Todo gestor sabe que é sempre possível otimizar a gestão da empresa. Seja na redução de custos, no aumento da receita, na melhoria do relacionamento com os stakeholders, nada está perfeito que não possa ser melhorado, correto?

Inclusive, diversos modelos administrativos já consideram a otimização como uma etapa do processo de gestão. Depois de iniciar determinada estratégia ou operação, é natural realizar uma análise para verificar os resultados alcançados. 

Desta maneira, a otimização faz parte do processo de gestão, e para implementá-lo na sua empresa, o primeiro passo é fazer uma análise dos pontos principais do negócio: segmento, gargalos, oportunidades e objetivos para avaliar quais recomendações estão mais alinhadas ao momento da sua empresa. 

A seguir, reunimos dicas para otimizar a gestão de maneira geral e elencamos estratégias indicadas para a otimização nas áreas de logística, tributária e fiscal, financeira e de processos. 

6 dicas para otimizar a gestão da sua empresa

Essas dicas podem, e devem, ser adaptadas ao seu contexto de negócio. Afinal, antes de tudo, a otimização é uma análise sobre o cenário em que a empresa se encontra. 

Estabeleça metas claras e mensuráveis 

Definir metas claras e mensuráveis é fundamental para garantir que todos na empresa estejam trabalhando em direção a um objetivo comum. Essas metas devem ser desafiadoras, mas também realistas e alcançáveis.

Foque em processos

Mapear e otimizar os processos-chave na empresa pode ajudar a aumentar a eficiência e reduzir os custos. Falamos mais sobre a otimização de processos a seguir!

Use ferramentas tecnológicas

A tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão de uma empresa. Existem várias ferramentas úteis, como: 

• sistema de gestão empresarial;
• sistemas de gerenciamento de projetos; 
• ferramentas de automação de processos;
• sistemas de gestão de relacionamento com clientes (CRM), entre outros.

Existem muitos tipos de software que podem ajudar a melhorar a eficiência e a produtividade da sua gestão. O que importa é saber o quanto as soluções tecnológicas estão alinhadas às necessidades do seu negócio e, principalmente, se estão integradas entre si, para obter dados complementares à gestão da empresa..

Monitoramento e mensuração constante

Medir o desempenho da empresa e seus processos é essencial para poder detectar problemas e oportunidades de melhoria. Utilizar indicadores chave de desempenho (KPIs) pode ser uma boa maneira de medir o progresso em relação às metas estabelecidas e identificar áreas que precisam de aprimoramento.

Envolva seus colaboradores

Também é importante envolver todos os colaboradores e liderar por exemplo. Valorizar as opiniões e contribuições dos funcionários pode aumentar a motivação e a satisfação no trabalho, além de proporcionar insights valiosos.

Seja flexível 

Esteja preparado para se adaptar às mudanças e aproveitar as oportunidades, tanto internas quanto externas. A pandemia de Covid-19, por exemplo, mostrou como a transformação digital chegou para trazer mudanças que otimizam resultados. 

De acordo com a Fundação Getúlio Vargas (FGV), com a pandemia, o processo de digitalização nas empresas acelerou de um a quatro anos, apenas em 2021. 

Estas são algumas sugestões gerais. É claro que cada empresa tem seus próprios desafios e necessidades específicas, e por isso é de extrema importância identificar quais são essas necessidades para implementar uma estratégia que realmente aprimore os resultados de uma empresa. 

Otimização da gestão por áreas

Agora que você compreendeu a otimização de maneira geral, veja algumas recomendações de ações e estratégias que podem ser implementadas para negócios que lidam com comercialização de produtos.

Gestão logística

A otimização da gestão logística pode ser alcançada por meio de diversas estratégias, como:

• utilizar tecnologias de rastreamento e monitoramento de entregas para aumentar a eficiência e precisão da logística;
• identificar pontos de gargalos e ineficiências no fluxo de estoque e trabalhar para solucioná-los;
• estabelecer parcerias e acordos com fornecedores e transportadoras para obter melhores preços e prazos de entrega;
• investir em automação e robótica para melhorar a eficiência operacional e reduzir custos.

Gestão fiscal e tributária

A otimização da gestão fiscal e tributária pode ser alcançada por meio de ações como:

• contratar um contador ou consultor fiscal para garantir a conformidade com as leis fiscais;
• manter registros precisos e atualizados de todos os impostos devidos e pagamentos celebrados;
• ficar atento às mudanças nas leis fiscais e adaptado a estratégia fiscal da empresa;
• aplicar ferramentas de automação fiscal e contábil para automatizar tarefas burocráticas e evitar erros.

Gestão financeira

A otimização da gestão financeira pode ser promovida para:

• estabelecer metas financeiras claras e mensuráveis;
• manter um orçamento preciso e atualizado;
• controlar gastos e investimentos para garantir que a empresa esteja sempre no caminho certo para alcançar suas metas financeiras;
• implementar ferramentas de análise financeira para acompanhar o desempenho financeiro da empresa e tomar decisões decisivas.

Gestão de processos

A otimização de processos ajuda a compreender como a empresa funciona e, quando bem realizada, mostra a relevância da integração dos processos. Esta otimização pode ser alcançada por meio de estratégias como:

• identificar os processos-chave e mapeá-los para entender como eles funcionam;
• identificar e eliminar etapas complementares ou ineficientes dos processos;
• automatizar tarefas repetitivas e manuais para aumentar a eficiência e reduzir os erros;
• treinar colaboradores para usar ferramentas e tecnologias para melhorar a eficiência dos processos;
• utilizar ferramentas de gerenciamento de processos para monitorar e medir o desempenho dos processos e tomar decisões decisivas.

7 motivos para você não ignorar a otimização na sua rotina de gestão

Sabemos que a otimização nem sempre é um processo simples. Exige análise, autocrítica e participação de diferentes pessoas em sua implementação. 

No entanto, os resultados são incalculáveis. Confira algumas das principais vantagens de incluir a otimização na sua rotina de gestão. 

1. Melhoria da eficiência: ao identificar e eliminar etapas desnecessárias e ineficientes dos processos, a empresa pode trabalhar de forma mais rápida e eficiente, o que leva a um aumento na produtividade e redução de custos.

2. Redução de erros: a automação de tarefas repetitivas e manuais e o uso de ferramentas de gerenciamento de processos podem ajudar a reduzir os erros e aumentar a precisão das informações.

3. Tomada de decisões informadas: a utilização de ferramentas de análise e gerenciamento de processos permite aos líderes da empresa obter uma visão clara do desempenho da empresa e tomar decisões informadas baseadas em dados precisos.

4. Melhoria da qualidade: ao otimizar os processos e aumentar a eficiência, a empresa pode melhorar a qualidade de seus produtos e serviços, o que pode levar a uma melhoria da satisfação do cliente e fidelidade.

5. Crescimento: ao otimizar a gestão, a empresa pode crescer mais rapidamente, aumentar sua base de clientes, expandir seus negócios e conquistar novos mercados.

6. Redução de custos: algumas das ações em otimizar a gestão podem reduzir os gastos e melhorar a rentabilidade, aumentando as margens de lucro e permitindo que a empresa invista mais em seu crescimento.

7. Flexibilidade: Com a gestão otimizada, a empresa tem mais capacidade para se adaptar rapidamente às mudanças no mercado e na economia, tornando-a mais resistente à incerteza.

E então, por onde você pensa começar a otimizar a gestão da sua empresa? Para continuar acompanhando conteúdos sobre gestão empresarial, assine nossa newsletter abaixo e receba informação atualizada para administrar seu negócio em meio à transformação digital.