Quando o eSocial foi criado, surgiram muitos questionamentos sobre a sua real necessidade e para quem ele estava sendo direcionado. Logo, foi-se percebendo que era um programa para todos, pois foca na vida trabalhista dos empregados. Assim como todas as empresas brasileiras, você também precisa implantar o eSocial no seu posto de combustível para não sofrer sanções ou multas.
Pode parecer complicado, mas não é. O eSocial é uma maneira que o governo federal encontrou de se comunicar melhor com as empresas quanto aos funcionários que elas mantêm. Além disso, é também uma forma de unificar informações para que órgãos públicos diferentes possam ter acesso. Neste texto, explicamos melhor sobre esse programa e o que você precisa fazer para implementar o eSocial no seu posto.
O que é o eSocial?
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Previdenciárias e Trabalhistas, ou simplesmente eSocial, é um projeto do governo federal que tem como objetivo manter unificado o recebimento de informações previdenciárias, trabalhistas e tributárias de todas as empresas que têm atividade no território nacional, independente do segmento ou porte.
Aprovado em 2014 (mas só entrando em vigor em 2018), o eSocial coleta informações dos trabalhadores, como folha de pagamento, Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) e contribuições previdenciárias. Ele busca, ainda, a padronização na transmissão, validação, armazenamento e distribuição dessas informações.
Dessa forma, instituições públicas, como a Caixa Econômica Federal, o Ministério da Previdência Social e a Receita Federal, conseguem obter informações dos colaboradores das empresas de forma mais prática e sólida, já que elas estão em uma única plataforma.
É uma boa alternativa para os órgãos do governo otimizarem seus processos. Da mesma forma, também é uma boa ferramenta para os gestores das empresas, que veem no eSocial a garantia da realização das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas com eficiência e de acordo com as normas legais vigentes.
O eSocial nas empresas
A princípio, apenas empresas de médio e grande porte, com faturamento superior a R$ 78 milhões ao ano, foram obrigadas a adotar o eSocial. No entanto, logo a exigência se estendeu às micro e pequenas empresas, afinal elas correspondem a 52,2% dos empregos gerados em todo o país, segundo dados do Sebrae.
Não é difícil explicar o porquê da existência do eSocial. Assim como diversas empresas adotam softwares de gestão, ERPs, para consolidar suas informações, otimizar processos e garantir uma melhor gestão das suas operações, o governo decidiu criar o eSocial para conectar empregadores e empregados aos órgãos federais.
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As vantagens podem ser elencadas: primeiro, mais transparência para a empresa e seus colaboradores; segundo, maior capacidade de fiscalização; por fim, maior garantia de que as exigências legais estão sendo cumpridas.
Embora já esteja em vigor há dois anos, o eSocial ainda é um pouco confuso para boa parte dos empresários, principalmente os pequenos e médios. Dentre eles, estão também os donos de postos de combustível.
Passo a passo para implantar o eSocial no seu posto
Implantar o eSocial no seu posto é uma necessidade. Caso você não dê a devida atenção, poderá trazer prejuízos ao seu negócio, como aplicação de multas que podem chegar a 8 mil reais. A seguir, você encontra um passo a passo que pode te ajudar nessa missão.
Verifique os dados dos seus funcionários
Como antes do eSocial os dados eram enviados para diferentes sistemas e por diferentes empresas, um trabalhador poderia, por exemplo, ter mais de um PIS. Com esse novo modelo, esse problema é sanado.
Por meio da qualificação cadastral do eSocial, você precisa verificar se existem inconsistência de dados básicos na inscrição dos seus funcionários: nome, data de nascimento, endereço, Número de Identificação Social (NIS) e Cadastro de Pessoa Física (CPF).
Se houver alguma divergência, o sistema orienta como proceder. Por exemplo, se a divergência for relativa ao CPF, aparecerá uma mensagem orientando onde deverá ser requisitado a alteração dos dados. No entanto, se relativa ao NIS, o usuário deve ter um pouco mais de atenção, pois o ajuste deverá ser feito diretamente com o órgão que fez o cadastro do NIS, como o INSS, a Caixa Econômica Federal ou o Banco do Brasil.
Confira a regularização do seu posto
Assim como diversas empresas, os postos de combustível também precisam estar em dia com determinados órgãos regulatórios por meio de documentos legais. Para dar entrada no eSocial, o seu posto precisa apresentar uma série de laudos exigidos pelo Ministério do Trabalho.
Esses documentos podem ser: Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA), Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho (LLCAT).
Qualifique as pessoas responsáveis pelo processo de implantação
Os funcionários escolhidos para atuar no processo de implantação do eSocial no seu posto precisam estar altamente qualificados para essa missão. Para tanto, sugerimos que você utilize canais diversos de comunicação para propagar informações sobre o eSocial, faça grupos de estudos, leitura de documentos oficiais e textos de sites institucionais e organize palestras com especialistas. Todo conhecimento adquirido é válido e fará diferença.
O site do eSocial traz informações básicas e simples que ajudam no entendimento do projeto. Além disso, lá existe um ambiente de testes justamente para ser usado em um primeiro momento a fim de que se evitem erros depois.
Integre suas equipes
Para repassar ao governo as informações corretas da sua empresa, é preciso que seus funcionários que irão trabalhar nesta missão estejam bem alinhados. Estreite os canais de comunicação entre os setores responsáveis, que podem ser Departamento Pessoal, Recursos Humanos, Financeiro ou Fiscal.
As pessoas desses setores precisam se comunicar melhor e ter uma visão mais ampla de todo o processo, bem como dos dados necessários para implantar o eSocial no seu posto. Com um time unido e qualificado, a chance de ocorrer erros e realizar refações diminui.
Revise todas as informações
O cuidado na hora de coletar, preencher e enviar as informações para o eSocial deve ser o mesmo em todas as etapas desse processo. Caso dados errados ou incompletos sejam inseridos, isso pode gerar inconsistências e trazer prejuízos tanto para empregador quanto para empregados.
Nessas situações, o governo devolve o cadastro e você ainda poderá ser autuado, dependendo do grau de inconsistência e da informação que está invalidada. Portanto, na hora de enviar as informações, é importante que as equipes envolvidas estejam instruídas para revisar tudo.
Utilize um sistema de gestão no seu posto
Hoje, a grande maioria das empresas ao redor do mundo guardam suas informações em sistemas, ora alocados em data centers, ora em nuvem. Além de reduzir custos, a gestão integrada de processos e informações permite que você otimize tempo e volte seus esforços a outras questões importantes, como o cumprimento das obrigações legais do posto, por exemplo, como o eSocial.
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