Para que uma empresa consiga manter os níveis de estoque sempre adequados é indispensável que haja uma gestão eficiente de todo o processo. Além disso, também é importante ter uma gestão de compras, que vai se basear em informações das áreas de estoque e financeira para determinar o momento certo de fazer um pedido e o volume da compra.

Falamos em gestão de compras alinhada ao estoque porque estamos nos referindo ao planejamento do ciclo de compras em conformidade com:

• O volume disponível em estoque;
• A previsão de quanto tempo falta para que o estoque se esgote;
• O tempo hábil de abastecimento desde o fornecedor;
• Os itens que possuem prioridade.

Para fazer essa gestão de compras alinhada ao estoque, também é necessário possuir um excelente controle sobre a área financeira, a fim de que o fluxo de caixa da empresa não fique no vermelho por um descuido.

No post de hoje, vamos dar algumas dicas sobre como efetuar essa gestão e a importância dos procedimentos, incluindo a implementação de um software ERP.

Como fazer a gestão de compras alinhada ao estoque?

Engana-se quem pensa que a gestão de compras se refere somente ao estoque de produtos que são revendidos pela empresa. A administração de compras inclui matéria-prima utilizada em processos de fabricação, produtos e materiais de uso interno, como os de escritório.

Para que essa gestão seja eficiente, é preciso determinar normas e procedimentos como:

• Rotinas de cotação;
• Seleção de fornecedores;
• Padrão de qualidade;
• Procedimentos para compras emergenciais.

É preciso manter um planejamento que consiga identificar:

• Quais itens devem ser comprados;
• Qual a quantidade de cada item;
• Com que frequência;
• Qual a forma de aquisição;
• O preço médio de cada item.

Além disso, são analisadas informações como:

• Quais mercadorias são mais vendidas;
• Quais materiais acabam mais rápido;
• Qual o volume ainda existente em estoque;
• Qual volume será necessário para atender a demanda;
• Quando efetuar a compra.

Fazendo esse planejamento, fica fácil controlar as demandas e saber exatamente o que comprar, quando, e em qual quantidade.

O principal objetivo da gestão de compras alinhada ao estoque é garantir o melhor aproveitamento do capital de giro, quantidade ideal no estoque (sem faltas, excessos ou perdas), o atendimento da demanda e a redução de custos.

A seguir, trouxemos algumas dicas de boas práticas a serem seguidas para melhorar a gestão de compras:

1) Atenção aos fornecedores

Os fornecedores devem ser selecionados seguindo um processo criterioso, visando atender às necessidades da empresa. Além disso, também entra neste ponto o relacionamento com os fornecedores, incluindo avaliações, renegociações, parcerias, entre outros.

2) Cuidando de requisições

Quando áreas internas da empresa solicitam materiais, produtos ou outros itens, a gestão de compras serve para determinar um procedimento padrão, com formulário a ser preenchido para solicitação de compras, onde consta, inclusive, um prazo para a realização do processo.

3) Fazendo cotações

É aconselhável fazer, no mínimo, 3 orçamentos para cada compra que se fizer necessária. O objetivo é obter o melhor custo-benefício em cada operação.

4) Acompanhamento de pedidos

É necessário acompanhar os pedidos que foram feitos aos fornecedores, especialmente no que diz respeito ao prazo de entrega. Entregas atrasadas devem ser antevistas e solucionadas o quanto antes.

5) Controle de pagamentos

Diz respeito ao controle de pagamentos de faturas emitidas pelos fornecedores. Este controle é importante para evitar problemas no fluxo de caixa e capital de giro.

6) Gestão de colaboradores

Os colaboradores que trabalham no setor de compras devem estar alinhados com as políticas de compras da empresa, a fim de realizar as melhores transações possíveis. Para isso, devem ser capacitados de acordo.

7) Resultados e melhorias

A etapa final é a elaboração de indicadores que permitam o acompanhamento de resultados, identificando falhas e suas possíveis causas. A partir desse acompanhamento, é seguido um fluxo de melhorias contínuas, consistindo em avaliação, identificação de problemas, implementação de soluções/mudanças e avaliação dos resultados.

A importância do fluxo de caixa

Para realizar compras, é usada uma parte do capital de giro da empresa, ou seja, parte do pagamento de uma compra vem do caixa da empresa. Uma gestão de compras eficiente é a única forma de garantir que esse procedimento não vai quebrar a empresa ou que as contas não ficarão no vermelho.

Se houver um valor muito alto a ser pago em um só dia, seja pela quantidade de faturas ou pelo valor alto de uma só, a empresa corre o risco de sofrer prejuízos devido à discrepância entre o que entra e o que sai.

Portanto, é imprescindível que haja uma gestão de compras alinhada ao setor financeiro para um fluxo de caixa mais preciso e confiável.

Leia também: Será que o processo de compras da sua empresa é o mais adequado? 

Software ERP: facilitador para a gestão de compras alinhada ao estoque

Não é segredo para ninguém que a tecnologia cada vez mais está presente nas organizações, ajudando a estruturar processos, rotinas e concluir tarefas. Podemos dizer que o investimento em um software ERP é fundamental para um controle mais eficaz de todas as rotinas da empresa.

Na gestão de compras alinhada ao estoque, o software ERP pode ajudar com relatórios e formulários que apresentam informações sobre a situação atual, cálculos de previsão de novas compras, cotação de preços automática, módulos para gestão de pedidos, além da facilidade de integração com outras ferramentas.

Através deste sistema, a gestão de compras se torna muito mais fluida, fácil e rápida, auxiliando muito na tomada de decisão e na finalização de pedidos, acompanhamento de necessidades e resultados.

Mas o software ERP é muito mais do que isso. Ele é capaz de otimizar rotinas e processos em todas as áreas da empresa, incluindo financeiro, frente de caixa, estoque, recursos humanos, vendas, entre outros.

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