Uma das partes mais importantes na gestão de um posto de combustível é a gestão financeira. Nesta área da empresa, a conciliação de cartões é uma das maiores dificuldades que o gestor enfrenta. 

Frequentemente, os valores das vendas e dos recebíveis sofrem divergências, as taxas são cobradas indevidamente pelas administradoras e o gestor não tem o controle de quanto vai receber e quando.

Por isso, é extremamente importante automatizar a rotina de conciliação de cartões em seu posto de combustível. No post de hoje, vamos explicar um pouco melhor o que é a automatização e como ela pode ajudar a evitar prejuízos e controlar melhor as rotinas financeiras de sua empresa.

A rotina manual de controle de vendas com cartões

Quando você faz o controle das vendas realizadas com cartões manualmente, tem que passar por uma série de etapas que deixam seu negócio vulnerável e suscetível a erros humanos. Entre essas etapas, estão:

• Guardar os comprovantes de todas as operações;
• Conferir os valores com o sistema todos os dias;
• Conferir o correto registro das vendas por parte da operadora do cartão;
• Confirmar pagamentos;
• Conferir taxas praticadas pelas operadoras;
• Conferir recebimento dos valores.

Tudo isso consome tempo, atenção e muito trabalho. Ao invés de realizar todas essas e outras operações, seus colaboradores poderiam estar trabalhando em algo mais produtivo, investindo seu tempo em atividades benéficas para seu negócio.

Como se não bastasse, essas operações ainda possuem alta margem de erro, o que pode interferir na assertividade dos valores e gerar prejuízo para a empresa. Certos prejuízos, uma vez que passam despercebidos, dificilmente poderão ser resgatados ou contestados. 

Você confere se as taxas que as operadoras cobram estão corretas?

Não é raro acontecer uma cobrança indevida de taxas por parte das operadoras. Cada operadora possui seus critérios para aplicar essa ou aquela taxa sobre as vendas e, ocasionalmente, essas taxas acabam sendo aplicadas erroneamente.

A maioria dos gestores nem sequer verifica as taxas que estão sendo cobradas e aceitam o valor depositado na conta da empresa como certo, mas basta um único mês fazendo a conferência para descobrir que nem sempre as taxas são aplicadas corretamente.

Pode parecer pouco, mas uma taxa incorreta acaba gerando prejuízo e cobranças indevidas. Este recurso financeiro poderia estar sendo melhor aproveitado, sendo aplicado no crescimento e na gestão de sua empresa.

Os riscos de utilizar POS

O POS é um modelo de máquina de cartão que não possui integração nenhuma com qualquer sistema de gerenciamento. As vendas são realizadas de forma manual e os comprovantes são menores, fazendo com que seja fácil perdê-los.

Além disso, os valores das vendas podem ser inseridos incorretamente, cobrando a mais ou a menos por algum serviço ou produto. E como se não bastasse, o sistema não registra automaticamente o pagamento, de forma que você precisa dar a baixa manual, o que consome tempo e abre mais margem para erros.

Se você utiliza somente um POS, está colocando em risco a gestão financeira do seu posto de combustível todos os dias.

A importância de automatizar a rotina de conciliação de cartões

Por meio da automação da rotina de conciliação de cartões, seu posto de combustível se mantém em plena atividade com maior segurança e produtividade. Todas as vendas são automaticamente registradas pelo sistema, que guarda as informações para que você possa conferir tudo mais tarde, se desejar.

Entretanto, o foco do sistema de automação de conciliação de cartões é manter sua equipe trabalhando enquanto o software se encarrega do restante. Assim, você ganha produtividade, diminui a margem de erro e garante que todas as taxas estão sendo aplicadas corretamente.

Veja os principais benefícios de automatizar a rotina de conciliação de cartões em seu posto de combustível a seguir.

Segurança na cobrança de taxas

As taxas aplicadas pelas operadoras sobre as vendas são conferidas automaticamente pelo sistema. Se alguma taxa estiver incorreta, você terá a chance de contestar com a própria operadora antes de efetuar a baixa dos valores.

Assim, você evita cobranças indevidas e garante que os recursos financeiros do seu posto de combustível estão sendo bem aplicados.

Agilidade na identificação de divergências

É possível identificar divergências, erros, cancelamentos e até mesmo fraudes com agilidade através da automação das rotinas de conciliação de cartões. O software é capaz de apontar pontos de divergência entre as operações e os valores reais obtidos através delas.

Também é possível acompanhar operações que são canceladas logo após terem sido aprovadas, ou ainda confirmar se uma transação foi realmente efetivada e teve as devidas cobranças de taxas.

Controle de recebíveis

Outra vantagem de automatizar as rotinas de conciliação de cartões em seu posto de combustível é saber exatamente quanto você vai receber e quando. Vendas a crédito podem demorar até 30 dias para serem depositadas, enquanto vendas a débito demoram no mínimo 1 dia.

Com a automação na conciliação de cartões, você consegue visualizar relatórios e previsões que te dizem quando esses valores entrarão na conta da empresa. Desta forma, você terá maior controle sobre suas finanças, contas a pagar e investimentos.

A importância do TEF

O TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) é a melhor forma de receber por vendas feitas com cartões. É possível integrar o TEF ao sistema do seu posto e obter e gerar valores de forma automática.

Isso evita boa parte dos erros humanos, além de garantir maior agilidade e assertividade, impedindo que uma venda seja realizada sem que haja a efetivação do pagamento. Se você quer garantir que seu posto de combustível esteja recebendo corretamente pelas vendas com cartões, você precisa fazer duas coisas.

Uma delas é providenciar um TEF e a outra é utilizar um software de conciliação de cartões, como o Petros da Adaptive. Fale agora com um de nossos representantes e peça uma demonstração de tudo que o Petros pode fazer pelo seu posto de combustível.