Seja no escritório ou em home office, a produtividade no trabalho é essencial não só para o sucesso na carreira do profissional, mas também do negócio. Por isso, separamos 12 dicas imbatíveis para você começar a aplicar hoje mesmo.
A produtividade no trabalho é uma tarefa de responsabilidade tanto pessoal como coletiva. Do ponto de vista pessoal, todos queremos nos tornar melhores profissionais. Por isso, entregamos o máximo de resultado em menos tempo. E essa equação vale tanto para pessoas que atuam por conta própria como para aquelas que trabalham em multinacionais.
Em relação à responsabilidade das empresas, isso vale não só para o desempenho de seus funcionários, mas também para o que você produz para os seus clientes.
O objetivo da produtividade no trabalho é entregar muito, com a menor quantidade de recursos, e ainda assim com qualidade. Ou seja, fazer mais com menos. Um alto nível de produtividade permite entregar produtos ou serviços mais rapidamente sem perder a qualidade, e, ao mesmo tempo, reduzir custos relativos a processos.
Existem estratégias de produtividade que vão desde melhores práticas pessoais até as que se ligam à tecnologia e processos de gestão. O sucesso do seu negócio depende disso.
Assim, independentemente do tamanho da sua empresa, confira agora nossas 12 dicas para a maior produtividade no trabalho.
1) Gestão do tempo
Um dos grandes desafios da produtividade no trabalho é utilizar o tempo a seu favor. Assim, o ideal é dividir o período de trabalho de forma eficiente para concluir todas as tarefas que você programou para o dia, semana ou mês.
Como destacamos, não importa se você trabalha por conta própria ou é gestor de uma grande equipe: administrar o tempo é essencial para que todas as tarefas e projetos se concluam dentro dos prazos.
Existem aplicativos, pagos ou gratuitos, de gerenciamento de projetos e equipes e eles são ferramentas importantes para gerar mais produtividade no trabalho.
2) Planejamento diário
Sabemos que muitas demandas do trabalho não se encerram em um dia. Mas é preciso ter o controle do progresso diário. Dessa forma, essa monitoria impacta diretamente no planejamento mensal e/ou anual da empresa – o qual, deve-se utilizar como direção principal para alcançar os objetivos propostos.
3) Ambiente adequado
Atualmente, muitas empresas estão em regime de home office. Algumas optaram por não retornarem ao escritório.
Por isso, é preciso criar um local adequado para o trabalho. Mesmo que você improvise seu local (mesa da sala ou da cozinha), prepare-o para focar por algumas horas.
Separe todos os materiais de escritório necessários e outros itens, como garrafa de água, para que não seja preciso se levantar toda hora.
Cuidado com as distrações. Cozinhar e outros afazeres domésticos devem acontecer no horário de almoço ou durante o tempo livre.
4) Softwares colaborativos
Em uma equipe, é preciso otimizar a troca e a edição de documentos sem depender tanto da troca de e-mails.
Além disso, a gestão financeira, os processos de marketing e vendas, a comunicação, a gestão de projetos e muitos outros processos podem ser feitos à distância com softwares apropriados.
A tecnologia é uma grande aliada para a produtividade e o desempenho no trabalho.
5) Armazenamento na nuvem
Invista em aplicativos de armazenamento na nuvem. Isso vale para qualquer tipo e tamanho de empresa.
Dessa forma, é possível trabalhar de forma colaborativa com segurança e sem perda de tempo.
6) Indicadores de produtividade
Uma das formas mais utilizadas para medir a produtividade no trabalho são os indicadores de performance, ou KPIs.
Essas ferramentas servem para fazer o diagnóstico geral do fluxo de atividades da equipe de vendas, gestão de estoques e de logística e negociação com fornecedores, distribuidores, clientes e prestadores de serviços, para citar apenas alguns.
7) Revisão de processos
Segundo o Sebrae, essa ação permite o aumento da capacidade produtiva, facilita o processo de fabricação ou diminui recursos e insumos e o custo de produção.
Analise a organização e métodos de trabalho, administração de materiais e capacidade de armazenamento, manutenção, segurança e racionalização de água e energia, por exemplo.
8) Converse com os colaboradores
Muitas vezes, os funcionários podem fornecer informações essenciais para a melhoria do dia a dia dos processos da empresa.
Envolva a equipe nas principais decisões do negócio para a melhoria da produtividade no trabalho. Crie formas para que essa participação seja incentivada e apreciada.
9) Incentivos
Existem várias maneiras de incentivar os funcionários a serem mais produtivos, e até mesmo se você trabalha por conta própria.
Treinamentos, comissões, premiações por metas atingidas e ferramentas para facilitar o contato com possíveis clientes facilitam o trabalho e trazem maior produtividade. Líderes bem preparados também influenciam positivamente a todos.
Sozinho, você pode criar seus próprios incentivos por objetivos atingidos, como mais tempo com a família.
10) Inovação
Inovar é investir no aumento da produtividade do trabalho. Pesquise as melhores formas de trazer isso para o ramo de atuação da sua empresa.
Equipamentos mais modernos e ferramentas de tecnologia que facilitam o dia a dia dos funcionários são essenciais para trazer eficiência e agilidade para o trabalho.
11) Automatização de tarefas
Tarefas administrativas, financeiras e fiscais são alguns exemplos que podem ser automatizados com grande benefício para o aumento da produtividade no trabalho.
Esta é uma forma certeira de poupar tempo, otimizar o trabalho e diminuir erros humanos com preenchimento de planilhas.
Leia também: Vantagens da Automação de Processos na Gestão Moderna de Empresas
12) Sistema ERP
Muitas das dicas que demos neste post podem ser facilitadas com um sistema de gestão.
A gestão do estoque e da logística, informações centralizadas de clientes e fornecedores, fluxo de caixa, obrigações fiscais e administrativas podem estar atualizadas em tempo real e de forma automatizada.
Sem dúvida, um dos principais benefícios de um sistema ERP adequado para o seu negócio é o aumento da produtividade no trabalho.
Melhorar a produtividade no trabalho também significa aprimorar a qualidade do produto ou serviço oferecido.
Isso também quer dizer que os seus clientes estarão mais satisfeitos, assim como os seus funcionários, se for o caso.
Quais dessas dicas você mais deseja aplicar no seu negócio? Avalie bem como cada uma delas pode trazer mais produtividade no trabalho para você e para a sua empresa e aplique algumas mudanças hoje mesmo!
