O termo “dashboards” pode soar estranho, mas você certamente já se deparou com um em algum momento da sua vida. Para explicá-lo de maneira simples, vamos primeiro buscar a referência nos veículos automotores. 

Quando você está dirigindo, tem à sua frente um painel onde estão todas as informações do seu carro: velocidade alcançada, nível de água, temperatura do motor, nível de combustível, entre outras. Isso é um dashboard ou, em português, um painel de controle!

Ele traz informações importantes sobre sua situação atual, como a velocidade, e que impactarão sua situação futura, como a quantidade de combustível restante. Mas no mundo dos negócios, você sabe qual a importância de um dashboard?

Neste artigo, vamos apresentar, com detalhes, o que são esses dashboards, porque eles são extremamente importantes para qualquer negócio, o que você precisa fazer para montá-los e começar a evoluir a gestão da sua empresa.

Para guiar sua leitura, veja sobre o que vamos tratar:

• O que são e como funcionam os dashboards?
• Qual a importância dos dashboards na gestão das empresas?
• Como montar um dashboard?
• 5 benefícios de utilizar dashboards no seu posto
• Onde montar o melhor dashboard para o meu negócio?

O que são e como funcionam os dashboards?

As informações sempre foram valiosas para qualquer tipo de negócio. No entanto, nem todas as empresas sabem utilizá-las. Hoje em dia, com todos os segmentos de mercado extremamente competitivos, é preciso ter ciência de tudo que se passa dentro e fora da sua empresa para tomar as decisões certas, no momento certo. 

Para lhe auxiliar nessa missão, você pode contar com a ajuda de dashboards. Eles são instrumentos que compilam e organizam as informações mais relevantes para o seu negócio ou determinado processo isolado. Eles utilizam tabelas, gráficos e outros recursos visuais que mostram de maneira clara e objetiva tais dados.

Com o dashboard, você pode gerenciar as informações que compõem os KPIs (Key Performance Indicator) do seu negócio, ou seja, os números que mostram quão boa ou ruim pode estar a situação da sua empresa.

Todas as informações mais relevantes devem aparecer no espaço da tela, sem ser necessário mover a barra de rolagem. Lembre-se do carro: tudo que você precisa saber para manter o carro funcionando está no painel. Assim também deve ser com o dashboard do seu negócio.

Qual a importância dos dashboards na gestão das empresas?

Dashboards foram criados para facilitar a vida dos gestores, pois, em vez de buscarem informações isoladas em diferentes lugares, basta integrar os sistemas para que as informações sejam coletadas e transpostas para uma planilha ou outro sistema específico para isso.

Eles reúnem um grande volume de informações e as transformam em objetos visuais. Por sua vez, os gestores podem visualizar e interpretar facilmente esses dados. Dessa forma, eles podem comparar dados diferentes, acompanhar avanços ou retrocessos e identificar gargalos. A gestão fica muito mais fácil quando se tem dados que nortearão as estratégias seguintes.

Em resumo, esses instrumentos são extremamente importantes para qualquer empresa, pois podem fornecer de maneira clara e objetiva informações cruciais para a manutenção de um negócio, a implementação de algum projeto ou o acompanhamento de novos processos. 

Como montar um dashboard?

Criar um dashboard pode ser uma tarefa simples se você possuir a ferramenta correta. Mas nem por isso esse processo precisa ser subestimado. É preciso tomar alguns cuidados para que os dados cumpram sua função e ajudem na tomada de decisão e acompanhamento de processos.

Ter em mente quem vai utilizá-lo é o ponto de partida para definir quais informações estarão no dashboard, pois você não pode simplesmente vincular os números de todas as planilhas que tiver em sua base de dados. 

Por isso, é preciso, antes de tudo, entender quem irá utilizar e quais informações serão úteis a essa pessoa. Além disso, essa ferramenta precisa ter um objetivo específico. Responda à seguinte pergunta: “Para que estou criando isso?” e foque em inserir informações que levem à resposta dessa pergunta. 

Não é porque você está montando o dashboard que somente você pode entendê-lo. Esses instrumentos foram criados para otimizar a vida de gestores e de quem estiver envolvido nos processos e projetos analisados. 

Para que você entenda melhor, elaboramos esta lista com algumas dicas que vão te ajudar bastante na hora de criar dashboards que realmente te mostrem as informações de que sua empresa precisa.

#1 Escolha o tipo de dashboard

Um dos primeiros passos é a escolha do tipo de dashboard. Existem tipos diferentes para objetivos diferentes, confira:

• Analítico: este modelo aponta as tendências de comportamento dos projetos analisados. Com ele, é possível avaliar os impactos negativos e positivos e tomar as decisões no momento ideal.
• Estratégico: mais utilizado por cargos do alto escalão da empresa para que visualizem informações mais relevantes, como saúde financeira e atingimento de metas.
• Financeiro: como o nome já sugere, espelha como está a saúde financeira da empresa; estes são os mais consumidos no mundo corporativo. 
• Manutenção: este tem como objetivo identificar falhas em equipamentos, muito utilizado em indústrias. 
• Operacional: se concentra nas informações mais relevantes de determinada operação, como a linha de produção de algum produto. 
• Tático: mais utilizado por gestores para que analisem informações estratégicas que afetam nos objetivos da empresa no médio prazo.

#2 Defina as informações mais importantes

Um dashboard serve para mostrar informações precisas e específicas sobre determinada situação, portanto ele deve ser construído com o maior nível de precisão possível.

Isso significa dizer que, ao montar dashboards, preocupe-se em escolher aquelas informações que realmente façam sentido para aquele problema.

Se você trouxer informações acessórias ou até mesmo irrelevantes, só estará poluindo seu painel, o que tornará o dashboard ineficiente.

#3 Escolha os gráficos ideais

Todo dashboard é construído a partir de uma série de informações transformadas em recursos visuais: os gráficos.

Na hora de criar o dashboard, você pode ficar na dúvida sobre qual gráfico escolher: pizza, barras ou linhas? A estética não deve ser levada em consideração. Entenda quais são esses gráficos distintos e como eles devem ser utilizados nas situações distintas.

Os gráficos de pizza são mais indicados quando se quer ler informações diferentes sobre um mesmo grupo. Por exemplo: a litragem de cada tipo de combustível vendido em seu posto (gasolina comum, gasolina aditivada, diesel ou etanol).

No entanto, atente-se à quantidade de informações inseridas no gráfico, pois quanto mais rótulos forem inseridos, mais difícil ficará a visualização deste gráfico.

Por sua vez, os gráficos em barras podem ser de dois tipos: barras em vertical ou em horizontal. Os de barra vertical são mais comuns quando se quer cruzar informações diferentes. Em um posto, caso o gestor queira entender a litragem dos tipos combustíveis vendidos por período, a sugestão é o uso deste modelo de gráfico.

Já os gráficos em barra horizontal, o tempo não é fator essencial para a sua construção, pois ele é mais indicado para comparar temas diferentes. Um bom exemplo é a leitura da quantidade em estoque dos produtos não combustíveis do seu posto.

Há ainda os gráficos em linhas. Estes são tão simples de entender quanto os demais e se referem à evolução do objeto analisado. Tomemos como exemplo o volume de vendas em litros de combustível do seu posto ao longo do ano.

Como deve ter percebido, os gráficos possuem formatos diferentes e organizam as informações de forma que você possa interpretá-las da maneira adequada.

#4 Use fontes e cores adequadas

Na hora de personalizar seus gráficos, evite deixá-lo “ornamentado”. Lembre-se: os dashboards são ferramentas para otimizar a gestão da sua empresa, não para dificultá-la.

Portanto, opte por cores sóbrias, diferentes entre si (para facilitar a leitura segmentada), mas nada tão gritante, a ponto de desviar a atenção dos leitores.

As cores primárias amarelo e azul são as mais utilizadas. À medida que novos temas são inseridos nas tabelas, as variações dessas cores são aplicadas (azul claro, laranja, azul petróleo, entre outras).

Há quem busque outras cores, para tornar a leitura mais fácil, como verde ou vermelho. Mas, o uso dessas cores ditas mais quentes precisa de atenção, para não acabar poluindo seu gráfico e desviando o olhar, em vez de atraí-lo.

Isso também vale para as fontes (o tipo da letra) utilizadas. Sempre busque priorizar as fontes mais comuns no ambiente digital, como Arial ou Calibri. Elas são mais simples e fáceis de visualizar.

Utilizar uma fonte ornamentada só vai tornar seu dashboard mais complexo e não vai agregar na sua função principal.

#5 Construa painéis padronizados e intuitivos

Dizemos que algo é intuitivo quando sabemos exatamente o que fazer com isso. No caso dos dashboards, torná-los intuitivos significa fazer com que cada pessoa consiga lê-lo e interpretá-lo sem dificuldades.

Para fazer isso, as informações precisam ser claras, bem como os recursos visuais utilizados. Assim, eles cumpriram sua função e ajudaram na tomada de decisões.

Uma das maneiras de tornar esses painéis intuitivos é adotando um padrão na sua construção. Quando os dados apresentados no painel possuem certo padrão, fica muito mais fácil para os gestores absorverem as informações.

Apresente os dados de forma lógica e em grau de importância. Por exemplo, coloque as mais relevantes no canto superior esquerdo, para onde nossa visão é automaticamente direcionada.

É importante também optar por representações gráficas que tornem as informações o mais transparente possível. Como citamos anteriormente, os recursos mais comuns são gráficos em linhas, em barra ou em pizza.

Além disso, o painel deve estar organizado, para gerar mais fluidez em seu uso. Ou seja, as tabelas precisam estar agregadas em um canto só, bem como os gráficos, suas legendas e demais informações essenciais para sua interpretação.

#6 Faça revisões periódicas

Como os dashboards são construídos a partir da inserção de dados pelos colaboradores, eles podem trazer alguns erros. Isso pode gerar informações erradas a respeito dos processos e cenários da sua empresa.

Portanto, é importante fazer revisões periódicas nos dashboards para assegurar que tudo que está lá confere com a realidade. Dessa forma, os painéis cumprem a sua função de auxiliar a gestão.

5 benefícios de utilizar dashboards no seu posto

De maneira geral, os dashboards trazem como principal benefício a possibilidade de ter em mãos, de maneira simples e prática, informações relevantes para o seu negócio. Para utilizá-los no ramo de posto de combustíveis, é preciso adaptá-los aos seus cenários e definir os objetivos que devem ser alcançados.

Por exemplo, se você tem uma rede de postos e necessita entender o ritmo de vendas de cada posto, você precisa compilar no seu painel as informações referentes às vendas de produtos não combustíveis e combustíveis separadamente. 

O dashboard vai indicar qual posto está vendendo mais e o quê, assim como o contrário. Após análise mais detalhada, você consegue perceber uma série de benefícios, que discutiremos a seguir. 

Apontar melhorias na gestão

O fluxo de vendas tímido de algum dos postos pode estar relacionado à performance do gerente. Caso não esteja muito boa, é preciso avaliar se parte de dentro para fora ou de fora para dentro, ou seja, se o gerente está desmotivado ou sobrecarregado. Um passo importante é deixar bem claras as funções do gerente e buscar meios de torná-las executáveis. 

Neste sentido, os relatórios do dashboard serão úteis para apontar quais melhorias devem ser apresentadas e requisitadas ao gerente. 

Aumentar a eficiência dos colaboradores

Se os postos mantêm um padrão semelhante na venda de combustíveis, mas diferem bastante quando se trata dos produtos não combustíveis ou serviços agregados, o problema deve estar na performance dos frentistas.

Uma opção é promover treinamentos voltados para venda ou começar a praticar a venda consultiva, que coloca o cliente no centro da atenção para resolver dores que nem ele sabe que tem.

Redirecionar investimentos

Os postos de gasolina podem passar a vender mais com mudanças simples, porém consistentes. Ao analisar os dashboards e perceber disparidades, busque focar em gastar energia e dinheiro com ações que possam trazer retorno financeiro a curto e médio prazo. 

Ideias simples, porém inovadoras, como implantação de programas de fidelidade ou investimento em marketing digital, são boas opções para potencializar as vendas.

Fortalecer a sinergia entre setores

Como os dashboards compartilham informações, pessoas de setores distintos passam a ter a mesma tela para visualizar dados importantes para suas funções e, portanto, se mantém conectadas.

No caso exemplificado, o time de marketing da sua rede, ao perceber as diferenças entre os valores arrecadados pelos postos, já terá o caminho aberto para os setores gerenciais para pensarem juntos formas de melhorar esses números.

Identificar informações antes desprezadas

Informações unificadas falam muito mais do que quando estão isoladas. Realizar esses comparativos usando um dashboard significa interpretar de forma assertiva os dados que antes poderiam ser descartados por falta de análise.

Fica, portanto, mais fácil tratar com o devido cuidado essas informações e construir meios de mitigar os problemas a elas relacionados. 

Onde montar o melhor dashboard para o meu negócio?

Se você chegou até aqui, já deve ter se feito a pergunta que está no título desta seção. “Afinal, onde montar o melhor dashboard para o meu negócio?”

Uma das opções mais utilizadas é o Microsoft Excel, o famoso programa de planilhas. Com ele, você pode customizar seu dashboard à sua maneira, ter acesso a uma série de mecanismos que ajudam a localizar, filtrar e resumir informações, montar gráficos de qualquer tipo e vincular a outras fontes de informações, como sistemas ou documentos on-line.

No entanto, o Excel, mesmo com todas as suas funcionalidades automatizadas, ainda depende 100% da ação de um colaborador. Isto é, um funcionário da empresa precisa acessar as planilhas e inserir as informações nelas para, só então, gerar os dashboards.

Quando se quer otimizar a gestão, uma das saídas é a automação de processos. E isso também é possível na criação de dashboards.

Para tanto, há a possibilidade de usar softwares específicos. Aqui, a nossa solução de software em gestão para postos de combustíveis, o Adaptive Business, conta com um módulo específico para a gestão por meio de dashboards, o Adaptive Everywhere.

Como o Adaptive Everywhere é integrado ao Adaptive Business, ele tem acesso a todas as informações que o ERP coletou previamente.

Ou seja, ele busca diretamente no sistema informações como: volume de vendas, litragem abastecida, níveis de estoque, impostos pagos, receita, entre outras.

Logo, de forma automática, o Adaptive Everywhere compila as informações mais relevantes para o seu negócio e gera gráficos para que os gestores possam interpretar esses dados, identificando oportunidades e pontos de atenção.

Na prática, ele pode:

• customizar dashboards com dados do negócio essenciais para a melhor tomada de decisão;
• monitorar diariamente os indicadores mais importantes do seu posto;
• ter acesso aos números da sua empresa, de qualquer lugar, a qualquer momento.
• acessar essas informações por tablet, computador ou qualquer dispositivo móvel.
• realizar aprovações ou reprovações de ações que só poderiam ser feitas diretamente no posto, como alteração no valor do combustível ou novas despesas para o posto.

Gestores podem usar plataformas especializadas em dashboards para terem insumos que não poderiam ser obtidos por meio de planilhas comuns. Isso significa mais assertividade e menos achismos na gestão do seu negócio. Agora que você já conhece o Adaptive Everywhere, que tal entender como ele funciona? Clique aqui e descubra como montar o dashboard ideal para o seu negócio no Adaptive Everywhere.