Emitir nota fiscal eletrônica em posto de gasolina é uma obrigatoriedade para o segmento. Isso faz parte do avanço da tecnologia em prol de uma melhor gestão de documentos. Ao não cumprir essa demanda, o posto ficará sujeito ao crime de Sonegação Fiscal. Assim, poderá sofrer multas por cada nota não emitiu ou que o fez de forma errada. Também, é possível reclusão entre dois e cinco anos.
Portanto, para preservar a saúde financeira e fiscal do seu negócio, acompanhe o artigo e saiba como regularizar e gerenciar as emissões de NF-e em seu posto de combustível.
Como emitir nota fiscal eletrônica ?
O primeiro passo para emitir NF-e é possuir um certificado digital no padrão ICP-Brasil — documento que funciona como uma identidade eletrônica, tanto para pessoas físicas como para pessoas jurídicas. Para fazê-lo, você precisará contatar uma Autoridade Certificadora da sua região, subordinada à ICP-Brasil para emitir e gerenciar os certificados digitais.
Em seguida, o estabelecimento deve aderir a um sistema emissor de nota fiscal eletrônica. Embora existam muitos sistemas gratuitos, ressalta-se que a pesquisa deve ser apurada. Isso porque o software será responsável pelo registro legal de todas as suas notas. Uma nota que se lança errada, por exemplo, já pode sujeitar o seu posto ao crime de Sonegação Fiscal.
As soluções gratuitas, em geral, não atendem às necessidades de um posto de combustível. Isso por conta do volume excessivo de notas que lançam diariamente e da necessidade de suporte qualificado. Além disso, a maioria deles emite os dados manualmente, enquanto um sistema profissional mais robusto automatiza todo o processo e previne o estabelecimento de falhas humanas.
A Adaptive oferece um sistema exclusivo e personalizado para postos de combustível. Com ele, você gerenciará suas NF-e com muito mais segurança.
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E, por fim, você precisará solicitar o credenciamento na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) Estadual ou Municipal em que o seu posto está registrado. O processo é todo online e, se estiver tudo adequado, você receberá uma permissão de uso para começar a emitir suas NF-e.
Como gerenciar as notas fiscais eletrônicas emitidas?
Se o processo de gerenciar nota fiscal eletrônica se realizar de forma individual, o primeiro passo para uma melhor gestão é uma rotina fixa para esse processo. Assim se estabelece um procedimento padrão para os funcionários.
É fundamental checar a veracidade das notas, atentar-se aos prazos dos pagamentos, além de deixá-las facilmente acessíveis. Como realizar todos esses procedimentos manualmente, e com segurança, seria inviável; a melhor alternativa é utilizar um sistema automatizado. Dessa forma será possível acompanhar os dados mais importantes.
Por meio de um sistema, o trabalho do empreendedor se torna mais ágil e com menos chances de erro. O software te auxiliará a lançar dados e acompanhar todas as informações a respeito das notas fiscais, como valores e vencimentos.
O contador do seu posto de combustível terá acesso direto e automático a todas as informações sobre as notas fiscais através do sistema de gestão eletrônica. Isso auxilia esse profissional a ter um controle correto das movimentações financeiras da empresa.
O processo de armazenamento dos dados em sistemas virtuais é realizado de forma segura, facilitando o compartilhamento da informação e contribuindo com uma maior interação com os profissionais da contabilidade; além de possibilitar uma gestão aprimorada aos donos dos postos.
Qual a importância de emitir a nota fiscal eletrônica em posto de gasolina?
Além do cumprimento da legislação, realizar a emissão da nota fiscal eletrônica contribui com a gestão financeira do seu posto de combustível, já que fornece dados que são automaticamente compartilhados com a contabilidade da empresa, gerando insights diversos acerca do faturamento do estabelecimento.
É possível monitorar, com assertividade, o fluxo de caixa da empresa e o histórico de compras, por exemplo, possibilitando, também, uma gestão aprimorada de estoque.
Além disso, por ser um processo todo eletrônico, a NF-e contribui para a redução de custos e para o armazenamento dos dados em nuvem (que poderão ser acessados a qualquer hora, sem demandar um espaço para arquivar inúmeros documentos físicos).
E, no que se refere ao relacionamento com o consumidor, sabe-se que a NF-e transmite mais credibilidade ao seu posto de gasolina, sendo, inclusive, uma pauta comum entre a mídia televisiva. Portanto, para não expor o seu posto a qualquer constrangimento e, sobretudo, para comprovar que o seu estabelecimento está em dia com as obrigações tributárias, siga à risca todas as etapas dessa exigência.
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