Fazer a gestão de documentos é uma tarefa por vezes complicada e extremamente necessária.
Mas o que queremos dizer quando estamos falando da gestão de documentos?
Na vida pessoal, você precisa ter documentos para provar que existe. Ou seja, sem uma certidão de nascimento, o primeiro documento do ser humano, a pessoa não tem direito a nenhum outro documento e, consequentemente, a nenhum benefício social.
Em uma empresa, um posto de combustíveis, por exemplo, é essa gestão quem garante que todos os papéis importantes para a criação, atuação e desenvolvimento da empresa sejam guardados, preservados e facilmente localizados.
Uma empresa que não cuida dos seus registros tende a se perder nos processos e pode arcar com consequências extremamente negativas, como perdas financeiras ou mesmo questões judiciais.
Afinal, o que é essa tal gestão de documentos?
Em uma companhia, a gestão de documentos é nada menos que um processo por meio do qual se administram todos os registros de uma empresa, seja em formato físico, seja em um ambiente virtual.
De forma mais abrangente, essa ação fica responsável pela produção, arquivamento e utilização adequadas de todos os papéis ou PDFs que os colaboradores utilizam no dia a dia.
No final das contas, estamos falando em promover uma melhor organização, distribuição e consumo dos documentos que dizem respeito a todos os processos da empresa, desde aqueles específicos do setor jurídico aos do financeiro, comercial, pessoal e por aí vai.
Ao manter esses registros em um ambiente seguro e de forma organizada, a gestão de documentos permite, ainda, que os colaboradores possam acessá-los com mais facilidade, praticidade e segurança.
E, quando se trata de um processo automatizado, os ganhos ainda podem ser maiores.
Quais as vantagens de automatizar a gestão de documentos?
Automatizar a gestão de documentos significa mais que trocar as pastas ou armários por arquivos em softwares; significa conferir mais segurança, praticidade, confiança e durabilidade aos materiais.
Isso porque, ao investir em um sistema de gestão que utiliza tecnologia de cloud computing, todos os arquivos necessários ficam arquivados na nuvem. Dessa forma, não há o risco de serem apagados deliberadamente por algum colaborador ou perdidos porque o hardware ou o servidor falhou.
Além disso, eles ficam disponíveis aos usuários com mais praticidade, afinal basta acessar as pastas no sistema, desde que se tenha acesso à internet. E isso, acredite, é um imenso ganho.
Um estudo da consultoria Gartner apontou que, nas empresas de forma geral, entre 2% e 5% dos documentos são extraviados ou mal armazenados.
Além disso, a empresa também indica que os funcionários gastam em média 400 horas por ano procurando arquivos perdidos em suas companhias. E, nessa busca incessante, 10% a 12% dos documentos não são encontrados na primeira tentativa.
Sem contar a possibilidade de carregar no sistema a quantidade de arquivos necessários. Imagine a quantidade de documentos que sua empresa deixa guardada no armário do escritório. Tudo isso – e muito mais – pode estar na nuvem, sem ocupar nenhum espaço físico.
No mundo corporativo, automatizar é sinônimo de facilitar. Com a rotina de gestão de documentos automatizada, você consegue gerar folhas de pagamento de funcionários, espelhos de ponto, notas fiscais e até mesmo o Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC), algo extremamente importante na rotina dos postos de combustíveis.
Gestão de documentos descomplicada e eficiente com Adaptive Business
A Adaptive existe para facilitar a gestão das empresas e, consequentemente, contribuir com o desenvolvimento e o sucesso de cada uma delas. Por isso, todas as soluções são criadas pensando na melhoria contínua das rotinas administrativas de quem faz a empresa ir para frente.
A gestão de documentos é uma dessas rotinas que têm alto impacto na sustentabilidade do negócio, e que, logo, merece a devida atenção.
Pensando nisso, no Adaptive Business, solução Adaptive para empresas que buscam gestão inteligente, rentabilidade e crescimento exponencial, há uma funcionalidade chamada Gestão Eletrônica de Documentos.
Nesse módulo, é possível guardar e administrar todos os arquivos que, em um contexto analógico, estariam enchendo estantes, mesas e arquivos dos escritórios.
Essa funcionalidade traz diversos benefícios para a empresa. Conheça alguns deles!
#1 Fim dos volumes físicos
Já que tudo está arquivado em nuvem, não precisa mais imprimir pilhas e pilhas de papéis para apenas serem assinados e armazenados em móveis que apenas ocupam espaço na sua sede.
Contratos, recibos, notas fiscais, holerites, tudo pode ser salvo no sistema de gestão, armazenado e disponibilizado, conforme permissões de acesso, a qualquer hora e de qualquer lugar.
#2 Otimização das atividades e maior produtividade
Com os documentos bem armazenados e de fácil localização, os colaboradores conseguem acessá-los mais rapidamente e com maior assertividade. Portanto, rotinas e processos são otimizados e as equipes ficam mais produtivas.
#3 Anexação de documentos
Cada pessoa/parceiro cadastrado no Adaptive Business pode ter documentos vinculados, ou seja, eliminam-se os ficheiros físicos e centraliza-se as informações na ficha de cada nome cadastrado no ERP.
Dessa forma, você tem uma visão ampla da “vida” desse ente cadastrado, já que todos os documentos relacionados a ele estão unificados e organizados no mesmo ambiente.
#4 Redução de custos
Esse benefício é intrínseco à gestão virtual de documentos e é o mais perceptível no prazo imediato. Com a indexação em nuvem, anula-se a necessidade de imprimir documentos, mesmo que para simples conferência ou assinatura (afinal, hoje em dia até as assinaturas são on-line).
A empresa, portanto, ganha ao deixar de gastar com folhas e com a aquisição de manutenção de impressoras. O bolso da companhia agradece, e o meio ambiente mais ainda.
#5 Fácil localização de arquivos
Muitos são os documentos que uma empresa tem ao longo de sua vida. Revisitá-los é, portanto, uma atividade de praxe. Seria muito difícil buscar vários para rever uma cláusula ou tirar uma dúvida.
Por isso, o Adaptive Business consegue fazer o reconhecimento óptico de caracteres dos documentos. Como assim? Ao fazer o upload do arquivo, independente do formato (imagem, JPEG etc) o sistema o envia para a nuvem e faz a extração do texto, mantendo-o armazenado. Também é possível classificar os documentos por tags para facilitar a organização e localização.
Dessa forma, quando você precisar de um documento, por exemplo sobre o valor de contrato da empresa X, basta pesquisar no módulo um termo que possa estar nesse documento. Após uma rápida busca, as opções de documento são apresentadas.
Como explicamos, a gestão de documentos não é uma mera formalidade ou burocracia para as empresas. Mais do que isso, ela significa otimização de rotinas e melhoria de atividades.
Tudo isso ainda é potencializado quando os processos são automatizados por meio de sistemas de gestão inteligentes e inovativos.
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