforce que é um esforço para aumentar a produtividade e aliviar o nível de estresse dos profissionais com a multiplicidade de tarefas do dia a dia.
Projetos inteiros podem ser fundamentados na metodologia GTD, que pode ser adaptada conforme o nível de complexidade da tarefa e envolvimento de um maior número de pessoas e setores diferentes.
Isso acontece porque, em resumo, a metodologia GTD nada mais é do que a criação de um fluxograma de trabalho.
Ferramentas de tecnologia ajudam bastante e devem ser utilizadas para facilitar o trabalho. Como já dissemos, uma plataforma de gerenciamento de projetos em listas ou até mesmo uma planilha são um bom começo.
Um software inteligente de gestão também traz informações importantes no momento de priorizar as tarefas, já que centraliza dados e atividades, dando uma visão geral dos negócios da empresa.
Agora, confira o infográfico para compreender como funciona a metodologia GTD na prática.
Gostou do conteúdo? Este é mais um de diversos posts que preparamos para você fazer a melhor gestão do seu negócio. Nos acompanhe no Facebook, Instagram, Linkedin ou Youtube para mais informações!
