O sistema ERP, Enterprise Resource Planning ou, em português, Planejamento de Recursos Corporativos é um software desenvolvido para otimizar os processos de uma companhia, com a finalidade de aumentar sua produtividade.
Sua atuação consiste em centralizar diversas informações pertinentes e garantir que o pessoal, devidamente autorizado, tenha acesso a elas em tempo real. Sua implementação também propicia a automação de processos e a integração de setores, o que faz dele uma das ferramentas mais importantes para gestores e suas equipes.
Devido aos benefícios auferidos pelo software ERP, empresas que fazem uso dele têm mais facilidade em se adaptar às demandas de seus clientes, prestando a eles serviços mais eficientes, o que lhes permite continuar crescendo no mercado.
Gostaria de gerir sua empresa de modo mais eficaz e aumentar suas taxas de retorno? Continue a leitura e descubra como um sistema ERP pode contribuir com esse objetivo.
Otimização do tempo e aumento de produtividade
É um fato que, boa parte das vezes, a burocracia é um verdadeiro entrave que atrasa processos e reduz de forma significativa a produtividade. O sistema ERP atua registrando, de forma confiável, informações em tempo real, o que elimina muitos procedimentos burocráticos, principalmente aqueles ligados ao preenchimento de relatórios, autorizações e registros.
O resultado da desburocratização é que colaboradores gastam menos tempo com procedimentos relacionados a ela e podem se dedicar a sua finalidade original, se tornando, assim, mais produtivos.
A integração de setores criada pelo sistema permite que os departamentos da companhia se comuniquem com maior facilidade e rapidez. Tal situação contribui para agilizar processos e, até mesmo, permite que erros e divergências sejam observados com antecedência, mitigando possíveis prejuízos.
Por fim, é válido ressaltar que, uma vez que toda a informação está centralizada no software, o acesso a ela se torna mais prático e intuitivo. A necessidade de vasculhar pastas de documentos é eliminada.
A própria prática de manter escritórios repletos de armários com arquivos deixa de ter sentido, pois toda a informação fica disponível em uma plataforma digital. Isso reduz os custos com espaço físico e papel.
Padronização de processos
Empresas que usam diversos softwares para gerir seus processos podem enfrentar dificuldades de comunicação, pois nem sempre a compatibilidade entre os sistemas é adequada. Um dos resultados desse problema é a divergência de informação, que pode ocasionar retrabalho e, até mesmo, o desperdício de materiais e recursos.
Isso ocorre porque sem a devida comunicação, dois ou mais setores podem cuidar de uma tarefa que já está sendo feita. Além disso, se departamentos diferentes, como estoque e vendas, não lidam com a mesma base de informações, é possível que mercadorias não disponíveis sejam vendidas ou que produtos sem demanda continue sendo adquiridos e armazenados.
Adotando um sistema ERP, a companhia passa a contar com uma única ferramenta para gerir todos os seus setores e processos. Essa padronização elimina as divergências de informações, seus efeitos nocivos para o caixa da empresa e sua produtividade.
Aumento da confiabilidade de informações
Como o software ERP trabalha com o registro e centralização de informações, é essencial que ele tenha métodos para garantir sua integridade e segurança. Nesse sentido, uma de suas funções mais interessante é a possibilidade de criar usuários com limites definidos para o acesso a informações.
Essa funcionalidade garante a comunicação ágil entre os setores da empresa, mas, ao mesmo tempo, protege os dados estratégicos, permitindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a eles. Desse modo, caso algum vazamento ocorra é mais fácil identificar sua fonte.
O avanço da inovação tecnológica e a evolução dos serviços de armazenamento em nuvem conferem complementos interessantes ao ERP. Ao armazenar os dados do sistema em nuvem, o gestor reduz os custos com servidores e TI. Além disso, ele passa a contar com os serviços de uma empresa especializada na tutela de arquivos, que tem sistemas avançados de backup.
Por fim é válido ressaltar que, além de garantir o acesso a informação em qualquer lugar, o armazenamento em nuvem pode ser ajustado de acordo com a necessidade da empresa, de modo que ela só pagará pelo armazenamento que de fato utilizar.
Implementação da automação de processos
O ERP torna possível que a automação de processos seja implementada, aumentando a agilidade dos processos e reduzindo os riscos de erros causados por terceiros. Por exemplo, quando um determinado produto chega no estoque, assim que a informação é inserida no sistema, ela é enviada ao setor de vendas, avisando que ele já está disponível para ser comercializado.
Outro exemplo que pode ser usado para ilustrá-la é em uma loja ou mercado. Sempre que um item passa pelo caixa, o sistema capta a informação por conta própria, gerando ordens para repor os produtos, conforme são vendidos. É possível também registrar automaticamente toda a entrada de dinheiro nos caixas para evitar futuras divergências.
Embasamento para tomada de decisões estratégicas
Durante a operação diária da empresa, o ERP registra diversos dados a respeito da realização de seus processos. O sistema analisa essa informação e a dispõe, de forma intuitiva, ao gestor por meio de uma plataforma digital.
Em posse desses dados, a gestão tem a possibilidade de verificar o andamento dos diversos procedimentos adotados e os pontos fortes e fracos, com a finalidade de aumentar sua eficiência. O próprio sistema gera diversos indicadores que tornam essa tarefa mais simples.
Tal situação propicia que a equipe de gestores tome suas decisões em períodos mais curtos de tempo e de forma mais assertiva, pois a confiabilidade das informações reduz drasticamente o risco de erros.
É válido ressaltar que, com o passar do tempo, os indicadores apontados pelo sistema se tornam cada vez mais precisos e confiáveis, pois a base de informação para embasá-los cresce continuamente.
Por fim, o acumulo de cada um dos benefícios fornecidos pelo software ERP reduz de forma significativa os gargalos de uma empresa e aumenta sua produtividade, o que tem um efeito óbvio sobre sua rentabilidade. Levando em consideração os dados que foram apresentados, é fácil compreender porque a ferramenta se tornou tão vital para gestores atualmente.
Depois de ler esse artigo, você está ciente sobre algumas das contribuições que o sistema ERP pode trazer para sua empresa. Mas, que tal compreender mais a fundo o modo como ele pode otimizar seu negócio? Continue a lendo e conheça todos os benefícios do sistema ERP!
