O relatório gerencial é uma ferramenta fundamental para que empresas e instituições possam ser geridas de maneira eficiente. Por meio dele, o gestor tem acesso a informações precisas sobre as mais diversas áreas de sua empresa, o que facilita o processo para tomada de decisões.
Apesar das vantagens que a elaboração do documento tende a apresentar, alguns gestores e empresários ainda o deixam de lado, por ignorarem os benefícios que os relatórios podem trazer para suas empresas.
Continue lendo o artigo e entenda na prática o que é um relatório gerencial e descubra como ele pode melhorar a gestão da sua empresa!
Conceito de relatório gerencial
O relatório gerencial é um documento criado com a finalidade de informar o gestor sobre a situação da empresa que administra e auxiliá-lo no processo de tomada de decisões. Esse documento deve ser elaborado com dados coletados a partir das atividades da empresa, sua posição no mercado e no contexto econômico.
Como o objetivo do relatório gerencial é informar a gestão e orientá-la em suas decisões, é vital que seja construído de forma objetiva e preenchido por informações precisas, atualizadas e relevantes.
Com base em um relatório gerencial bem elaborado e preciso, a gestão da companhia consegue ter uma visão plena e realista de sua situação financeira.
Além disso, o uso dos relatórios pode fornecer as informações necessárias para uma análise de tendência e mercado, conferindo ao gestor a possibilidade de dedicar os esforços da empresa em setores que demonstrem melhores perspectivas de retorno.
Os relatórios gerenciais se apresentam em diversas formas, cada uma delas dedicada a fornecer dados sobre uma área específica. Entre as principais modalidades, podemos citar:
- relatório contábil: estuda a movimentação financeira da empresa para apresentar, de modo preciso, seus balanços e fluxos de caixa.
- relatório de vendas: fornece dados sobre as vendas da empresa que englobam fatores como número de vendas, melhores clientes, análise de preços e produtos mais e menos vendidos.
- relatório de produtividade: estuda o tempo necessário para que os colaboradores da companhia desempenhem determinada função em busca de meios para otimizar o uso desse recurso e alcançar uma maior produtividade.
- relatório de custos: visa analisar os custos da empresa buscando reduzi-los, mas sem perder eficiência e competitividade.
Informações necessárias para uma composição eficiente
Destino
Para quem o relatório está sendo produzido?
É importante que cada relatório gerencial tenha em sua capa o nome da pessoa que deve recebê-lo. Caso os dados sejam confidenciais, essa informação também deve estar clara na capa, para evitar que pessoas sem autorização o leiam.
Finalidade
Para que o relatório foi elaborado?
Relatórios gerenciais podem ter diversos objetivos, mas normalmente seu foco é informar a gestão sobre a situação de uma determinada área e assim ajudá-la no processo de decisões estratégicas.
É necessário que esse objetivo seja evidenciado e os dados apresentados o corroborem.
Conteúdo
Quais dados o relatório gerencial precisa apresentar?
O responsável pela elaboração do documento precisa ter o cuidado de selecionar somente dados que realmente sejam relevantes para aquela finalidade. Ou seja, o relatório gerencial deve conter apenas informações que contextualizam o gestor a respeito da situação que visa apresentar, prestando o auxílio necessário no processo de tomada de decisão.
Normalmente esses dados estão relacionados a prazos, custos ou qualidade. Além desses tópicos principais, o responsável pelo relatório deve se deter em informações relativas, que os complementem, como metas aplicadas e referências.
Não faz o menor sentido, por exemplo, elaborar um relatório que apresente as despesas de um determinado mês da empresa sem que seja exibida a meta de gastos, de modo que o gestor possa saber se ficou acima ou abaixo. Além disso, sem a referência dos gastos anteriores não é possível observar um padrão e, com base nele, elaborar projeções para o futuro.
Configuração
De que maneira as informações devem ser apresentadas?
Levando em consideração que o propósito do relatório gerencial é fornecer informações à gestão da empresa, é necessário que apresente os dados de uma maneira clara e objetiva. Estratégias que auxiliam a compreensão da informação, como o uso de gráficos, são recomendadas.
Um meio de facilitar a leitura e compreensão do relatório é dividi-lo em capítulos com páginas numeradas e ordenadas em um sumário. Essa configuração permite ao gestor rápido acesso às partes que considera mais relevantes do conteúdo.
Ferramenta de produção
Qual ferramenta permite uma elaboração eficaz de relatórios gerenciais?
A tecnologia apresenta soluções para ajudar os mais diversos setores de uma empresa — e a produção de um relatório gerencial não é exceção a essa regra.
Ao utilizar um software específico, o responsável pelo processo consegue ter acesso a dados mais confiáveis e precisos, o que lhe permite elaborar um relatório mais eficiente e conectado à verdadeira situação da empresa.
Portanto, o uso de ferramentas específicas para a produção de relatórios gerenciais permite que gestores tomem suas decisões de forma mais segura, apoiados em dados confiáveis.
Principais benefícios do relatório gerencial
Visão estratégica
Observando os dados apresentados no relatório, a gestão tem uma maior facilidade de traçar tendências e, assim, dirigir a companhia na direção que apresente as melhores perspectivas.
Percepção de crise
Visto que o relatório gerencial mantém o gestor informado sobre a situação real da empresa, ele confere a possibilidade de identificar erros, divergências ou, até mesmo, mudanças no contexto econômico, permitindo assim que medidas sejam tomadas para impedir ou, ao menos, minimizar possíveis crises.
Otimização de resultados
Ao combinar uma visão estratégica sobre a situação da empresa e os caminhos que deve seguir, com uma maior facilidade em detectar erros e variações de mercado, o gestor tem a prerrogativa de garantir a longevidade da companhia otimizando seu crescimento ao longo do tempo.
O uso do relatório gerencial tende a melhorar a análise de todos os processos e atividades de uma empresa, o que permite ao gestor conhecer seus pontos fortes, e fracos, e assim tomar decisões que ajudem a manter saúde financeira e crescimento constante. Portanto, não é exagero dizer que o documento é vital para que uma empresa seja administrada de forma eficiente.
Agora que você descobriu as vantagens do relatório gerencial e conhece os principais pontos para elaborá-lo de modo eficiente, que tal compartilhar o artigo em suas redes sociais e dividir esse conhecimento com seus amigos?
