Os postos de combustíveis têm como clientes pessoas que usam seus veículos para lazer ou trabalho e que abastecem esporádicamente. Mas há outro tipo de cliente que precisa de atenção especial: as empresas que têm frotas de carros. Por isso, a Adaptive construiu o Portal do Cliente  do sistema Adaptive Petros, uma ferramenta para auxiliar seu posto a se relacionar com esse público.

Esses clientes são empresas que utilizam veículos automotores para exercerem suas atividades, como locadoras, autoescolas, transportadoras e similares. Por conta desse alto grau de mobilidade, precisam abastecer seus carros constantemente. 

Como ter um controle de dezenas de carros de uma única empresa? E mais, como gerir várias empresas com todos seus veículos que abastecem diariamente?

Papel, caneta e prancheta ficaram para o passado. As planilhas em Excel que se perdem pelo computador também. Hoje, com novidades no mundo da tecnologia da informação a cada instante, é possível que seu posto, enquanto empresa fornecedora, ofereça ferramentas para que seu cliente final tenha controle sobre todo o abastecimento de sua frota. 

Uma dessas ferramentas é o Portal do Cliente do sistema Adaptive Business, para fornecer aos seus clientes um ambiente intuitivo, prático e seguro de controle e monitoria dos abastecimentos. 

Como funciona o Portal do Cliente do Adaptive Business

Como já dissemos, o Portal do Cliente do Adaptive Business é uma ferramenta que assessora os grandes clientes do seu posto no que diz respeito ao abastecimento da sua frota. Ou seja, esses clientes conseguem fazer um melhor acompanhamento de todo o processo que envolve esse abastecimento, como a compra do combustível em si e a obtenção de notas fiscais.

Ao fechar um contrato com um cliente que tem uma frota para abastecer, você, gestor de posto de combustíveis, pode apresentar essa ferramenta do Adaptive Business para seu novo cliente, explicando que é a maneira que ele terá para acompanhar de perto esses abastecimentos.

Como usar

Para começar a usar o Portal do Cliente, você e seu cliente precisam seguir alguns passos.

Primeiro, deve-se cadastrar os motoristas, inserindo as informações da Carteira Nacional de Habilitação (CNH) de cada um, inclusive a data de expiração do documento. Segundo, deve-se fornecer as informações dos veículos, como placa, marca, modelo, marcação no hodômetro e até os combustíveis utilizados (gasolina comum, aditivada, álcool, diesel etc). Por fim, você pode personalizar o ambiente com a logo da sua empresa, a fim de se aproximar de seus clientes por meio da identidade visual.

No dashboard inicial, aparecerá uma série de informações importantes para a gestão dessa frota, como histórico de compras que se realizou no mês, situação do crédito do cliente, quantidade de cobranças, veículos cadastrados, valor por litro, entre outras informações essenciais.

Vale ressaltar que, nesse mesmo dashboard, você acessa o status de gastos da frota. Por exemplo, se determinada empresa tem um limite de crédito de R$ 90 mil ao mês, o Portal indica quanto desse montante já consumiram e quanto ainda falta. Além dessa, há também outras funcionalidades interessantes.

Funcionalidades do Portal do Cliente

Após cadastrar os veículos e motoristas, o gestor pode criar a autorização de venda, que consiste em liberar o abastecimento para cada um dos motoristas por meio de tickets. 

Com essa autorização, ele controla o limite de crédito de cada um. Como assim? Por exemplo, um veículo pode se limitar a abastecer apenas 200 litros ou 600 reais por mês. É possível acompanhar esses valores a todo instante, e se estiver próximo do fim fora da data prevista, o gestor da frota recebe notificação para tomar as devidas providências.

Como as informações do hodômetro dos carros são inseridas no Portal do Cliente, pode-se monitorar o consumo de cada um . Portanto, é possível acompanhar o consumo dos veículos de forma individual. Dessa forma, seu cliente pode prestar mais atenção em quem  consome mais combustível, seja por alguma falha mecânica, seja por mau uso por parte do motorista.

E por falar em abastecer, é possível também informar a capacidade do tanque de cada veículo, para evitar que se abasteça mais do que o tanque suporta. Outra característica do Portal é poder sinalizar quais combustíveis cada veículo utiliza. 

O histórico de compra é outra funcionalidade importante, já que sinaliza em tempo real os momentos em que se abastece e os valores de cada um. 

Ainda sobre as compras, o ambiente permite acompanhar o financeiro e fiscalizar todas elas. É possível ver valores, notas fiscais, faturas, entre outros detalhes desse tipo.

Quais as vantagens de utilizar o Portal do Cliente do Adaptive Business?

Controle ao abastecer

Para abastecer a frota, no modelo convencional, necessita-se de uma requisição, que o gestor ou alguma figura administrativa assina, a fim de que o motorista entregue no posto. Esse modelo é passível de fraude, sem contar que o motorista pode perder o papel e este pode cair em outras mãos. 

Com o Portal do Cliente, a empresa sabe exatamente quais veículos vão abastecer, quando e por quem. É ela quem libera esse abastecimento e acompanha as movimentações. Quem controla é a empresa, não o motorista.

Como os abastecimentos são monitorados, o gestor da frota é capaz de identificar aqueles carros que estão fora do padrão. Ou seja, se um veículo abasteceu 50 litros e rodou mais de mil quilômetros, alguma coisa está errada. Portanto, o sistema vai bloquear a permissão de abastecimento deste veículo até que a empresa o libere.

Segurança fiscal e financeira

Chega de acumular cupons fiscais, preencher vouchers ou fazer ressarcimentos. As informações financeiras e fiscais permanecem armazenadas no Portal, o que permite que se acompanhe todas as compras e o quanto está sendo gasto diariamente.

No dashboard do Portal, são compilados os valores, as notas fiscais dos abastecimentos e as faturas a serem pagas, assim como todo o histórico de compras e outros relatórios gerenciais. 

Há, ainda, a possibilidade de visualizar o histórico de compras, como também o de notas fiscais, em determinado período de todos os veículos da frota. Com tudo mais organizado, o controle é maior, e seu cliente conseguirá ter todas as informações facilmente, quando precisar. 

Comodidade para a empresa

Por se tratar de clientes empresariais, os pagamentos não são feitos no momento, e sim posteriormente, com prazos que variam de posto para outro. Portanto, torna-se mais prático para seus clientes realizar o pagamento de todos os abastecimentos de uma única vez.

Além disso, eles não precisam se preocupar com a confecção dos clássicos vouchers – ou requerimentos – que antes eram preenchidos em papel e entregues pelo motorista ao frentista no ato do abastecimento. 

Praticidade para motoristas

Como foi explicado anteriormente, o motorista não precisa mais carregar consigo um papel para solicitar o abastecimento do carro com o qual trabalha. Para ele, torna-se muito mais prático fornecer ao frentista algumas informações para fazer isso. Portanto, significa menos tempo no posto e mais segurança no abastecimento.

Além disso, como as informações de sua CNH estão cadastradas no Portal, o sistema acompanhará sua data de validade. Quando estiver próximo do período de renovação, o próprio Portal emitirá um alerta cada vez que o motorista for abastecer. 

Construção de relacionamento

A empresa parceira, ao usar o Portal do Cliente, consegue ter uma série de benefícios, como controle, segurança, acompanhamento, praticidade, entre outros. Logo, ao perceber isso, o posto parceiro recebe um novo olhar desse cliente.

Relacionamentos entre empresas são construídos quando ambos saem ganhando. Nesse modelo de parceria, você oferece a esse grande cliente todas essas vantagens citadas, traz ele para mais perto de si e gera valor nesse relacionamento. 

Clientes que têm frotas fornecem uma receita considerável e devem ser tratados de forma especial para que sejam fidelizados e continuem ajudando na sustentabilidade do seu negócio. 

O Portal do Cliente é um módulo do sistema Adaptive Petros, exclusivo para clientes da Adaptive. Quer saber como nosso sistema pode transformar a gestão do seu posto de combustível? Clique aqui e solicite uma demonstração gratuita agora mesmo!