Chega de papelada e complicações! A implantação do sistema ERP surgiu para modificar a organização da sua empresa. Assim, com o passar dos anos, vários softwares se desenvolveram em prol de auxiliar a organizar os sistemas empresariais. 

Dessa forma, a implantação do sistema ERP promete otimizar e tornar todos os processos eficientes. Assim, com certeza você não quer que a sua empresa fique de fora da modernidade. Assim separamos 5 passos para uma ágil e eficiente implantação do sistema ERP na sua empresa, vamos lá? 

5 passos para uma implantação do sistema ERP ágil e eficiente

1. Engaje a equipe de colaboradores

Ao engajar sua equipe, a nova ferramenta não será vista como um problema. Assim, se utilizarão melhor as suas funcionalidades, o que é essencial para que o sistema entregue os resultados que se espera.

Dessa forma, um software ERP tem o potencial de alavancar, integrar e otimizar os setores em uma companhia. Isso aumenta a eficiência de seus processos e sua produtividade. 

Existe um problema frequente, que pode impedir esses resultados ou, no mínimo, reduzi-los. Trata-se da prática comum entre colaboradores de deixar o ERP de lado e usar métodos alternativos de controle, como planilhas eletrônicas.

Isto posto, cabe à equipe de gestores, por meio do RH da empresa, elaborar estratégias e políticas para conscientizar os funcionários a respeito da importância do software. Além disso, é necessário fazer com que entendam que, além de beneficiar a empresa, o novo sistema é visa facilitar seu trabalho e deixar as tarefas mais simples e intuitivas.

2. Escolha o Sistema ERP de acordo com as necessidades da empresa

Antes mesmo de encomendar o software, é importante entender suas próprias necessidades. Também, é importante saber o que se espera que o sistema solucione. Assim, é possível garantir que o ERP se alinhe com a sua realidade.

Então, para obter sucesso nessa tarefa, é recomendável realizar estudos e elaborar relatórios gerenciais sobre os diversos setores e processos da companhia. Ouvir os colaboradores, que farão uso do ERP no dia a dia da empresa e recolher sugestões com eles também é importante para garantir a praticidade de suas funcionalidades.

Assim que o gestor estiver com essas informações em mãos, será necessário organizá-las e apresentá-las de forma clara à empresa desenvolvedora. Quanto mais profunda e detalhada a explicação, mais informações os desenvolvedores receberão para produzir funções adequadas ao modelo da empresa.

Esse cuidado é importante para garantir que o ERP será capaz de cumprir seu papel. Do mesmo modo, evitar que funções desnecessárias, sem uso prático da empresa, se introduzam no sistema.

 3. Atualize os processos da empresa

Ao avaliar as necessidades da empresa, defina o que se espera do ERP e o que se deve alterar. Dessa forma, avaliar os processos da empresa e repensá-los para que se alinhem melhor com o novo sistema, é um meio de otimizar seus resultados. Isso porque a sincronia entre os procedimentos da companhia e o software será ainda mais alta.

Outro ponto importante é não comparar os resultados de tempos passados com a atualidade. Isso porque, ao considerar as inovações constantes, a possibilidade de que estejam desatualizados não é baixa.

Portanto, avaliar com frequência os processos da companhia e seus resultados é uma tarefa saudável. Assim, é útil para garantir que se adote as melhores práticas.

É possível que mudanças em procedimentos, que algumas vezes perduraram por anos, encontrem alguma resistência. Em situações como essa, mais uma vez é dever da gestão orientar os colaboradores e explicar a eles a importância das atualizações.

 4. Avalie se o hardware é adequado ao sistema ERP

Deve-se avaliar o seu hardware e os componentes eletrônicos para garantir que têm potencial bastante para suportar o uso do software em seu pleno funcionamento.

Caso os computadores da companhia sejam muito antigos ou não contem com bastante potência, esses detalhes podem se tornar empecilhos capazes de obstruir as funcionalidades do sistema. Afinal, de nada adianta adquirir um software útil e avançado se o computador não é capaz de executá-lo.

Verificar a estrutura computacional da empresa com os desenvolvedores, antes de iniciar a implantação do sistema ERP, é importante para garantir que os componentes sejam adequados. Se não for o caso, é necessário atualizá-los ou, em algumas situações, substituí-los.

À primeira vista, o custo com hardware pode encarecer o ERP. Todavia essas despesas se eliminarão com a redução de custos e o aumento da produtividade da empresa.

 5. Invista em treinamento

Como já foi mencionado, embora o ERP e suas funcionalidades sejam extremamente úteis e contem com o potencial de otimizar todos os processos de uma empresa e aumentar sua produtividade, essas vantagens simplesmente se tornam inúteis se ele não for utilizado. Para que isso seja feito, é necessário capacitar os colaboradores para exercer a função.

Assim como atualizações nos processos da empresa e em seus componentes de hardware, o treinamento dos funcionários não deve ser visto como uma despesa porque ao longo do tempo o seu retorno ultrapassará os gastos iniciais.

Caso o treinamento não aconteça ou seja insuficiente, os funcionários da empresa terão diversas dúvidas sobre o novo sistema e vão estar sujeitos a cometer mais erros. Além de reduzir a produtividade, esse problema fará com que eles não confiem no software e voltem às antigas práticas de controle. Se os funcionários não usarem o sistema, ele não será capaz de produzir resultados.

Portanto, é importante incluir o treinamento dos colaboradores no processo de implementação do sistema ERP. Buscar desenvolvedores que garantam um período de suporte nessa área, no momento de escolher a empresa desenvolvedora, é uma ideia interessante.

Levando em consideração todas as vantagens fornecidas por um sistema ERP, é fácil perceber que ele se tornou uma ferramenta indispensável. Empresas que o utilizam contam com uma verdadeira vantagem competitiva, algo que garante a elas liderança na disputa por novos mercados.

Alguns cuidados devem ser tomados, tanto para escolher o sistema quanto no momento de implementá-lo. Para garantir sua eficácia, é recomendável recorrer a uma empresa desenvolvedora séria, com anos de experiência no mercado.