Gestor nenhum quer ter prejuízo por fraudes no posto, que se pode, facilmente, evitar. Dessa forma, elencamos 4 erros de gestão que podem ocasionar fraudes no posto de combustível e levar a perdas financeiras significativas. 

Para exemplificar, trazemos o caso de um posto localizado no Mato Grosso do Sul que sofreu um rombo de R$ 130 mil reais. O evento se deu devido à má fé de dois funcionários que aproveitaram uma falha de comunicação entre a operadora de cartão e o sistema da empresa.

Dessa forma, durante nove meses, eles passavam cartões de crédito ou débito, mas cancelavam a operação imediatamente. Assim, a operadora do cartão registrava a compra, mas a considerava como cancelada. Logo, o problema é que a transação não se consolidava no sistema interno do posto. Portanto, para a empresa, essas compras nunca existiram. 

Mitigar de vez esses problemas é difícil, pois não somos responsáveis pelas ações dos outros. Todavia podemos agir para que seja fácil identificá-las quando ocorrerem.

Como um sistema ajuda a evitar erros de gestão e fraudes no posto

Um software de gestão em nuvem é essencial para identificar fraudas e evitar erros de gestão. Além disso, controla as vendas e organiza a rotina da sua empresa. Também, um sistema ERP otimiza processos, faz a gestão do estoque dos produtos combustíveis e não combustíveis e auxilia na gestão financeira como um todo.

Fraudes no posto: como perder dinheiro com 4 erros de gestão

A seguir, elencamos os erros que gestores cometem. Dessa forma, é preciso ter a noção de que falhas podem trazer sérios prejuízos à empresa. Conforme o caso do exemplo, contratempos, na prática, resultaram no prejuízo de 130 mil reais.

1. Não realizar o fechamento automático de caixa

O fechamento de caixa é um processo importante na rotina de qualquer negócio. Assim, ao realizá-lo de maneira inadequada, prejuízos como o que citamos podem acontecer frequentemente. 

Dentre as suas capacidades, um sistema de gestão cumpre a função de promover um fechamento de caixa adequado. Portanto, a atividade ocorre sem problemas tanto para o funcionário responsável quanto para o gestor do estabelecimento.

No ato, o ERP analisa todas as movimentações financeiras que ocorreram ao longo do dia. Assim, confere o fluxo de venda, o status do estoque, bem como as entradas e saídas, tudo de forma automática. Logo, o nosso sistema de gestão, o Petros, compila essas informações em relatórios gerenciais, como o “Demonstrativo Diário de Vendas” e o “Fechamento Administrativo Diário”.

Dessa forma, o gestor pode ter acesso a eles a qualquer momento, de qualquer lugar. Portanto, caso alguma haja alguma divergência, o caixa não se confirma e se mantém aberto até que se identifique e se resolva o problema. 

2. Não “amarrar” a venda ao recebimento dos cartões

No caso citado, os frentistas utilizavam POS para realizar as vendas e as cancelavam antes de as informações chegarem ao sistema de gestão. Logo, como a empresa não tinha o registro dessas vendas e as operadoras as tinham como canceladas, o dinheiro era facilmente embolsado pelo colaborador.

Desse modo, é fácil evitar tais fraudes quando se usa tecnologia capaz de conectar diretamente sistema de gestão empresarial e operadora de cartão no ato da venda. Como isso é possível? Por meio de um canal móvel de vendas on-line.

O PDV Mobile é uma funcionalidade do Petros. Essa solução da Adaptive é ideal para postos de combustíveis. Assim, é um frente de caixa que se pode utilizar em dispositivos móveis.

Todo o processo de venda pode ser realizado por meio dessa ferramenta, desde o pagamento por parte do cliente à emissão do cupom fiscal. Tudo isso sem sequer haver a necessidade do contato do motorista com o frentista.

As vendas realizadas por cartões são automaticamente registradas no sistema, tornando possível a identificação e a conciliação dessas vendas. Dessa forma, mesmo se o frentista cancelar a venda, esse cancelamento será registrado no sistema, o que impossibilita qualquer risco de fraudes no posto.

Não fazer a conciliação de vendas em cartão

A conciliação de vendas em cartão é um processo extremamente necessário, pois só a partir dela será possível conferir se a empresa realmente recebeu por todas as vendas realizadas via cartão de crédito ou débito.

O Petros conta com um módulo próprio para conciliação de vendas em cartão. Por meio dele, é possível identificar se todas as vendas realizadas na pista foram confirmadas pelas operadoras de cartão (Elo, Stone, GetNet, etc.). Seguindo o processo, garante-se também que os valores repassados pela operadora, já com as deduções das tarifas, condizem com os recebidos nas contas bancárias.

O gestor é sinalizado caso haja alguma divergência, pois, nesse processo de vendas em cartão, é bastante comum que as informações não sejam transmitidas do ERP da empresa para a operadora, bem como da operadora para o banco, por conta de falhas sistêmicas. 

Não controlar o estoque rotineiramente

Controlar os pagamentos não é a única necessidade dos gestores para evitar fraudes no posto. É preciso também fazer a gestão de estoque do posto tanto de produtos combustíveis quanto não combustíveis para certificar-se de que não está havendo desvios, sejam internos ou externos.

Quando esse processo não existe ou é falho, você pode sofrer com perdas de mercadorias, extravio ou deterioração, sem saber que tudo isso está acontecendo. 

Muitos gestores confiam em planilhas, mas, à medida que o negócio vai evoluindo, elas não são capazes de suportar o crescimento na quantidade de produtos e no aumento do fluxo de entradas e saídas.

Por isso, a contratação de um software de gestão é mais que necessário, é urgente. Com ele, o gestor consegue monitorar todo o estoque de produtos combustíveis e não combustíveis em tempo real, acompanhando o que sai e o que entra, em termos de quantidade e sazonalidade.

A entrada dos produtos se torna mais fácil também por meio da otimização do cadastro. Mais adiante, isso evitará erros na hora de realizar o inventário e entregá-lo ao coletor de dados.

Bônus: não ficar ciente de tudo que acontece no posto

O sonho de todo gestor é ter o negócio na palma da mão. Afinal, quem não quer ter uma sensação de segurança mesmo quando está longe da empresa?

Hoje essa sensação pode ser contemplada graças à tecnologia. Para de fato ajudar o gestor a ter mais segurança sobre o seu negócio, o sistema monitora todos os processos do posto 24 horas por dia e emite notificações automáticas e personalizadas via e-mail caso sejam identificadas possíveis inconsistências.

Essas possíveis falhas operacionais são registradas em relatórios que contém as principais informações sobre vendas, movimentações de estoque, faturamento, entre outros processos.

De posse desses relatórios, o gestor fica ciente de tudo que se passa no posto, podendo identificar possíveis gargalos e movimentos estranhos. Tão logo problemas são identificados, é possível agir de forma ágil e assertiva. 

É importante ressaltar que apesar de a tecnologia ser uma aliada muito poderosa para evitar problemas como esse, ela só é totalmente efetiva com uma boa gestão. 

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