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35 maneiras de reduzir custos na sua empresa

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35 maneiras de reduzir custos na sua empresa

Reduzir custos na empresa é também importante para a saúde financeira do negócio.

Sabemos que essa tarefa é bem difícil e que nem todos os gestores têm essa linha de raciocínio.

Por isso, elaboramos essa lista com 35 ações que podem ser realizadas no seu negócio para reduzir custos e otimizar os recursos.

O resultado: uma empresa mais sustentável financeiramente e competitiva no mercado.

Veja agora quais ações vamos abordar neste texto! Se quiser ir direto a eles, é só clicar no título.

Confira como reduzir custos na sua empresa com 35 dicas

  1. Computadores e demais aparelhos
  2. Torneiras automáticas
  3. Uso consciente de papéis e copos descartáveis 
  4. Internet para todos os colaboradores
  5. Aluguel de espaços obsoletos
  6. Negociação com parceiros
  7. Cultura da cotação
  8. Pesquisa de valores para prestadores de serviços
  9. Renegociação de contratos
  10. Compras à vista
  11. Pagamento de impostos trabalhistas em dia
  12. Horas extras
  13. Retenção de profissionais
  14. Redução de quadro de funcionários
  15. Planejamento financeiro
  16. Contas bancárias digitais
  17. Bancos e operadoras mais atrativos
  18. Cartão de crédito único
  19. Cheque especial
  20. Redução de TEDs e DOCs
  21. Diversidade de meios de pagamento 
  22. Fidelização
  23. Autoatendimento
  24. Conhecimento da clientela
  25. TEF múltiplo e integrado
  26. Software de computação em nuvem
  27. Contabilidade automatizada
  28. Conciliação de cartões
  29. Sistema de gestão
  30. Gestão do estoque
  31. Operações financeiras
  32. Gestão de boletos
  33. Pagamento de fornecedores
  34. Cumprimento das obrigações fiscais
  35. Acompanhamento de processos e indicadores

Como fazer a redução de custos de recursos e estrutura interna

Para começar, falamos de alguns “detalhes” que estão presentes na sua empresa e que não recebem a devida atenção. Porém, quando bem analisados de perto, se percebe que eles fazem a diferença no caixa.

1. Computadores e demais aparelhos

Todo negócio, seja mercado, padaria e rotisserie tem um time administrativo que precisa de equipamentos para realizar suas atividades. Acontece que, em muitos casos, as empresas acabam deixando computadores e celulares, por exemplo, obsoletos.

Nesse caso, é importante apenas manter na empresa a quantidade de equipamentos necessária para a execução das atividades. Inclusive, só comprando novos quando for realmente preciso.

Equipamento parado significa dinheiro parado também.

2. Torneiras automáticas

Trocar as torneiras manuais por torneiras automáticas pode representar um custo imediato, mas logo traz retorno financeiro.

Com elas, a quantidade de água desperdiçada diminui e ainda reforça em cada colaborador a consciência de que devemos utilizar bem nossos recursos hídricos e ter consciência ambiental.

3. Uso consciente de papéis e copos descartáveis 

Esse recurso também tem a ver com a consciência ambiental que toda empresa deve ter. Reflita se todo documento realmente precisa ser impresso. 

Muitas vezes, uma simples conferência pode ser feita diretamente no computador. Até comentários e ajustes podem ser realizados via ferramentas de edição de documentos. Além disso, hoje, existem até ferramentas de assinatura de contrato on-line.

Imprimir a menor quantidade de papéis possível ajuda no meio ambiente e no financeiro da sua empresa.

Outra ideia bastante comum em empresas é a redução de copos descartáveis. Há algumas que optam pelo “Dia sem Copo” ou não oferecem copos de maneira alguma.

Incentive o uso de copos e canecas individuais e utilize os descartáveis apenas em situações especiais, como visitas de parceiros.

4. Internet para todos os colaboradores

Em sua empresa, todos os funcionários precisam ter internet em seus celulares no horário de trabalho? 

Se você considerar que não, pode diminuir o pacote contratado pela operadora de internet e direcionar recursos apenas a quem realmente necessita, contribuindo para a missão de reduzir custos.

Isso vale também para a internet de banda larga quanto para a internet móvel, disponibilizada via chip para quem precisa utilizá-la fora do ambiente de trabalho.

5. Aluguel de espaços obsoletos

Há situações em que a empresa está situada em um espaço que vai além das suas necessidades.

Por exemplo, algumas empresas, em sua área administrativa, contam com salas que viram depósitos ou ficam totalmente vazias.

Nesse caso, é preciso investigar a real necessidade de se ter esses espaços. Se não há um projeto de expansão no curto ou médio prazo, é melhor se desfazer deles para diminuir o valor do aluguel.

Dicas para reduzir custos a partir de fatores externos

Já olhamos para o que está dentro da empresa e que depende exclusivamente dos gestores.

Agora, é hora de olharmos para as possibilidades que estão fora e dependem tanto da atuação dos gestores quanto da disponibilidade de fornecedores, prestadores de serviço e parceiros.

6. Negociação com parceiros

Após conferir o que realmente é necessário ter dentro da empresa, para a execução das atividades sem prejudicar a performance e o bem-estar dos colaboradores, é hora de barganhar.

Renegocie os pacotes de internet e telefonia e os valores pagos para almoço dos colaboradores (sendo a refeição no local em ou parceria com algum restaurante).

Você pode também negociar com fornecedores de matérias-primas ou produtos prontos para a venda. Quando se tem um bom relacionamento com essas pessoas, o resultado pode ser positivo.

7. Cultura da cotação

Quando for preciso comprar equipamentos ou insumos, é importante cotar os valores com três ou mais fornecedores e, após avaliação da qualidade dos produtos e do atendimento, selecionar a melhor opção.

8. Pesquisa de valores para prestadores de serviços

O mesmo vale para prestação de serviços, como segurança e limpeza.

Por serem bens não tangíveis, os valores podem ser bastante discrepantes entre uma empresa e outra.

Portanto, pesquise, busque referências e, claro, negocie o melhor valor para ambos. 

9. Renegociação de contratos

Ao finalizar um período de contrato, na maioria dos casos, os valores são atualizados automaticamente, conforme índices como IGPM, IPCA ou outro nesse mesmo sentido.

Para evitar esse reajuste automático, que pode até extrapolar o orçamento, faça contatos diretos com esses fornecedores ou prestadores de serviço e busque manter um reajuste que não seja tão agressivo para sua empresa.

10. Compras à vista

O parcelamento é uma boa opção quando não se tem dinheiro em caixa suficiente para comprar, mas, em muitos casos, a compra à vista é melhor.

Isso porque, geralmente, os valores pagos à vista recebem desconto. 

Quando se opta por um parcelamento, além de o valor parcelado ser diferente do à vista, você corre o risco de não fazer o pagamento na data estipulada e pagar juros e multa por isso.

Então, mesmo que exija certo esforço, considere pagar à vista em determinadas situações.

Redução de custos na Gestão de Pessoas

Importante ativo das empresas, as pessoas são essenciais para a geração de receita, mas também podem ser detratores e acabar gerando despesas e perdas financeiras.

Nesta parte, damos dicas de como otimizar a gestão de pessoas, evitando prejuízos.

11. Pagamento de impostos trabalhistas em dia

Ao contratar um funcionário pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), a empresa tem uma série de impostos e numerários a pagar tanto ao Governo quanto ao próprio funcionário.

Os times envolvidos – Setor Pessoal, Financeiro, Fiscal – devem ter um planejamento capaz de agendar os pagamentos dessas verbas, evitando pagar multa e juros por isso, a exemplo de férias atrasadas. 

12. Horas extras

As horas extras representam um gargalo na folha de pagamento de muitas empresas, pois elas são variáveis e pouco previsíveis.

Em um estabelecimento de food service, a rotina é mais controlável por conta da escala mais rígida, já na área administrativa não.

Primeiro, é essencial incentivar a não realização de horas extras.

Isso vai além de questões financeiras; tem a ver também com o bem-estar físico e social do colaborador.

Mesmo sendo necessário, transforme em banco de horas, para que o colaborador possa tirar folgas em outro dia.

13. Retenção de profissionais

Pagar salários e impostos mensalmente por colaborador contratado não tem o mesmo custo que contratar um novo ou demitir um funcionário.

Os custos de uma rescisão de contrato podem ser bastante altos, sem contar que, em muitos casos, não estão 100% previstos no planejamento orçamentário. 

Após esse gasto, você tem que iniciar tudo de novo na rotina de prospecção.

Isso envolve contratar um profissional ou agência de recrutamento. Além disso, anunciar em portais ou redes sociais, entre outras ações, a depender da sua estratégia. De toda forma, haverá custo.

Por isso, invista em ações que promovam a retenção do colaborador. Ouça-os, atenda às suas expectativas, construa um ambiente corporativo acolhedor, promissor e confiável.

14. Redução de quadro de funcionários

Demitir funcionários às vezes se torna uma ação necessária, principalmente em casos de diminuição do faturamento.

A improdutividade de uma equipe pode estar relacionada tanto aos processos de gestão realizados de maneira inadequada. Bem como à má performance dos colaboradores.

Portanto, reveja o quadro das equipes, mapeie as atividades e identifique se realmente todos que estão ali são essenciais para o funcionamento da empresa. Se sim, mantenha e potencialize sua performance. Se não, faça os cortes necessários.

Redução de custos na Gestão Financeira

Não tem como falar em reduzir custos sem olhar para a gestão financeira do negócio.

A partir de agora, analisamos pontos relativos à rotina de finanças da empresa que podem ser levados em consideração na hora de torná-la mais rentável.

15. Planejamento financeiro

O primeiro passo para fazer com que as contas confiram no final do mês e a empresa tenha o lucro previsto é a construção de um planejamento financeiro.

Ele não deve ser ilusório ou fantasioso, deve estar alinhado com a realidade do negócio, seu potencial e pontos de atenção.

Com um planejamento financeiro bem definido e assertivo, todos os outros processos de rotina se tornam mais tangíveis e fáceis de serem compreendidos. Da mesma forma, gargalos que surgem podem ser facilmente resolvidos.

16. Contas bancárias digitais

Uma novidade num universo financeiro que pode ser bem utilizada pelas empresas são as contas digitais.

Muitos bancos digitais e fintechs surgiram nos últimos anos para prover soluções financeiras digitais a pessoas físicas e jurídicas.

Elas são praticamente bancos tradicionais, mas têm a intenção de oferecer um melhor atendimento e taxas mais interessantes.

17. Bancos e operadoras mais atrativos

O Brasil conta, hoje, com mais de 800 fintechs, startups voltadas para o desenvolvimento de soluções financeiras. Entre elas, podemos citar os bancos digitais Nubank, Neon e C6 Bank, e outras contas digitais, como PicPay e Ame Digital. 

Somadas aos bancos tradicionais, como Banco do Brasil, Itaú e Bradesco, elas constituem um imenso e competitivo ecossistema financeiro.

Como essa variedade de opções para cuidar das suas finanças, opte por aquele que apresenta as taxas de juros e crédito mais atrativas e que impactem menos na sua rotina de Contas a Pagar e Receber.

O mesmo vale para a escolha das operadoras de cartão de crédito com as quais vai trabalhar, como Stone, Cielo e Safra Pay.

18. Cartão de crédito único

Ter um cartão corporativo é muito importante para compras no dia a dia, no entanto é preciso de cuidado com esses recursos.

Mais vale ter apenas um cartão, com alto limite, do que vários com limite razoável. Isso facilita na hora de efetuar o pagamento dos boletos, além de evitar que corram juros e multas caso a fatura seja paga com atraso.

Vale ressaltar também que, com apenas um cartão, você paga apenas uma anuidade.

19. Cheque especial

Os centavos ou poucos reais que correm de cheque especial mês após mês podem se tornar uma grande bola de neve no final do ano.

Acompanhe bem suas finanças e faça o possível  para não entrar no cheque especial.

Organize-se ao ponto de não precisar pagar a fatura mínima ou passar do vencimento, como também sempre negocie com o banco ou fornecedores assim que sentir que está no momento ideal.

20. Redução de TEDs e DOCs

Muitos pagamentos realizados pela empresa diariamente ocorrem via transferência bancária por TED ou DOC, quando não é possível emitir boletos. Essas opções podem ser gratuitas, mas podem custar até 15 reais por operação, a depender do banco.

Hoje em dia, muitos bancos oferecem esse serviço gratuitamente para pessoas jurídicas como diferencial competitivo. Mas há outras opções que eliminam a necessidade de utilizá-los, a exemplo das carteiras digitais e do Pix.

Essas novas modalidades financeiras estão ascendendo no mercado e trazem mais benefícios em relação às operações tradicionais. 

Redução de custos nas estratégias com clientes

Neste bloco, abordamos alguns aspectos relacionados ao relacionamento com os clientes que podem ajudar a reduzir custos na sua empresa, incentivar vendas e gerar mais lucro.

21. Diversidade de meios de pagamento 

Como já pontuamos, o Pix e as carteiras digitais estão crescendo no mercado. Eles trazem muitas vantagens para os clientes e alguns benefícios para as empresas.

Entre eles, está a taxação mais amigável, além, claro, da possibilidade de atrair mais clientes e potencializar as vendas no seu mercado ou similar.

22. Fidelização

Estudos de Marketing apontam que atrair um novo cliente pode custar até cinco vezes mais que reter os que já estão conquistados. Por isso, a fidelização é uma estratégia para aumentar a lucratividade tanto pela redução de gastos quanto pela atração de vendas.

Invista em ações que podem manter o seu cliente por perto, consumindo mais, como programas de fidelidade, parcerias com outras empresas ou mesmo um programa de desconto.

Dessa forma, parte do dinheiro que seria gasto em outras estratégias pode ser convertida para uma ação mais discreta, focada apenas naquele público já conhecido e que traz um retorno mais garantido.

23. Autoatendimento

Atualmente muitas empresas do ramo de alimentação estão investindo em soluções para autoatendimento, que podem ser totens disponíveis no salão ou mesmo tablets ou smartphones às mesas.

Isso permite maior comodidade e agilidade para o cliente e economia para a empresa, já que pode reduzir a quantidade de funcionários tanto no caixa quanto no atendimento ao cliente. Além disso, evita-se prejuízos com erros nos pedidos.

24. Conhecimento da clientela

Uma das maneiras de reduzir custos na sua empresa é conhecendo quem são os seus consumidores. Afinal, se você sabe bem quem frequenta seu negócio, você só irá gastar com aquilo que fará sentido.

Isso diz respeito à estrutura do estabelecimento, disposição das gôndolas, mix de produtos, fornecimento de produtos e serviços, entre outros elementos.

Por exemplo, por que você gastaria com estoques de bebidas alcoólicas no seu estabelecimento se seus clientes não têm o hábito de consumo? Ou, para que anexar à minha mercearia, um restaurante, se meu público é residencial, não comercial?

Tecnologias que potencializam a redução de custos

Nesse momento, pontuamos como a tecnologia e a inovação no mundo corporativo podem contribuir para que os recursos financeiros das empresas sejam otimizados. São ideias simples, que até podem representar custos em um primeiro momento, mas logo se convertem em economia.

25. TEF múltiplo e integrado

Um TEF com essas características, a exemplo do TEF-SVBr, permite que se reúnam diversas bandeiras de cartão na mesma maquininha. Dessa forma, você consegue oferecer uma maior diversidade de pagamento para os clientes.

Além disso, por ser um módulo integrado ao ERP, todas as vendas são monitoradas e registradas, facilitando o controle de todas as transações financeiras realizadas.

26. Software de computação em nuvem

O Cloud Computing é um tipo de tecnologia que permite que as informações da empresa estejam salvas na nuvem, ou seja, em um servidor na internet.

Além de trazer mais segurança aos dados do seu negócio, você não precisa gastar com aluguel de servidores físicos, nem manutenção, que envolve tanto a adequação de um espaço quanto a contratação de técnicos.

27. Contabilidade automatizada

Hoje em dia, muitas rotinas do mundo corporativo estão sendo automatizadas, e uma delas é a contabilidade. Com ferramentas on-line, desenvolvidas por diversas empresas, é possível cuidar de todas as informações contábeis do seu negócio, sem grandes preocupações.

Dessa forma, você pode reduzir a sua equipe financeira e transpor algumas atividades que seriam realizadas por essas pessoas para essa empresa terceirizada.

28. Conciliação de cartões

Outra maneira de economizar é fazendo a conciliação automática de cartões, ou seja, a conferência entre o que foi vendido com o que foi registrado pelas operadoras de cartão, a cobrança das taxas e o valor creditado nas contas da sua empresa.

Não se trata necessariamente de economia, mas de redução de perdas. Por meio da conciliação, é possível identificar se há erros na cobrança de tarifas por parte das operadoras ou se elas estão deixando de pagar por alguma venda.

29. Sistema de gestão

Usar planilhas e acumular documentos em computadores e mesmo em pastas físicas ficou no passado. Com o advento da tecnologia no mundo dos negócios, hoje existe uma diversidade de sistemas de gestão, os chamados ERPs (do inglês, Enterprise Resource Plannings).

Com eles, o gestor pode facilitar rotinas, diminuir a quantidade de funcionários, ter maior controle sobre os processos da empresa em geral e reduzir custos de forma assertiva.

Como aplicar a redução de custos em atividades de rotina?

Muitas atividades realizadas em um negócio acabam impactando profundamente nos cofres das empresas. Neste bloco, por fim, elencamos algumas dessas que, se receberem a devida atenção, ajudam a reduzir custos e potencializar os recursos. 

30. Gestão do estoque

A gestão de estoque é uma das atividades mais fundamentais para o setor de venda de alimentos, afinal estamos falando de produtos perecíveis tanto no curto quanto no longo prazo.

Por isso, ter total cuidado sobre o estoque significa entender como está a entrada e saída dos produtos, o quê e quando precisa ser comprado, o quanto se tem de excedente o que fazer com eles.

Um software de gestão pode auxiliar bastante nessa missão, pois ele analisa todas as informações, mantendo os gestores sempre informados.

31. Operações financeiras

Partindo da mesma ideia, gestores financeiros precisam saber o que entra e o que sai do caixa da empresa. Quando o fluxo de caixa não é feito da maneira correta, a empresa perde dinheiro e às vezes nem se dá conta do prejuízo.

É preciso entender como está o fluxo de caixa das suas vendas, a programação de pagamentos a fornecedores, o próprio Demonstrativo de Resultado do Exercícios, entre outras peças-chave da rotina financeira.

Esse conhecimento pode ser facilmente adquirido com a utilização de um ERP, pois ele integra todas as áreas e compila as informações financeiras em um único ambiente.

32. Gestão de boletos

Quando se tem cobranças a fazer a clientes, fazer a gestão dos boletos é essencial. Por meio dessa atividade, você não somente sabe quando um boleto foi pago e por quem, tendo total controle sobre todo o processo.

Um software de gestão pode enviar automaticamente todas as cobranças de cada cliente em um único boleto, o que reduz despesas com tarifas bancárias. Como benefício, você também evita que eles paguem boletos fraudados e consegue fazer a conciliação dessas cobranças com mais facilidade. 

33. Pagamento de fornecedores

A gestão dos fornecedores pode ser um grande problema enfrentado por empresas do varejo. Com muitas empresas envolvidas, valores e vencimentos, não é incomum realizar pagamentos em atraso ou mesmo esquecer de realizá-los.

Contar com uma ferramenta que possibilite a gestão dos pagamentos aos fornecedores mitiga essa dor de cabeça. Com ela, você centraliza as demandas de pagamento em um único ambiente, faz agendamentos e autorizações de forma prática e segura.

34. Cumprimento das obrigações fiscais

Outra grande preocupação dos empresários é com a emissão de documentos fiscais. Ter atenção sobre isso significa redução de danos financeiros, pois basta que um imposto não seja pago ou um documento fiscal não seja emitido, para que sua empresa seja notificada, autuada e até multada.

Escrituração Fiscal Digital, SPED Fiscal, Pis/ Cofins, estas são algumas obrigações que devem ser cumpridas e que podem ser automatizadas com o uso de um sistema de gestão integrado.

35. Acompanhamento de processos e indicadores 

Você é daqueles gestores que quer tornar seu negócio mais rentável, mas não sabe por onde começar porque não consegue acompanhar os números?

Saiba que realizar o acompanhamento de diversos processos e setores da empresa e dos indicadores que eles produzem, auxilia nessa missão de reduzir custos.

A gestão fica bem mais assertiva quando se utiliza um software de gestão capaz de emitir alertas ao gestor com as informações essenciais de determinadas áreas.

Entendendo como está a rotina administrativa da empresa e conhecendo de prontidão os gargalos que surgem, é possível antecipadamente resolver os problemas, evitando perdas financeiras. 

Agora que você já sabe por onde iniciar para reduzir custos no seu negócio, que tal colocar isso em prática? Se o seu desafio está ligado a processos de gestão, nós podemos te auxiliar!

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