Imagine a seguinte situação: o cliente chega ao seu posto e pede para abastecer com etanol, mas o combustível está em falta. O cliente, portanto, vai ao posto mais próximo. Ele retorna outro dia e acontece a mesma coisa. Isso seria evitado se houvesse uma gestão de estoque de combustíveis eficiente.

Qualquer empresa que lida com venda de produtos precisa ter esse processo muito bem definido para evitar ficar desabastecida, perder clientes e, consequentemente, prejudicar a sua lucratividade.

Neste artigo, você vai entender como a gestão de estoque é importante e o que pode ser feito para que ela não tenha furos.

O que é a gestão de estoque de combustíveis

A gestão de estoque de combustíveis diz respeito ao equilíbrio nas compras dos produtos e o controle sobre o armazenamento, bem como das entradas e saídas.

Essa gestão, quando bem construída, deve se valer de três elementos essenciais a qualquer empresa: giro de estoque, cobertura de estoque e nível de serviço.

O giro de estoque é um indicador que vai manter o capital de giro da sua empresa, ou seja, é preciso ter bem definida a quantidade de combustível para o giro a fim de que você não fique no prejuízo.

Já a cobertura do estoque diz respeito ao quanto se tem para cobrir vendas futuras em caso de não reabastecimento. Dessa forma, nem seu posto nem seus clientes ficam desassistidos.

Por sua vez, o nível de serviço do cliente aponta o quanto a empresa pode ter deixado de receber por conta de um possível desabastecimento. Dessa forma, é possível identificar os gargalos no fornecimento dos combustíveis faltosos e pensar em melhorias futuras.

Feito isso, sua empresa sabe exatamente a quantidade que tem dentro dos tanques de combustíveis, tem controle sobre o que entra e sai e, como consequência, pode negociar preços melhores, otimizar o relacionamento com fornecedores e promover a fidelização dos clientes.

Como fazer uma gestão de estoque de combustíveis assertiva

Só prestar atenção aos três elementos citados anteriormente não é suficiente. É preciso construir toda uma jornada consistente e efetiva que culmine em uma gestão de estoque de combustíveis eficiente.

Defina bem quando reabastecer seus tanques

Uma das premissas da gestão de estoque é não ter produtos estocados em alta quantidade, que possibilite a perda, nem em baixa, que gere falta para os clientes.

Por isso, você precisa estudar bem o comportamento de vendas dos produtos combustíveis para saber o momento ideal de fazer um novo abastecimento.

É obrigatório, mas nem todos postos têm o Medidor Volumétrico de Combustível (MVC) instalados. Com esse equipamento é possível definir um limite mínimo para cada tanque e receber um aviso quando o combustível atingir esse nível.Para postos cujo tanque suporta até 30 mil litros, ao atingir 10% da capacidade, já se torna viável preenchê-lo.

No entanto, se o posto tem um alto fluxo de vendas, 10% já é um valor crítico, pois logo tende a acabar.

Portanto, é preciso ter em mente que o porte do seu estabelecimento, a quantidade de vendas realizadas por dia e o tamanho do tanque são o que define quando você precisará repor o estoque de combustíveis.

Acompanhe de perto a oferta e a demanda

Entender o fluxo de saída dos produtos combustíveis do seu posto é muito importante para definir as ações a serem tomadas para a gestão do estoque.

O gestor precisa, portanto, acompanhar de perto o comportamento das vendas realizadas na pista para tomar as decisões corretas na hora de repor o estoque.

Muitas informações são extremamente relevantes nesse processo, como tipo de combustível mais vendido, horários de pico, litragem média por abastecimento, tempo que o combustível fica estocado no tanque.

Por exemplo, não adianta você abastecer seus tanques em um período que historicamente tem pouco movimento, pois estará perdendo dinheiro, uma vez que não haverá saída suficiente para arcar com os custos e se parado no tanque por muito tempo, há o corre o risco de afetar a qualidade do combustível.

Confira todos os componentes de armazenagem

Todos os componentes que fazem parte da instalação de armazenamento dos combustíveis também são fundamentais nesse controle do estoque.

Isso porque, se algum componente estiver danificado, pode oferecer riscos à qualidade do combustível, bem como vazamentos. Ou seja, além de o posto ter despesas extras com reparos, tem prejuízo por não estar vendendo.

Rotinas simples, como a verificação da localização do tubo pescador e a busca por água no combustível por meio da medição eletrônica, fazem a diferença na hora da gestão eficiente.

Utilizar um Medidor Volumétrico de Combustível (MVC) integrado ao seu sistema de gestão ajuda na detecção de possíveis vazamentos, como também na elaboração de relatórios gerenciais que passam informações precisas sobre entradas e saídas dos produtos.

Escolha bem os fornecedores

Escolher a melhor opção e realizar a gestão dos fornecedores também são fatores que influenciam na gestão de estoque de combustíveis.

Ela se refere à otimização dos processos e do relacionamento com os distribuidores dos combustíveis. Logo, se essa relação é bem construída, gargalos comuns aos postos são evitados ou facilmente superados.

Entre esses gargalos, podemos citar o atendimento ineficiente, o que pode levar ao desabastecimento e falhas na reposição; encarecimento do frete e entraves na negociação.

Quando o distribuidor está do seu lado, você pode inclusive negociar preços mais interessantes para o seu posto, principalmente aqueles que operam por bandeira branca. Dessa forma, o valor que vai para a bomba fica mais atrativo para o cliente.

No dia a dia, além de ser potencialmente saudável para o caixa da empresa, pode se tornar um diferencial competitivo.

Utilize ferramentas próprias para esse fim

Claro que tomar decisões com base no achismo nunca foi a melhor opção. Para chegar nelas, você pode utilizar algumas ferramentas comuns no mercado que dão informações claras e precisas.

Entre elas, podemos citar:

• Prazo Médio de Estocagem: trata-se do tempo médio que os estoques permanecem ativos na empresa. Seu valor é calculado a partir de uma razão entre o valor do estoque médio do produto em questão e o custo médio de cada produto.
• Estoque de segurança: é a quantidade mínima do produto suficiente para atender à clientela em caso de atraso no abastecimento.
• Curva ABC: é um processo que classifica os produtos em estoque conforme faturamento e identifica a percentagem de faturamento de cada um em relação ao faturamento total. Com essa informação, você identifica qual item está a mais tempo estocado, portanto, necessita de maior atenção. 
• Lote Econômico de Compra: esse indicador mostra a quantidade ideal a ser comprada, ou seja, aquela que reduz os custos totais (custo pedido somado ao da estocagem). Seu resultado tende a ser mais assertivo em um ambiente perfeito, com preços sem desconto, alta demanda, abastecimento rápido e sem problemas estruturais.

A gestão de estoque de combustíveis é bastante importante pois, quando feita da maneira adequada, pode otimizar muitos processos do posto e trazer bons resultados.

O gestor, portanto, precisa ter mais atenção a esse processo, muitas vezes renegado ou delegado a funcionários que não fazem com o devido cuidado. 

E se você quer saber também como fazer o estoque de produtos não-combustíveis no posto, é só clicar aqui e conferir nosso blogpost sobre o tema!