Realizar um planejamento financeiro é importante para todas as empresas, sejam grandes ou pequenas. Mas, quando falamos de planejamento financeiro para pequenas empresas, o que muda é a complexidade do plano. No fim das contas, para ter sucesso é preciso ter metas e objetivos.
Quem pensa que empresas grandes correm mais riscos está enganado, quanto menor o capital da empresa, ou seja, seu investimento inicial, maior é o risco.
Por que é assim? Simplesmente porque o risco faz parte do empreendedorismo, é o chamado risco do negócio. E quanto menor a capacidade financeira de investimento, o risco é maior, pois não há margem para muitos erros. Além disso, a pequena empresa normalmente está mais propensa às adversidades.
Para ela, não é suficiente apenas ter novas ideias ou produtos inovadores, para se ter êxito é preciso fazer um bom planejamento financeiro. Sem ele não é possível pôr em prática qualquer inovação, pois tudo depende de quanto dinheiro vai estar disponível ou se será preciso um novo investidor, por exemplo. Parece óbvio, mas muita gente esquece disso.
Como fazer o planejamento financeiro para pequenas empresas?
Não é preciso contratar um profissional especificamente para fazer o planejamento financeiro, você mesmo pode fazê-lo com algumas dicas que vamos dar esse artigo.
1. Faça uma análise da situação financeira atual da sua empresa
Para saber como está a saúde financeira da sua empresa é necessário fazer o balanço patrimonial, mas atenção: não se atente apenas às vendas e receitas. Procure saber quais os bens que a empresa possui, ou seja, seus ativos. Quando falamos em bens, queremos dizer recursos financeiros diretos ou indiretos, como o seu patrimônio líquido: dinheiro disponível na conta bancária da empresa, máquinas e equipamentos, estoque, entre outros bens que podem ser convertidos em dinheiro.
Depois, analise seus passivos, como por exemplo, o aluguel, as dívidas e os impostos. Resumindo, os passivos têm origem nas despesas. Por isso muita gente diz que ativos são investimentos e passivos são custos.
Com as informações sobre os ativos e passivos, você saberá qual é o balanço patrimonial da empresa.
Depois do balanço feito você pode começar a fazer o planejamento financeiro e iniciar o registro de todas as transações que ocorrem diariamente na empresa.
2. Registre sempre
Mas nada de lápis e caderneta, sem tecnologia é praticamente impossível registrar e analisar todas as operações da empresa.
Planilhas de Excel também são limitadas, imagine a quantidade de planilhas você precisaria criar para controlar todas as etapas do negócio? Desde compras, contatos com clientes, contas a pagar, receber etc. Fazer o registro manual toma muito tempo e é mais suscetível a erros, portanto invista em um sistema de gestão.
Pense na aquisição do software de gestão como investimento e não custo, pois o ganho em automatizar a empresa é muito grande e há economia de tempo e recursos.
Com o sistema implantado você perceberá que terá menos desperdícios na empresa, economia de tempo para registrar as vendas e receitas, e até poderá realocar funcionários para trabalharem em operações mais importantes para o seu negócio.
O planejamento financeiro para pequenas empresas exige controle do estoque, ou seja, todas as entradas e saídas, sem isso não há como fazer corretamente esse plano.
3. Faça projeções
Depois de olhar para o presente, que tal pensar no futuro? Mesmo com as incertezas e o desconhecido é necessário sonhar. Pense: o que você quer para sua empresa daqui uns anos? O que esperar do futuro?
Se você fizer projeções coerentes, você vai perceber que dará um novo sentido à palavra sonho, pois projeções realistas nos ajudam a concretizá-lo.
Ao realizar projeções, você deve levar em conta alguns percalços, como as sazonalidades por exemplo. Temos que lembrar que todo negócio tem sazonalidades e essas variações de alta e baixa devem ser levadas em conta.
Se você possui uma sorveteria, tem mais vendas no verão, se é uma cafeteria, vende mais no inverno, se é uma agência de turismo, tem alta de vendas na época de férias escolares. Esses são alguns exemplos de sazonalidade.
Por isso, é importante estudar o negócio e planejar como você vai lidar com épocas de poucas vendas ou de instabilidade econômica. O planejamento auxilia sua empresa a se preparar para mudanças, como por exemplo para a substituição de fornecedores. Esses cenários que você projetou vão ajudar a sua empresa a passar por momentos de crises e crescer mesmo em épocas de grandes adversidades.
Para que as coisas funcionem da melhor forma possível é preciso planejar!
4. Invista em planejamentos realistas
Depois de criar vários cenários, inclusive as projeções para tempos difíceis, é hora de fazer o planejamento financeiro.
Esse plano pode ser realizado anualmente, semestralmente ou trimestralmente. O prazo pode variar muito de empresa para empresa, se sua atividade é muito complexa vale a pena fazer planejamentos mais curtos.
Resumindo, se seu volume de entradas, saídas e estoque é complexo, ou se seu serviço tem muitas variáveis diferentes é preciso planejar no mínimo trimestralmente. Dessa forma é possível minimizar erros.
5. Procure atingir objetivos e metas
Objetivos são marcos importantes que sua empresa quer alcançar. O objetivo deve ser realista e compatível com a capacidade da empresa. Já as metas são necessárias para que se possa atingir o objetivo.
Na prática funciona assim: se sua empresa comercializa óculos de sol e seu objetivo é dobrar o faturamento em um ano, você coloca algumas metas mensais. Por exemplo, em janeiro você deseja vender o dobro de óculos; em fevereiro você vai dar treinamento para os vendedores melhorarem o desempenho, tanto no entendimento do produto como também para saber lidar melhor com os clientes etc.
Para atingir as metas é preciso medir tudo. Por exemplo, é necessário saber quantos óculos a mais você precisa vender por mês, projetar o quanto um treinamento vai ajudar os vendedores a aumentarem suas vendas… Pense, se atualmente um vendedor vende 50 óculos para fechar suas metas por mês e se você quer dobrar o faturamento, ele vai precisar vender 100 óculos de sol, melhorar o desempenho e você atingir as metas pretendidas para a empresa.
6. Faça o orçamento
Os objetivos e metas que traçamos para o negócio devem corresponder a um orçamento.
Quando falamos que o planejamento começa pelo balanço patrimonial é porque as metas, objetivos e crescimento da organização estão ligados ao quanto você pode investir anualmente. Sem um orçamento bem produzido não é possível avançar.
Qualquer ação deve estar prevista no orçamento. Caso não esteja, o empresário deve se perguntar: o meu orçamento me permite fazer isso? Estes objetivos, metas, projeções e planos cabem nesse orçamento? Se não encaixar, devo manter? Vale a pena o risco? Tem chance de dar certo? Quais são os benefícios? Eles são maiores que o risco?
Resumindo, tudo deve caber no orçamento, mas vale lembrar que ele pode ser alterado caso se tenha outras formas de adquirir crédito para a empresa, como investindo no mercado financeiro, por exemplo.
Ao elaborar o orçamento preste atenção aos detalhes de cada etapa de ação, analise e veja se é possível reduzir custos. É muito importante verificar se é possível reduzir custos durante a produção do orçamento.
7. Mantenha um cronograma
Toda as projeções, metas, objetivos e orçamentos estão ligados a um cronograma. Cada ação deve ter um prazo realista para ser cumprido.
(Freepik)
8. Precifique corretamente
Para calcular o preço de um produto, pense que o custo de produção é tudo que é necessário para transformar a matéria-prima no produto final. Já as despesas são os gastos indiretos, como aluguel, funcionários de limpeza, entre outros.
Existem fórmulas mais complexas para calcular o valor de venda de um produto ou serviço, mas para pequenas empresas você pode utilizar a fórmula a seguir:
Custos + despesas + lucro = preço
9. Monitore a margem de lucro
Observe se seu preço é equiparável ao de seu concorrente. Verifique se os serviços e produtos são idênticos e se ele cobra um valor mais baixo do que o seu. Se você for entrar na concorrência por preço, se o concorrente colocar o preço abaixo do que você comercializa, você vai ter que diminuir o seu preço também ou ainda oferecer outras vantagens sobre os produtos ou serviços que comercializa.
Outro ponto importante a se observar: se os valores que você recebe com a venda dos seus produtos ou serviços estão menores do que os valores do seu custo, significa que você está tendo prejuízo. Por outro lado, se você tem mais lucro que seus concorrentes, isso pode significar que seu preço é maior, o que pode levar você a ter menos vendas.
10. Reduza custos
Várias atividades descritas nesse artigo ajudam na redução de custos. O cronograma de atividades, por exemplo, reduz o retrabalho e evita gastos emergenciais.
Elaborar um orçamento financeiro também ajuda a economizar, pois se sabe com antecedência os custos ao longo do tempo evitando gastos desnecessários. Se houver gastos que não estavam no orçamento é porque ele não foi bem feito, sendo necessário rever.
Saber antecipadamente os custos ao longo dos meses ajuda a renegociar contratos, comprar matéria-prima com descontos, fazer promoções e ainda ajuda a reduzir os efeitos da sazonalidade.
Além disso, você pode fazer economia nos pequenos detalhes, como materiais de escritório, combustível, entre outros itens de consumo diário.
Agora que você já sabe como fazer um planejamento financeiro para pequenas empresas, é hora de pôr a mão na massa e deixar sua empresa preparada para o futuro.
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