O dia-a-dia das empresas que trabalham no setor de logística já é bastante complexo. Além de lidar com prazos apertados, manuseio de diferentes tipos de produtos e o trânsito em si, que não é algo fácil, também há uma pilha de documentos a serem administrados.
Pensando em simplificar pelo menos uma parte do trabalho no que diz respeito aos documentos, surgiu o MFD-e, ou Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. Este é um documento emitido eletronicamente que reúne diversas informações sobre a carga.
Se você quer entender o que é o MDF-e e como ele deve ser utilizado, continue a leitura, pois explicaremos tudo com detalhes para acabar com qualquer dúvida.
O que é MDF-e, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?
O MDF-e surgiu como uma alternativa ao antigo Manifesto de Carga Modelo 25. Trata-se de um documento emitido eletronicamente que contém todas as informações sobre a carga, sobre o veículo que a está transportando, o trajeto e o motorista.
Apesar de ser emitido e armazenado eletronicamente, ainda se faz obrigatória a impressão do documento auxiliar, conhecido como DAMDFE.
O MDF-e foi instituído em 2010, mas passou a ser obrigatório somente em 2014. O documento tem abrangência em todo o território nacional e deve ser emitido sempre que há o transporte de cargas ou mercadorias.
Para autorizar a emissão, é necessário possuir assinatura eletrônica. Quem faz a autorização é a SEFAZ, a partir da qual o documento passa a ter validade.
Além de simplificar o trabalho em relação ao documento emitido fisicamente, o MDF-e também reúne informações de outros documentos, como NF-e e CT-e.
Para que serve o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?
A modernização da burocracia é um movimento extremamente importante para todas as empresas no Brasil. O MDF-e faz parte desse processo evolutivo, trazendo benefícios e vantagens em relação ao processo anterior. Um dos benefícios é a agilidade ao padronizar todas as informações essenciais em um único documento.
Entretanto, o MDF-e também serve para outros fins, como:
- Permitir o rastreamento da carga durante sua circulação;
- Identificar o responsável pelo transporte em cada etapa do processo;
- Consolidar as informações da NF-e e do CT-e;
- Agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito;
- Registrar alterações das unidades de transporte ou de cargas e seus condutores;
- Registrar o momento de início e fim do transporte.
Assim, conclui-se que este é não apenas um documento indispensável a qualquer atividade de transporte de mercadorias no país, mas também uma ótima ferramenta para auxiliar na otimização operacional e administrativa desse transporte.
Quais são os eventos de um Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?
O processo de emissão e operação utilizando o MFD-e pode acompanhar a ocorrência de alguns eventos. É de suma importância que você entenda o que cada um desses eventos significa, pois eles fazem parte da rotina operacional e administrativa e devem ser atendidos de acordo. Veja abaixo os principais eventos que podem ocorrer no MDF-e.
Autorização
Autorização é o evento no qual a SEFAZ autoriza o uso do MDF-e. Para que ocorra a autorização, o procedimento envolve a conferência de alguns aspectos, como autoria, layout, numeração e assinatura do emitente. A SEFAZ não se responsabiliza pelo conteúdo declarado no MDF-e.
Se for detectado algum erro, problema com a assinatura digital, formato do campo ou numeração, o MDF-e será rejeitado. Nestes casos, a rejeição traz a informação de um código de erro. Nos casos de rejeição, o documento não é gravado no banco de dados do ambiente autorizador, e deverá ser emitido novamente e submetido a avaliação.
Encerramento
O evento de encerramento enviado à SEFAZ é o que confirma a entrega da mercadoria com sucesso. Após a entrega ao destinatário, é enviado um informe à SEFAZ e, somente após o encerramento do documento é que pode ser gerado um novo MDF-e.
Portanto, deve-se lembrar de sempre encerrar o MDF-e, ou o veículo ficará impedido de realizar novos transportes. No caso de ocorrer alguma alteração na carga ou no veículo durante a rota, o MDF-e deve ser encerrado e emitido novamente antes de continuar o transporte.
Cancelamento
É possível efetuar o cancelamento do MDF-e, caso necessário. Porém, isso só pode ser feito após a autorização do documento pela SEFAZ e antes do veículo sair para transporte. Existe um prazo de até 24 horas para que seja realizado o cancelamento do documento, desde que todos os requisitos estejam presentes.
Registro de passagem
Ao longo do trajeto, o veículo pode passar em postos de fiscalização. Quando isso acontece, é gerado um registro de passagem no MDF-e, e também na NF-e e no CT-e relacionados à mercadoria transportada.
Inclusão de motorista ou condutor
Se, durante o transporte da mercadoria, houver a troca ou a inclusão de um motorista ou condutor, é de responsabilidade do emitente registrar um evento no MDF-e informando sobre essa situação.
Qual a importância de utilizar o MDF-e?
Utilizar o MDF-e é importante para que a empresa se mantenha na conformidade com o Fisco. O crescimento de qualquer empresa depende da saúde fiscal e financeira da mesma e, deixar de atender a requisições da SEFAZ é um grande impedimento.
Mas, além disso, a utilização do MDF-e ainda traz vantagens, especialmente no processo de fiscalização. Sempre que a mercadoria precisar ser fiscalizada, o veículo ficará menos tempo parado no posto fiscalizatório, já que as informações serão conferidas através de um código de barras.
Como emitir o MDF-e?
A emissão do MDF-e deve ser realizada em operações interestaduais e, em alguns estados, em operações intermunicipais. São esses estados: o Paraná, o Rio de Janeiro, Minas Gerais e São Paulo.
Para efetuar a emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, você precisa ter em mãos algumas informações:
- Dados do CT-e ou NF-e das mercadorias;
- Dados do motorista ou condutor;
- Dados do veículo que realizará o transporte;
- UF por onde passará o percurso ou rota;
- Dados do seguro do veículo;
- Averbação.
Com esses dados, basta utilizar um software que possua uma interface para emissão do MDF-e e preencher os campos necessários. É neste ponto que muitas transportadoras encontram dificuldades.
O RZ Business oferece uma interface descomplicada e clara para que você consiga emitir o MDF-e sem esforço algum. Além disso, ele ainda conta com diversas funções que otimizam a operação em vários setores da sua empresa, como expedição, estoque, financeiro, compras, atendimento, entre outros.
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