Por que a gestão de dados em distribuidoras é tão importante? Explicaremos neste artigo!
Antes de mais nada, é fato que as inovações tecnológicas não param de revolucionar as relações humanas. Desse modo, dentro dos ambientes profissionais, softwares e sistemas de gestão são ferramentas fundamentais para a otimização de processos.
Ainda mais que os ERPs, de forma geral, auxiliam para maior produtividade, clientes satisfeitos e bem menos custos com mão de obra. No ramo de distribuição, a dinâmica não é diferente.
A gestão de dados em distribuidoras é um passo essencial para elevar o seu negócio a um novo patamar.
Em definição, a gestão de dados se refere à administração das informações de uma empresa. Ou seja, é o conjunto de processos como armazenamento, identificação, organização e uso dos dados do seu negócio.
Desse modo, com uma boa gestão destas informações, as distribuidoras ganham em todos os sentidos. Porém, muitos profissionais da área se sentem inseguros na hora de escolher um sistema ERP para automatizar processos nas suas distribuidoras.
- Por que utilizar um sistema de gestão de dados na minha distribuidora?
- Quais os benefícios?
- Como escolher a melhor ferramenta?
Em outras palavras, são muitas questões que o gestor nem sempre tem as respostas. Dessa forma, antes de qualquer coisa, é importante compreender bem quais são as dores do seu negócio, suas necessidades e como aperfeiçoar os seus processos.
Este artigo aborda os principais desafios na gestão de dados em distribuidoras. Além disso, explica como aplicar uma gestão de dados eficiente, visando os melhores resultados para o seu negócio. Não deixe de ler até o final!
Benefícios da gestão de dados para o seu negócio
A informação é peça-chave para a boa gestão empresarial nos dias de hoje, especialmente em distribuidoras.
Todo gestor do ramo precisa levantar dados sobre estoque, produção, vendas e fornecimento, com todos os detalhes possíveis. A tecnologia surge como aliada para as distribuidoras, com a digitalização de processos internos.
Com um sistema de gestão ERP, todas as informações ficam centralizadas em um único local. O gestor da distribuidora tem em mãos dados dos vários setores da empresa, permitindo gerar relatórios confiáveis e deixar os serviços com o máximo de transparência.
Os benefícios de um sistema do tipo para a gestão de dados em distribuidoras são inúmeros. Abaixo, selecionamos aqueles principais:
Integração de processos e setores
Um sistema ERP é como uma grande base de dados centralizada. Portanto, todas as informações necessárias para o bom funcionamento da sua distribuidora se encontram no sistema, sendo possível mensurar a performance operacional de todas as equipes envolvidas.
Integrados em uma única solução, os dados permitem, por exemplo, uma gestão de estoque eficiente. Para o gestor, o impacto é imediato: com todas as informações em mãos, é possível tomar decisões mais assertivas, diminuindo a margem para falhas operacionais.
Dessa forma, o gestor acompanha, de forma integrada, informações sobre:
- Gestão financeira;
- Vendas;
- Gestão de estoque;
- Controle fiscal;
- Processos de rotina específicos do segmento da empresa;
- E muito mais.
Otimização de tempo
Uma boa gestão de dados é sinônimo de otimização do tempo de processos. Com a automatização de atividades na distribuidora, o gestor agiliza processos como a expedição de mercadorias, tomada de decisões, dentre outras ações fundamentais para o sucesso da empresa. Com o ganho de tempo interno, os prazos finais para os clientes tendem a ser cada vez mais rápidos.
Redução dos erros
Com a tecnologia para a gestão de dados em distribuidoras, boa parte dos erros é reduzida. Por que isso acontece? Como mencionamos anteriormente, o registro de dados é automatizado, o que otimiza os processos, reduz o tempo de trabalho e a incidência de erros humanos.
Um sistema ERP tem seus vários módulos conectados. Portanto, o gestor da distribuidora toma decisões com base em dados e evidência, diminuindo a margem para falhas operacionais. Os processos transcorrem de maneira mais ágil, transparente e com menos erros.
Controle de estoque
Ter o controle total dos insumos e dos produtos acabados garante o melhor funcionamento possível para diversos setores, como vendas e financeiro. Um eficaz software deve ter a funcionalidade de atualização automática: ao emitir qualquer compra e venda, todos os dados são atualizados em tempo real.
Para que o gestor tenha o controle adequado do estoque, o sistema deve oferecer controle por lote, grade, validade e número de série. Também é fundamental a opção de gerar etiquetas por código de barras, além de emitir relatórios e indicadores sobre os produtos mais vendidos.
Quais são as aplicações práticas de uma gestão de dados em distribuidoras?
Nos últimos anos, o mercado distribuidor vem se deparando com a necessidade de se adequar às inovações digitais. O volume de dados cresce a cada dia, com a digitalização, e o gestor precisa ter uma ferramenta completa para o seu negócio.
O dia a dia passa a ser mais complexo e instigante para distribuidoras que investem em tecnologia. Como toda transição, requer esforço e comprometimento do time de profissionais.
Não se trata apenas de adquirir soluções tecnológicas: toda a cultura da empresa precisa ser repensada.
A partir deste cenário, é indispensável construir uma estratégia de gestão de dados específica para empresas distribuidoras.
Cada organização tem sua própria realidade, mas há pontos em comum que devem ser levados em consideração na hora de planejar a gestão de dados na sua distribuidora. Confira alguns!
Centralização de dados dos canais de venda
E-commerce, lojas físicas, representantes comerciais, telemarketing. Para ter sucesso no fluxo de vendas, as distribuidoras devem evitar o armazenamento de dados em diferentes plataformas, sem integração. Com os dados centralizados em um único sistema, o gestor obtém análises mais aprofundadas que conduzem a estratégias mais efetivas.
Dashboard de resultados
O dashboard de resultados é um painel, uma tela que reúne as informações mais relevantes da empresa. Números de clientes, planejamentos dos setores, produtividade de funcionários, estoque, dentre muitas outras informações. É uma ferramenta essencial para o segmento e que deve ser constantemente atualizado, através do sistema ERP.
Manutenção de frotas e planejamento de rotas
Quem gerencia uma distribuidora sabe da importância de uma gestão da frota e das rotas de transportes. A gestão precisa ter tudo sob controle para evitar riscos, acidentes e imprevistos como, por exemplo, a falta de combustíveis nos veículos que circulam em serviço.
Nesse sentido, com um sistema de gestão, você ganha em economia de investimentos, maior controle de tempo e, como resultado, em maior qualidade no atendimento ao cliente. Cadastro de motoristas e inventário de toda a frota são algumas das informações que o gestor pode controlar através de um ERP.
Portanto, ao utilizar um software de gestão adequado, as distribuidoras conseguem reduzir os prazos de entrega nos pedidos e orçamentos.
O controle automatizado da expedição de mercadorias evita erros no envio, problemas de estoque e assegura a otimização dos processos. Toda a sequência da expedição pode ser acompanhada e realizada pelo software de gestão, com agilidade e segurança.
Previsão de fluxo de caixa
Recebimentos à vista e previstos, pagamentos de fornecedores, custos com a equipe (salários, benefícios e comissões) etc. Ou seja, são inúmeros dados e informações para coletar, registrar e analisar.
Um software de gestão é, de longe, a melhor alternativa para quem deseja maior segurança, agilidade e precisão em seus processos de fluxo de caixa.
Fazer toda essa gestão de forma manual aumenta as possibilidades de erros de cálculos e de registros do fluxo de caixa.
Logo, um programa com fluxo de caixa é um diferencial para impulsionar o sucesso do seu negócio. Automatizar o controle das finanças é economizar tempo e dinheiro.
Gestão de portfólio
Por fim, um assunto que muitos deixam passar e não dão importância. A gestão de portfólio para a distribuidora é um elemento que impacta diretamente para um melhor controle do fluxo de mercadorias e demandas dos clientes. Por meio de um gerenciamento totalmente online do portfólio, a distribuidora mantém-se atualizada aos novos e tradicionais clientes, além de evitar o investimento na produção de mercadorias que deixaram de ter um retorno financeiro consistente.
Como escolher o melhor sistema de gestão para distribuidoras?
Diante de tanta oferta no mercado, muitos gestores se sentem perdidos na hora de contratar um sistema de gestão. Alguns pontos precisam ser levados em conta no momento de contratar um software para a sua distribuidora e optar por um sistema adequado ao ramo.
Nem todos os sistemas de gestão têm as especificidades essenciais para o dia a dia do seu empreendimento. Nesse sentido, para o mercado de distribuidoras, um dos principais softwares de gestão é o ERP da Adaptive.
Independente da complexidade do seu negócio, o sistema integra todos os setores, automatiza processos e proporciona inúmeras melhorias de desempenho.
Confira os principais benefícios do ERP da Adaptive para a sua distribuidora:
- Segurança e organização na definição de rotas
- Mais rapidez e agilidade na separação de mercadorias
- Melhora da rastreabilidade dos produtos
- Redução de perdas com controle de lotes e vencimentos
- Aumento dos resultados com um app de força de vendas completo
- Maior assertividade na compra de mercadorias
- Redução de custos com entregas e estoque
- Maior controle das operações de telemarketing
Portanto, se você busca um sistema de gestão completo para sua distribuidora, o ERP da Adaptive é a ferramenta ideal para a integração de todas as informações da sua empresa. Ao utilizar o sistema, sua empresa estará munida de todas as ferramentas para o aumento das vendas e do lucro!
