Chega de papelada e complicações, o sistema ERP surgiu para modificar a organização da sua empresa. 

Com o passar dos anos, vários softwares foram desenvolvidos em prol de auxiliar na organização e na produtividade dos sistemas empresariais.  O sistema ERP promete otimizar e tornar todos os processos eficientes. 

Com certeza você não quer que a sua empresa fique de fora da modernidade facilitadora de hoje em dia, por isso separamos 5 passos para implementar o sistema ERP na sua empresa, vamos lá? 

Descubra aqui o que é um sistema ERP!

1. Engaje a equipe de colaboradores

Uma equipe engajada, que observa a nova ferramenta como um aliado em vez de um problema, utilizará melhor as suas funcionalidades, o que é essencial para que o sistema entregue os resultados que são esperados dele.

Embora um software ERP tenha o pleno potencial de alavancar a integração de setores em uma companhia e otimizar a eficiência de seus processos e sua produtividade, tais benefícios não podem ocorrer se ele for usado.

Um problema frequente, que pode impedir esses resultados ou, no mínimo, reduzi-los, é a prática comum entre colaboradores de muitas empresas de deixar o ERP de lado e fazer uso de métodos alternativos de controle, como planilhas eletrônicas.

Cabe à equipe de gestores, por meio do RH da empresa, elaborar estratégias e políticas para conscientizar os funcionários a respeito da importância do software. É necessário fazer com que eles entendam que, além de beneficiar a empresa, o novo sistema é projetado para facilitar seu trabalho e deixar as tarefas que devem ser realizadas mais simples e intuitivas.

2. Escolha o ERP de acordo com as necessidades da empresa

Antes mesmo de encomendar o software, é importante que a companhia interessada em adquirir um entenda suas próprias necessidades e o modo como espera que o sistema solucione cada uma delas. Assim, é possível garantir que o ERP será alinhado com a sua realidade.

Para obter sucesso nessa tarefa, é recomendável realizar estudos e elaborar relatórios gerenciais sobre os diversos setores e processos da companhia. Ouvir os colaboradores, que farão uso do ERP no dia a dia da empresa e recolher sugestões com eles também é importante para garantir a praticidade de suas funcionalidades.

Assim que o gestor estiver com essas informações em mãos, será necessário organizá-las e apresentá-las de forma clara à empresa por trás do desenvolvimento. Quanto mais profunda e detalhada a explicação, mais informações os desenvolvedores receberão para produzir funções adequadas ao modelo de atuação da empresa.

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Esse cuidado é importante, tanto para garantir que o ERP será capaz de cumprir seu papel quanto para evitar que funções desnecessárias, sem uso prático da empresa, sejam introduzidas no sistema.

 3. Encare a atualização dos processos da empresa

O momento de avaliar as necessidades da empresa e o que ela espera do ERP também é útil para observar em seus procedimentos que devem ser alterados.

Avaliar os processos da empresa e repensá-los para que se alinhem melhor com o novo sistema, é um meio de otimizar seus resultados porque a sincronia entre os procedimentos da companhia e o software será ainda mais alta.

Outro ponto importante, que muitas vezes é deixado de lado, é que, embora os métodos de atuação utilizados pela empresa possam ter apresentado ótimos resultados em tempos passados, não existe nenhuma garantia de que essa qualidade continua. Na verdade, considerando as inovações constantes, a possibilidade de que eles tenham ficado desatualizados não é baixa.

Portanto, avaliar com frequência os processos da companhia e seus resultados pode ser considerado, no mínimo, uma tarefa saudável, útil para garantir que as melhores práticas ainda estão sendo adotadas.

É possível que mudanças em procedimentos, que algumas vezes perduraram por anos, encontrem alguma resistência. Em situações como essa, mais uma vez é dever da gestão orientar os colaboradores e explicar a eles a importância das atualizações.

 4. Avalie se o hardware é adequado ao sistema ERP

Assim como os processos e procedimentos de produção da companhia, o seu hardware e os componentes eletrônicos devem ser avaliados para garantir que têm potencial bastante para suportar o uso do software em seu pleno funcionamento.

Caso os computadores da companhia sejam muito antigos ou não contem com bastante potência, esses detalhes podem se tornar empecilhos capazes de obstruir as funcionalidades do sistema. Afinal, de nada adianta adquirir um software útil e avançado se o computador onde ele deve ser instalado não é capaz de executá-lo.

Verificar a estrutura computacional da empresa com os desenvolvedores do ERP, antes de iniciar sua implementação, é importante para garantir que os componentes são adequados. Se não for o caso, é necessário atualizá-los ou, em algumas situações, substituí-los.

À primeira vista, o custo com hardware pode encarecer o ERP, mas essas despesas serão eliminadas com a redução de custos e o aumento da produtividade da empresa.

 5. Invista em treinamento

Como já foi mencionado, embora o ERP e suas funcionalidades sejam extremamente úteis e contem com o potencial de otimizar todos os processos de uma empresa e aumentar sua produtividade, essas vantagens simplesmente se tornam inúteis se ele não for utilizado. Para que isso seja feito, é necessário capacitar os colaboradores para exercer a função.

Assim como atualizações nos processos da empresa e em seus componentes de hardware, o treinamento dos funcionários não deve ser visto como uma despesa porque ao longo do tempo o seu retorno ultrapassará os gastos iniciais.

Caso o treinamento não aconteça ou seja insuficiente, os funcionários da empresa terão diversas dúvidas sobre o novo sistema e vão estar sujeitos a cometer mais erros. Além de reduzir a produtividade, esse problema fará com que eles não confiem no software e voltem às antigas práticas de controle. Se os funcionários não usarem o sistema, ele não será capaz de produzir resultados.

Portanto, é importante incluir o treinamento dos colaboradores no processo de implementação do sistema ERP. Buscar desenvolvedores que garantam um período de suporte nessa área, no momento de escolher a empresa desenvolvedora, é uma ideia interessante.

Levando em consideração todas as vantagens fornecidas por um sistema ERP, é fácil perceber que ele se tornou uma ferramenta indispensável. Empresas que o utilizam contam com uma verdadeira vantagem competitiva, algo que garante a elas liderança na disputa por novos mercados.

Alguns cuidados devem ser tomados, tanto para escolher o sistema quanto no momento de implementá-lo. Para garantir sua eficácia, é recomendável recorrer a uma empresa desenvolvedora séria, com anos de experiência no mercado.

Agora, que você entende o sistema erp, o que é e suas funcionalidades, separamos um e-book gratuito sobre as vantagens do sistema ERP, confira!