Estratégico para qualquer segmento, o planejamento de compras é uma das atividades mais importantes nas empresas. Como toda ação empresarial, o setor merece uma atenção especial por parte dos gestores e líderes. É uma questão fundamental para redução de custos e otimização de resultados.
Sem um bom planejamento, é muito difícil alcançar a eficiência desejada. Não se trata apenas de encontrar o melhor preço de determinados suprimentos. Uma gestão de compras vai além: cuida desde o relacionamento com os fornecedores, até a definição da quantidade ideal para a aquisição.
Hoje em dia, a automação de processos e digitalização dos documentos do setor de compras já é uma realidade de muitas organizações. Notas fiscais eletrônicas, acompanhamento online do estoque: tudo é permeado pela internet. Assim, empresas que desejam se manter no topo da cadeia mercadológica são obrigadas a se manterem atualizadas.
Neste artigo, vamos explicar a importância de um planejamento de compras para empresas de diversos segmentos. E mais: demonstraremos como as soluções tecnológicas são ferramentas vitais para o sucesso do setor! Leia o artigo até o final e identifique como melhorar esse processo no seu negócio.
O que é um planejamento de compras?
Nas últimas décadas, especialistas de mercado perceberam algo que hoje é dado como óbvio: o planejamento de compras é um elemento substancial para a saúde financeira das organizações. Atualmente, o ato de prever os insumos necessários para a operação dos serviços de uma empresa tornou- se um pilar das grandes e pequenas corporações.
Portanto, o planejamento de compras é uma etapa estratégica, cujo principal objetivo é gerenciar o fluxo de suprimentos de uma empresa.
Baseia-se em três fatores determinantes: preço, prazo e qualidade. Caso alcance as metas previstas, o planejamento de compras tem como resultado o aumento da produtividade e, consequentemente, da lucratividade para o negócio.
Com a previsibilidade das demandas, o gestor tem controle da quantidade de dinheiro disponível em caixa, assim como obtém mais tempo para pesquisar melhores preços. Uma coisa é certa: comprar com mais qualidade significará, lá na frente, apresentar aos consumidores produtos e serviços melhores, com preços ainda mais competitivos.
Importância e benefícios de um bom planejamento
São inúmeras as vantagens para uma organização que possui um planejamento de compras bem feito. Como já mencionamos, o principal benefício é a diminuição de custos, pois a empresa acaba por ter mais controle de estoque e dos serviços oferecidos à sociedade.
Paralelamente, o planejamento tem impacto direto nos seus consumidores. Com a melhoria da entrega e qualidade dos produtos, o resultado final é muito mais satisfatório. Além disso, sua empresa tem em mãos dados importantes para a criação de uma política de preços. Este é um elemento essencial para aumentar a competitividade do seu negócio.
Falar em planejamento de compras é pensar no fluxo de caixa da empresa. Uma gestão de compras eficiente deve estar alinhada ao setor financeiro da organização, para evitar problemas nas contas. Ninguém quer ficar no vermelho, mas se faltar planejamento isso pode acontecer do dia para a noite.
Algumas etapas são essenciais para elaborar um eficiente planejamento de compras. São elas:
- fazer levantamento periódico das necessidades;
- estabelecer a periodicidade das compras;
- definir o orçamento do setor e;
- ao final, monitorar o recebimento dos pedidos.
5 erros que devem ser evitados na hora do planejamento de compras
A falta de boas práticas no planejamento de aquisições nas empresas podem acarretar consequências negativas e muita dor de cabeça. Profissionais do setor devem redobrar a atenção para evitar erros que podem prejudicar a operação de compras corporativas. Fique atento às falhas mais comuns identificadas no dia a dia de uma empresa:
1. Compra de quantidades inadequadas
Excesso de estoque parado na empresa é um sinal de alerta para possíveis prejuízos. Não precisamos lembrar que determinados produtos têm prazo de validade ou sofrem depreciação ao longo do tempo. É necessário cautela e muita organização por parte do setor de compras.
Por outro lado, comprar menos materiais do que o necessário é igualmente prejudicial. Em uma fábrica, por exemplo: sem os insumos necessários, o setor responsável não consegue fabricar os itens. E quando falta gasolina em postos de combustíveis, exatamente no horário da operação? Resultado: clientes insatisfeitos e prejuízo para a empresa.
Assim, a lição é simples: tenha controle sobre a quantidade de mercadorias adquiridas pela empresa. O planejamento de compras certifica-se do quanto é suficiente para atender à demanda da produção e dos clientes, sem gerar excedentes.
Para os profissionais da área, não se preocupem: este tipo de insight pode ser gerado com o tempo. E a tecnologia também ajuda nesse caso, tornando os processos mais precisos.
2. Fornecedores não qualificados
Um erro muito comum no planejamento de compras é não se importar com a qualificação dos fornecedores. Para muitos gestores, pode parecer preciosismo, mas acredite: não é. Selecionar criteriosamente as empresas que fornecem os produtos é uma etapa imprescindível.
Além disso, o sucesso do seu negócio também passa pela reputação dos seus fornecedores no mercado. Os consumidores de hoje em dia estão muito mais atentos a empresas marcadas por problemas de diversas naturezas. Portanto, não corra o risco de ter a imagem do seu negócio manchada por terceiros; compre apenas de quem você confia!
3. Não acompanhar indicadores
Para fazer o planejamento de compras de uma empresa, o gestor deve ter três grandes definições em mente: objetivos, metas e indicadores de desempenho. Também chamados KPIs (Key Performance Indicators), eles são ferramentas primordiais para assegurar uma melhor e mais assertiva gestão.
Desta maneira, se não houver o acompanhamento de métricas bem delineadas, todo o departamento de compras é afetado, assim como outras áreas da empresa. Balanços e relatórios do setor de compras são importantes para maximizar o desempenho das atividades.
4. Burocracia e demora na aprovação de pedidos
Ao definir os parâmetros da compra no planejamento, a empresa deve entender o funcionamento das etapas para não prejudicar pedidos e entregas. Por exemplo, assegurar que os detalhes da transação não sejam burocráticos, atrapalhando a conclusão do processo de compras.
Se a autorização sempre atrasa, a consequência é imediata na produtividade da empresa. Cabe ao gestor avaliar as melhores formas de automatizar o processo. Um sistema de gestão de compras pode ser um grande aliado para a sua empresa.
5. Não utilizar tecnologia
Este último erro é um dos principais motivos para o atraso do desenvolvimento dos setores de compras. Atualmente, as melhores práticas do mercado mostram que perder tempo com tarefas burocráticas e repetitivas é atrasar o seu negócio. Ou seja, isso significa que automatização oferecida pela tecnologia torna os processos de compras mais ágeis, confiáveis e seguros.
Um planejamento de compras sem essas ferramentas, ainda limitado aos processos manuais, está fadado ao insucesso. A dica é: adquirir um sistema de gestão de compras é uma solução indispensável para otimizar processos e melhorar o fluxo de informações.
Automatizar o setor de compras: como fazer?
Menos desperdícios de estoque, menos gastos desnecessários, processos de compras otimizados. Estas são algumas das funções de um bom planejamento de compras. Tais vantagens são facilmente alcançadas por um departamento de compras que se utiliza de um sistema ERP.
Atualmente, os softwares de gestão possibilitam o pleno controle dos dados sobre os gastos e as receitas, além de monitoramento eficaz do estoque. Deste modo, as organizações ampliam a margem de tomadas de decisão assertivas. Finanças, vendas, caixa, suprimentos e demais setores de uma empresa são beneficiados por um sistema de gestão ERP.
Assim, o sistema funciona como uma grande base de dados com todas as informações de uma empresa, inclusive o departamento de compras.
Um software ERP pode oferecer as mais distintas funcionalidades:
- cálculos de previsão de novas compras;
- cotação de preços automática;
- módulos para gestão de pedidos;
- além da facilidade de integração com outras áreas da empresa.
Segmentos que podem utilizar um sistema ERP para gestão do setor de compras:
- Postos de Combustíveis;
- Lojas de Materiais de Construção;
- Autopeças;
- Distribuidoras;
- Empresas de serviços;
- Franquias;
- Indústrias;
- Lojas de Conveniência;
- Mercados e Similares;
- Varejo, entre muitas outras.
Dessa forma, para empresas de todos esses ramos, um sistema de gestão vai otimizar o planejamento de compras, já que os dados são registrados automaticamente e se comunicam em tempo real. Uma previsão assertiva de compras deixa o setor pronto para situações imprevistas, com mais tempo para redirecionamentos de ações.
Além disso, empresas que utilizam um sistema ERP logo percebem a melhora do modo de trabalhar da organização, pois a ferramenta permite uma visão sistêmica do processo de compras. Desse modo, vez de manter o foco apenas no preço, outras variáveis são consideradas no momento da compra.
Ou seja, automatizar os processos de compras da sua empresa é uma decisão crucial para o desempenho do seu negócio. Logo, independente do segmento de atuação, o departamento de compras só tem a ganhar com a implementação de um sistema ERP.
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