A gestão de empresas é sempre um grande desafio, e não é menos difícil quando falamos em administrar uma loja de material de construção.
O cotidiano é corrido, existem preocupações com o aumento das vendas, gestão de pessoas, controle do estoque e muitas outras atividades que podem tirar o foco estratégico do administrador.
Se não forem realizados de forma organizada e eficiente, esses processos de rotina tornam o gerenciamento do negócio uma tarefa bastante difícil, mas não impossível. Ela pode ser facilitada com a ajuda da automação de processos em sua loja.
Preparamos algumas dicas para te ajudar na administração da sua empresa e tornar esse desafio mais fácil.
Passo a passo para administrar uma loja de material de construção
Passo 1: Gestão das compras e estoque
Em uma loja de material de construção existe uma variedade imensa de produtos, e todos eles precisam ser comprados de forma inteligente, pois sabemos que estoque cheio é sinônimo de dinheiro parado.
Por outro lado, seu cliente não pode esperar um longo período para a entrega dos itens porque você não os tinha em estoque.
Sendo assim, é fundamental contar com uma estratégia para aprimorar seu estoque, como a Curva ABC, por exemplo.
A metodologia da Curva ABC consiste em manter a sintonia entre a demanda dos seus clientes e os seus produtos estocados.
Você poderá analisar essa métrica utilizando o RZ Business como sistema de gestão, e ele trará todas as informações necessárias para sua gestão de estoque ser cada vez mais automatizada e inteligente.
Passo 2: Gestão das vendas
As vendas são o coração da empresa, e precisam se manter em ascensão para gerar lucro. O papel de um bom administrador de uma loja de material de construção também é gerir todo o processo de vendas e trazer insights para o negócio com base nos dados gerados.
Desse modo, será preciso acompanhar os resultados de seus representantes de vendas frequentemente, cruzá-los com informações estratégicas, e sempre analisar markup, margem de contribuição, posição de liquidez e seu fluxo de caixa.
Além disso, você precisará ter uma visão clara das negociações em andamento, da previsão de fechamento e ter a definição das fases de venda.
A boa notícia é que um sistema de gestão como o RZ Business já traz todas essas informações de forma automatizada, para que você mantenha o foco nas atividades estratégicas e deixe o operacional de lado.
Passo 3: Controle administrativo e financeiro
Existem algumas atividades administrativas e financeiras que também precisam ser realizadas com atenção para ter sucesso ao administrar uma loja de material de construção.
As principais que podemos citar são o controle de despesas e receitas, cadastro de parceiros, emissão de boletos e notas fiscais, gestão de contas a pagar e receber e a conciliação bancária.
É claro que existem outras diversas atividades administrativas no dia-a-dia, mas você pode aproveitar melhor seu tempo automatizando esses processos manuais.
Conte com um sistema de gestão que traga todas as informações financeiras em uma única tela, resumidamente, de forma gerencial e que faça as conciliações bancárias, de cartões e boletos automaticamente.
Confira aqui nosso material: Guia Completo para a Automação de Processos.
Passo 4: Gestão contábil e fiscal
Mais um desafio na hora de administrar uma loja de material de construção é realizar toda a gestão contábil e fiscal, o que precisa de muita atenção para evitar falha humana e retrabalho.
A verdade é que esses processos podem ser muito burocráticos e complexos, e existem atualizações frequentes das normas, dessa forma o administrador precisa ficar antenado com todas as mudanças.
Com o RZ Business você conseguirá simplificar e agilizar o processo de todas as obrigações fiscais da sua empresa, como Sintegra, SPED Fiscal, XML de notas fiscais emitidas, inventário anual e muito mais.
Passo 5: Acompanhe os indicadores de negócio
A gestão por indicadores proporciona maior maturidade para sua loja. Eles irão direcionar as mudanças de estratégia.
São exemplos de indicadores para a loja de material de construção:
Faturamento x volume de vendas: embora essa métrica pareça óbvia, muitos não a analisam de maneira profunda e perdem informações preciosas. O sistema de gestão trará esses dados com facilidade, e eles te indicarão se a performance do seu time de vendas está boa ou se é necessário fazer maiores investimentos em marketing, por exemplo. Essa métrica pode ser mensurada semanalmente.
Margem de lucro: o indicador de margem de lucro mostrará a saúde das suas vendas, e se os produtos que estão sendo comercializados cobrem os seus custos e geram rendimentos saudáveis para sua empresa.
Ticket médio: analisar o ticket médio das suas vendas é essencial, pois essa métrica revela o quanto seus clientes estão gastando, em média, e pode mostrar o quanto estão satisfeitos também.
Além disso, esse indicador pode trazer insights para praticar o cross-selling, que é a venda conjunta de produtos complementares aos itens escolhidos pelo cliente.
Itens mais vendidos x menos vendidos: é natural que alguns itens essenciais tenham maior saída em relação a outros produtos, mas analisar quais são esses itens é fundamental para definição da sua estratégia de estoque.
Leia nosso artigo: Curva ABC: como aprimorar a sua gestão de estoque
NPS: Net Promoter Score é uma metodologia de pesquisa de satisfação que pode ser utilizada por sua loja de material de construção para medir o quanto seus clientes estão satisfeitos com sua compra, atendimento e toda a experiência em sua loja.
A pesquisa consiste em perguntar ao comprador qual a chance de ele recomendar a sua empresa para algum amigo ou familiar.
Os clientes que responderem com notas de 1 a 6 são considerados detratores, ou seja, não estão felizes com o atendimento e não voltarão a comprar em sua empresa.
Já os que respondem com as notas 7 ou 8 são neutros, pode ser que voltem a comprar em sua loja, mas não indicam e não estão plenamente satisfeitos.
Por fim, os clientes que dão notas 9 ou 10 são promotores da sua marca, estão extremamente felizes com o atendimento e com suas compras, e com certeza indicarão sua loja para outras pessoas.
A nota geral do NPS se mede subtraindo o número de promotores pelos detratores, dividido pelo número total de respondentes.
Fonte: Resultados Digitais
Passo 6: Automatize todos os processos com o RZ Business
Um ERP ou sistema de gestão é essencial para a rotina do administrador, e precisa ser muito bem escolhido. Ele irá te ajudar na gestão de várias atividades e centralizará todas as suas operações.
O RZ Business é o software que foi desenvolvido de acordo com as necessidades das lojas de material de construção. Com ele, você terá total gestão e automação dos seus processos, como:
Compras e estoque: o sistema traz sugestões de compras de acordo com histórico de saída, permite realizar cotações, cadastro de itens com imagem, controle por lote, grade, validade e número de série, balanço inventário, análise de giro de produtos, geração de etiquetas por código de barras e controle de aplicação e equivalência.
Vendas: realize a gestão da força de vendas, emissão de orçamento com o logotipo da empresa, múltiplas formas de precificação (por produto, cliente, classe, região e outros), preços e quantidades em estoque, controle de fechamento de vendas e faturamento, comissionamento parametrizável e cálculo de frete automático.
CRM: aumente a produtividade da equipe comercial, tenha a definição das fases de venda, padronização do trabalho, histórico de negociações, previsão de fechamento e análise dos status das negociações.
Administrativo: controle de despesas e receitas, cadastro de parceiros, gestão por centro de custo, emissão automática de boletos, recibo do pagamento de autônomos e livro caixa.
Financeiro: contas a pagar e receber, conciliação bancária automática, conciliação de cartões e boletos automática, aplicações financeiras, captação de recursos, antecipação de recebíveis, renegociação de contas a pagar e receber e fechamento de caixa.
Contabilidade e fiscal: completo cadastro de centro de custos, apuração por filiais ou consolidada, DRE, análise das demonstrações financeiras, relatórios comparativos e análises de balanço com índices econômico e financeiro.
Frota: gerenciamento de frota, controle de manutenções e abastecimentos, apuração de combustível por veículo, aplicação de rodízio e manutenção de pneus e apropriação de despesas por veículo.
Todas essas atividades podem ser facilmente gerenciadas e automatizadas com o RZ Business. Assim, você poupará bastante tempo para que possa manter o foco no que realmente importa: as ações estratégicas em sua loja de material de construção.
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