Fazer a gestão de documentos é uma tarefa por vezes complicada e extremamente necessária. Mas o que queremos dizer quando falamos desse controle de documentos? 

Na vida pessoal, você precisa ter documentos para provar que existe. Ou seja, sem uma certidão de nascimento, o primeiro documento do ser humano, a pessoa não tem direito a nenhum outro e, consequentemente, a nenhum benefício social.

Em uma empresa, um posto de combustíveis, por exemplo, é essa gestão quem garante que se guarde, preserve e se localizem facilmente todos os papéis importantes para a criação, atuação e desenvolvimento da empresa. Assim, um negócio não cuida dos seus registros tende a se perder nos processos e pode arcar com consequências extremamente negativas, como perdas financeiras ou mesmo questões judiciais.

Afinal, o que é essa tal gestão de documentos?

Em uma companhia, a gestão de documentos é um processo por meio do qual se administram todos os seu registros, seja em formato físico, seja em um ambiente virtual. De forma mais abrangente, essa ação é responsável por produzir, arquivar e utilizar de forma adequada todos os papéis ou PDFs que os colaboradores utilizam no dia a dia.

Dessa forma, é possível organizar, distribuir e utilizar melhor os documentos que dizem respeito a todos os processos da empresa. Isso, desde aqueles específicos do setor jurídico aos do financeiro, comercial, pessoal e por aí vai.

Ao manter esses registros em um ambiente seguro e de forma organizada, a gestão de documentos permite, ainda, que os colaboradores possam acessá-los com mais facilidade, praticidade e segurança. E, quando se automatiza o processo, os ganhos ainda podem ser maiores.

Quais as vantagens de automatizar a gestão de documentos?

Automatizar a gestão de documentos significa mais que trocar as pastas ou armários por arquivos em softwares; significa conferir mais segurança, praticidade, confiança e durabilidade aos materiais.

Isso porque, ao investir em um sistema que utiliza tecnologia de cloud computing, todos os arquivos necessários ficam arquivados na nuvem. Dessa forma, não há o risco de serem apagados deliberadamente por algum colaborador ou perdidos porque o hardware ou o servidor falhou.

Além disso, eles ficam disponíveis aos usuários com mais praticidade, afinal basta acessar as pastas no sistema, desde que se tenha acesso à internet. E isso, acredite, é um imenso ganho.

Um estudo da consultoria Gartner apontou que, nas empresas de forma geral, entre 2% e 5% dos documentos são extraviados ou mal armazenados. 

Além disso, a empresa também indica que os funcionários gastam em média 400 horas por ano procurando arquivos perdidos em suas companhias. E, nessa busca incessante, 10% a 12% dos documentos não são encontrados na primeira tentativa.

Sem contar a possibilidade de carregar no sistema a quantidade de arquivos necessários. Imagine a quantidade de documentos que sua empresa deixa guardada no armário do escritório. Tudo isso – e muito mais – pode estar na nuvem, sem ocupar nenhum espaço físico.

No mundo corporativo, automatizar é sinônimo de facilitar. Com a rotina de gestão de documentos automatizada, você consegue gerar folhas de pagamento de funcionários, espelhos de ponto, notas fiscais e até mesmo o Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC), algo extremamente importante na rotina dos postos de combustíveis.

Gestão de documentos descomplicada e eficiente com Adaptive Business

A Adaptive existe para facilitar a gestão das empresas e, consequentemente, contribuir com o desenvolvimento e o sucesso de cada uma delas. Por isso, todas as soluções são criadas pensando na melhoria contínua das rotinas administrativas de quem faz a empresa ir para frente.

A gestão de documentos é uma dessas rotinas que têm alto impacto na sustentabilidade do negócio, e que, logo, merece a devida atenção.

Pensando nisso, no Adaptive Business, solução Adaptive para empresas que buscam gestão inteligente, rentabilidade e crescimento exponencial, há uma funcionalidade chamada Gestão Eletrônica de Documentos. 

Nesse módulo, é possível guardar e administrar todos os arquivos que, em um contexto analógico, estariam enchendo estantes, mesas e arquivos dos escritórios.

Essa funcionalidade traz diversos benefícios para a empresa. Conheça alguns deles!

#1 Fim dos volumes físicos

Já que tudo está arquivado em nuvem, não precisa mais imprimir pilhas e pilhas de papéis para apenas serem assinados e armazenados em móveis que apenas ocupam espaço na sua sede.

Contratos, recibos, notas fiscais, holerites, tudo pode ser salvo no sistema de gestão, armazenado e disponibilizado, conforme permissões de acesso, a qualquer hora e de qualquer lugar.

#2 Otimização das atividades e maior produtividade 

Com os documentos bem armazenados e de fácil localização, os colaboradores conseguem acessá-los mais rapidamente e com maior assertividade. Portanto, rotinas e processos são otimizados e as equipes ficam mais produtivas.

#3 Anexação de documentos

Cada pessoa/parceiro cadastrado no Adaptive Business pode ter documentos vinculados, ou seja, eliminam-se os ficheiros físicos e centraliza-se as informações na ficha de cada nome cadastrado no ERP.

Dessa forma, você tem uma visão ampla da “vida” desse ente cadastrado, já que todos os documentos relacionados a ele estão unificados e organizados no mesmo ambiente.

#4 Redução de custos

Esse benefício é intrínseco à gestão virtual de documentos e é o mais perceptível no prazo imediato. Com a indexação em nuvem, anula-se a necessidade de imprimir documentos, mesmo que para simples conferência ou assinatura (afinal, hoje em dia até as assinaturas são on-line).

A empresa, portanto, ganha ao deixar de gastar com folhas e com a aquisição de manutenção de impressoras. O bolso da companhia agradece, e o meio ambiente mais ainda.

#5 Fácil localização de arquivos

Muitos são os documentos que uma empresa tem ao longo de sua vida. Revisitá-los é, portanto, uma atividade de praxe. Seria muito difícil buscar vários para rever uma cláusula ou tirar uma dúvida.

Por isso, o Adaptive Business consegue fazer o reconhecimento óptico de caracteres dos documentos. Como assim? Ao fazer o upload do arquivo, independente do formato (imagem, JPEG etc) o sistema o envia para a nuvem e faz a extração do texto, mantendo-o armazenado. Também é possível classificar os documentos por tags para facilitar a organização e localização. 

Dessa forma, quando você precisar de um documento, por exemplo sobre o valor de contrato da empresa X, basta pesquisar no módulo um termo que possa estar nesse documento. Após uma rápida busca, as opções de documento são apresentadas. 

Como explicamos, a gestão de documentos não é uma mera formalidade ou burocracia para as empresas. Mais do que isso, ela significa otimização de rotinas e melhoria de atividades. 

Tudo isso ainda é potencializado quando os processos são automatizados por meio de sistemas de gestão inteligentes e inovativos.

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