Pagamentos de fornecedores: por que utilizar um sistema de gestão nesse processo?

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https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1AB9YHW1vzPh3dzxf6D1ofa23ygCXy04UPara os clientes, um dos maiores problemas que pode interferir no funcionamento de um posto é ele não ter combustível para abastecer. No entanto, isso não é tão difícil de acontecer. Não estamos falando de alto volume de vendas, e sim dos furos nos pagamentos aos fornecedores.

Sem receber, os fornecedores cortam o abastecimento do posto, logo o prejuízo vai muito além dos juros e multas que recairão sobre o boleto vencido. No entanto, sabemos que muitas vezes esses pagamentos não são realizados por má fé ou desleixo de funcionários. Por vezes, o problema está na gestão desses boletos.

Para todo problema, há uma solução, e é sobre isso que vamos discutir neste artigo. 

Os problemas mais comuns no processo de pagamento de fornecedores

Em meio a tantos fornecedores que um posto tem e tantas contas a pagar no decorrer do mês, não é incomum ocorrer furos que acabam tendo como consequência o não pagamento aos fornecedores.

Esse “calote” acaba prejudicando não só a operação do setor financeiro, mas a do posto como um todo. Entre os diversos pormenores que podem aparecer, podemos citar:

Movimentações financeiras perdidas

Em um sistema tradicional de pagamentos, o acompanhamento das movimentações financeiras é bastante complicado. Nesse contexto, recibos físicos, boletos com comprovantes anexados e até contas vencidas podem ser perder.

Dessa forma, a empresa não tem informações precisas sobre como está o fluxo das movimentações financeiras e necessita, portanto, esperar alguma notificação de fornecedores para saber se está devendo ou ter que conferir individualmente se está com as contas em dia.

Realização de pagamentos indevidos

A falta de controle sobre as transações pode acarretar, evidentemente, na realização de pagamentos de forma indevida. Ou seja, em um cenário desorganizado a empresa paga suas contas sem saber exatamente pelo que está pagando e se o valor está correto.

Nesse caso, pode acontecer de o gestor aprovar pagamentos que não necessariamente deveriam ser feitos naquele momento, como os que têm uma data de vencimento maior, ou mesmo de terceiros. Infelizmente, esse fato é possível de acontecer, afinal estamos falando de processos que realizados de forma manual são mais passíveis de erros.

Problemas com planilhas de controle

Muitos são os motivos pelos quais recomenda-se utilizar planilhas na gestão financeira das empresas. As planilhas, por mais bem elaboradas que sejam, continuam sendo objetos de um trabalho manual, logo são passíveis de erros. Uma fórmula mal elaborada ou um dígito errado podem gerar outro resultado.

Além disso, as células podem ser facilmente editadas. Portanto, construir uma planilha com nome de fornecedor, valor, data de vencimento, impostos e outras informações para conduzir o processo dos pagamentos de fornecedores pode não ser a decisão ideal. 

Descontrole de informações de pagamentos

Em um posto, existem vários fornecedores, desde os de produtos combustíveis aos de não combustíveis, como também os de materiais de consumo próprio. 

Se todas essas categorias não estiverem bem separadas, por grupos, dificilmente haverá assertividade na gestão dos pagamentos. E é isso que costuma acontecer.

Um setor financeiro sem controle sobre toda a operação corre o risco de misturar as empresas, confundir boletos, realizar pagamentos em atraso ou mesmo em duplicidade.

E a organização não basta, é preciso ter lógica. Por exemplo, fazer os pagamentos maiores quando há um maior volume em caixa, ou priorizar os atrasados e com maior valor de multa e juros.

Em um cenário em que isso não acontece, as consequências podem ser desastrosas para a saúde financeira da empresa. 

Prejuízos no relacionamento com fornecedores

Considerando que seu fornecedor não tem uma boa experiência com seu posto justamente por conta dessa questão que envolve os pagamentos, é impossível a relação se manter saudável.

Dessa forma, você tem a perder mais que ele. Com um bom relacionamento, você pode negociar valores melhores, garantir preferência na entrega dos produtos, ser atendido com maior agilidade, entre outros benefícios.

Errar na hora de pagá-los, para além do acúmulo de multa e juros, fere a imagem da empresa e colabora para a construção de um cenário de dificuldades na hora de garantir a matéria-prima das suas vendas.

 Um sistema de gestão pode ajudar nesse processo?

Os pagamentos de fornecedores podem deixar de ser um grande problema e passar a ser solução se você utilizar um sistema de gestão. Isso porque ele é capaz de fazer o controle e o direcionamento desses compromissos de forma automática, promovendo maior agilidade e segurança nas transações.

O Petros, o sistema de gestão Adaptive para postos de combustíveis, conta com um módulo específico para isso: o PagFor.

Essa ferramenta foi desenvolvida para a descomplicar a rotina de pagamentos das empresas, principalmente daquelas que contam com muitos fornecedores, logo possuem muitos compromissos a honrar diariamente.

Com o PagFor, os responsáveis pelo Contas a Pagar da empresa podem, no momento da entrada da despesa, inserir todas as informações referentes ao pagamento, como forma de compensação (boleto ou transferência), dados bancários, valores, entre outras.

Como tudo estará no sistema e integrado com outros setores, todo o processo de pagamento se torna muito mais prático. Explicamos como funciona, com base nos benefícios a seguir.

Eficiência de todos os times envolvidos

Como citamos, no momento da entrada da despesa, todas as informações do boleto já são previamente cadastradas pelo time fiscal. 

Dessa forma, quando a demanda chega ao time financeiro, o colaborador desta equipe não precisa fazer tudo novamente, pois tudo que é preciso para dar seguimento ao pagamento já estará registrado no sistema.

Basta, portanto, selecionar aqueles valores que devem ser pagos no período estipulado e enviar para a autorização, conforme hierarquia da empresa.

Com esse ganho, todos os setores envolvidos na jornada de pagamentos ganham tempo, pois o processo é facilitado e menos burocratizado. 

Liquidação por saldo em conta

Com todos os pagamentos reunidos, é possível saber quanto será preciso para pagá-los. Uma vez que o sistema da empresa está integrado com o seu banco por meio da integração bancária, é possível também saber quanto se tem para pagar as despesas.

Logo, de posse dessas informações, o responsável financeiro pode escolher de qual conta sairá o saldo para fazer esses pagamentos.

Por exemplo, seu posto possui duas contas bancárias: uma conta no banco X, com saldo de R$ 10 mil, e outra no banco Y com saldo de R$ 30 mil. Ao final da soma dos boletos, gerou-se um total de R$ 25 mil a pagar. 

Cruzando essas informações, logo é possível perceber que será preciso utilizar a conta do banco Y para compensar esses pagamentos.

Então, no PagFor, o colaborador só precisa selecionar as contas e lançar a demanda de pagamento utilizando a conta Y. No fim da etapa, só precisa fazer a conferência dos valores acumulados a pagar e do saldo disponível e solicitar a aprovação.

Agilidade para os gestores

No modelo convencional de pagamentos, o setor fiscal dá entrada nas notas e encaminha para o setor financeiro para ele fazer a liquidação desses pagamentos. Por sua vez, o financeiro tem que emitir boleto por boleto e solicitar o pagamento por meio do site do correspondente bancário.

Mas, mesmo após todo esse procedimento, no final das contas quem aprova ou não os pagamentos é o gestor da área. Seu trabalho é, portanto, examinar boleto a boleto e confirmar, ou não, os pagamentos. Isso corresponde a muito trabalho para um gestor que poderia estar gastando energia com ações estratégicas. 

O cenário muda com a utilização de um software de gestão com funcionalidade própria para pagamento. Nesse caso, tudo estará em um único dashboard, com as informações essenciais bem apresentadas.

Dessa forma, o gestor só precisa conferir um a um e confirmar o pagamento. É um ganho de tempo para todas as pessoas envolvidas nesse processo. 

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