Você, gestor, já se viu pego nesse grande dilema: “preciso mudar de sistema, mas tenho medo de impactar negativamente meu negócio”? Se sim, fique tranquilo, pois esse pensamento não é incomum no mundo corporativo. Hoje, vamos falar com você sobre o processo de implantação de sistema da Adaptive.

Mudar o software de gestão é realmente um trabalho oneroso, que envolve muito compromisso não só da empresa que você contratou, mas também dos funcionários da sua empresa. 

Por que existe esse medo de mudar de sistema?

Gestores têm medo de mudar de ERP por não saberem como será o depois da implantação do sistema, ou porque sairão da zona de conforto e se jogarão no novo.

Além disso, o processo de implantação de sistema pode levar semanas. Enquanto isso, os funcionários da empresa precisam se envolver nesse processo.

Vale citar também a falta de confiança quanto à seguridade das informações, afinal falamos de dados bancários, fiscais, pessoais que estão migrando de um ERP para o outro, durante a implantação de sistema. Assim, caso algo dê errado, pode haver muitos prejuízos para os gestores. 

No entanto, o processo se torna muito mais fácil e seguro quando as empresas se comunicam e clareza nas etapas. 

Conheça o processo de implantação de sistema da Adaptive e deixe de se preocupar

Mudar de software não é uma tarefa que se executa da noite para o dia. Isso porque exige muita atenção e paciência. Também, a equipe precisa se engajar e se comprometer junto à empresa desenvolvedora, para que haja sucesso na implantação de sistema. 

Todo esse processo se realiza com base em um planejamento consistente. A seguir, vamos explicar o passo a passo do processo de implantação de sistema da Adaptive.

Reunião de kick-off

A reunião de kick off é a primeira etapa pela qual a empresa contratante se submete após fechar o contrato de serviço com o time Comercial. Nesse momento, o colaborador Adaptive apresenta todo o processo de implantação de sistema e as suas etapas. 

Assim, se estabelece prazos, esclarece dúvidas, verifica os módulos contratados e, bastante importante, se apresenta aos funcionários da empresa que vão participar da implantação de sistema.

Nessa etapa, se alinha as expectativas da empresa, visto que podem solicitar entregas não realizáveis no curto prazo ou que não se contemplam no contrato. Então, essa conversa é bastante importante para que não haja desentendimentos entre as partes.

Elaboração do diagnóstico

O implantador Adaptive analisa a infraestrutura já existente no servidor da empresa para verificar se ele apresenta os requisitos mínimos para receber o Adaptive Business. Por exemplo, se os computadores que utilizam na empresa têm a configuração necessária para suportar o sistema, se precisam de formatação, se utilizam o sistema operacional adequado (Windows 10), entre outros pontos relacionados ao hardware. 

Após essa análise, ele elabora um relatório. Assim, se pontua os ajustes necessários que a empresa deve realizar para que a implantação de sistema siga em frente.

 Coleta de dados

Nessa fase, se coleta todas as informações que serão parametrizadas e exportadas para o sistema Adaptive Business.

Essa coleta é feita  por meio de planilhas com os dados dos clientes – contas bancárias, itens, funcionários, informações fiscais, planos de contas, saldo de de estoque, entre outras. Também é necessário o compartilhar informações sobre fornecedores. 

Esse momento é de total responsabilidade do cliente. Portanto, quanto mais rápido ele entregar todas as planilhas, mais rápida a implantação de sistema se finaliza.

A partir das informações do cliente, já é possível montar um cronograma de implantação do projeto e definir uma previsão de prazo para finalizá-lo.

Deve-se registrar essas informações na Declaração do Escopo do Projeto, um documento com todas as informações referentes à implantação de sistema, que o cliente assina. 

Além disso, a empresa também precisa matricular os funcionários que deverão participar dos treinamentos gratuitos de usabilidade do Adaptive Business. Afinal, após mudar de sistema, uma nova realidade chegará a essas pessoas.

Os treinamentos se realizados remotamente, e cada setor só participa das aulas que correspondem à sua área de atuação.

Por exemplo, os funcionários do setor financeiro deverão participar apenas dos cursos sobre conciliação de cartões, geração de notas fiscais, acompanhamento de fluxo de caixa, entre outros.

Parametrização 

Após preencher as planilhas pelo cliente, o implantador já parametriza todos os dados informados e realiza a importação do saldo de estoque de todos os itens, que pode acontecer antes ou no dia da virada de sistema.

A celeridade na virada das informações de estoque é importante para que não haja nenhuma divergência entre o que estava no sistema antigo, no sistema novo e o que realmente existe no estoque. 

Start up

Start up é a virada de sistema dentro da empresa. Para que isso ocorra da melhor forma possível, é muito importante que todas as rotinas financeiras e fiscais estejam em dia. Assim, não há perda de foco na hora de realizar a implantação.

Além disso, uma pessoa da empresa contratante deve estar disponível para acompanhar todo o processo de virada. 

Por sua vez, o implantador da Adaptive será responsável por abrir ordens de serviços (OS’s). Nestas se relatam as percepções que se obtêm ao longo desse primeiro dia de contato com a plataforma, como dificuldades percebidas, situações adversas, pontos de atenção.

Gera-se e compartilha essas OSs via ferramenta Bitrix, que, além de gerar relatórios e permitir acompanhar tarefas, também permite a comunicação entre ambas as empresas. 

Capacitação

Feita a virada, é a hora de capacitar os funcionários, tanto os que trabalham na pista quanto os da retaguarda, isto é, os que atuam no escritório.

O treinamento de pista é realizado nos dois primeiros dias após a virada.

A partir do terceiro dia, é a vez de começar o treinamento com os colaboradores responsáveis pelas rotinas básicas, como emissão de LMC, fechamento de caixa, conciliação bancária, construção de relatórios. Essa etapa pode durar até cinco dias.

O tempo de treinamento pode aumentar a depender da quantidade de módulos adicionais, como integração contábil, conciliação de cartão e TEF.

O próprio analista de implantação é quem ministra os treinamentos presencial ou remotamente (lembrando que em tempos de pandemia nossas implantações estão sendo realizadas de forma preferencialmente de forma remota).

 Pós-implantação

Após a semana de acompanhamento, é iniciada a fase de pós-implantação, que deve durar até 30 dias ou até o fechamento financeiro com as obrigações fiscais do cliente.

Na primeira semana, o  implantador acompanha toda a rotina da empresa por meio de um checklist. Por exemplo, “o fechamento de caixa foi feito corretamente?”, “O LMC foi gerado corretamente?”, “Os valores dos cartões também estão sendo lançados?”.

Na segunda semana de pós-implantação, ele revisita os pontos listados na semana 1 e adiciona outros tópicos a averiguar, como controle das despesas, liquidação de títulos, conciliação bancária etc.

Na terceira semana, o implantador da Adaptive verifica novamente as atividades conferidas nas duas semanas anteriores e adiciona ao checklist a análise dos relatórios gerenciais.

Se caso alguma das tarefas não for realizada, o implantador busca entender o porquê e age para ajudar o colaborador a concluí-la.

Ao final da quarta semana, ele confere novamente os pontos observados na semana anterior e faz o fechamento contábil e fiscal. Esta é, de fato, a última etapa do processo de implantação. 

Após isso, é enviado o termo de aceite, gerado automaticamente, para que a empresa assine, concordando que a implantação foi concluída. 

Após esse procedimento, a empresa contratante pode contar com o setor de Suporte da Adaptive para qualquer dúvida ou solicitação sobre o sistema.

Como pode perceber, o processo de implantação não é tão simples e rápido, mas tudo funciona bem quando a empresa desenvolvedora e cliente atuam juntas. Afinal, o objetivo é um só: otimizar os processos para elevar o sucesso da empresa.

Agora que você já conhece todo o processo de implantação do Adaptive Business, pode ficar mais tranquilo, clique aqui e dê o primeiro passo para implantar nosso sistema de gestão e transformar os resultados da sua empresa!