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Como realizar as atividades administrativas do posto à distância?

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Como realizar as atividades do escritório do posto à distância

Você já pensou em centralizar as atividades administrativas do posto de combustível e ter a possibilidade de realizá-las à distância? Essa alternativa pode surpreender as suas expectativas no que diz respeito à redução de despesas na sua empresa.

Para um administrador, o ideal é manter os processos e rotinas operacionais em dia, e uma das melhores estratégias para obter êxito nas tarefas diárias do escritório é aliar-se à tecnologia. A tecnologia a qual nos referimos é a ferramenta de software de gestão, se você ainda não sabe o que é um software de gestão, nós iremos explicar.  

Um software de gestão é um sistema programado para manter as atividades, setores e documentos de uma empresa organizados. Em alguns casos, o software é instalado no computador da empresa, mas também pode ser acessado online utilizando login e senha.  A partir dessa ferramenta, é possível centralizar as atividades administrativas do seu posto de combustível ou da sua rede de postos. 

Escritório do posto centralizado: Quais atividades administrativas podem ser executadas à distância?

Alguns processos e rotinas operacionais que podem ser realizados em um escritório centralizado à distância geram redução de despesas para a sua empresa. Para que você entenda mais sobre como você poderá reduzir essas despesas, separamos algumas atividades que, centralizadas no escritório do posto e executadas através do software, trazem grandes benefícios no setor financeiro do seu posto de combustível

1. Conferência e fechamento dos caixas

Se você alguma vez já realizou essa conferência manualmente, possivelmente percebeu que é necessário reservar um tempo para dedicar-se à essa atividade. Além do tempo dedicado, há possibilidades dessa conferência ser feita de forma errada, gerando um retrabalho

No software de gestão, essa tarefa é feita automaticamente, com baixíssimas possibilidades de erros em cálculos e resultados. Se você já possui um software e nele os valores não batem, pode ser um sinal de que você precisa trocá-lo.  

2. Conciliação de cartão  e conciliação bancária diretamente para o escritório do posto

A conciliação de cartões e a conciliação bancária também são realizadas automaticamente pelo software. Desta forma não é necessário juntar todos os papéis e conferir um a um.  Desta forma, o escritório do posto terá a transparência necessária para não ter possíveis erros que resultam em furos na rotina financeira, além de aumentar a produtividade do colaborador. 

3. Geração e impressão do LMC – Livro de Movimentação de Combustíveis

Gerar e imprimir o Livro de Movimentação de Combustíveis requer tempo e responsabilidade. O software de gestão gera o LMC do seu posto automaticamente, garantindo a eficiência e resultando em otimização de tempo e mão de obra. 

4. Gestão de contas a pagar e receber

O sistema realiza a gestão de contas a pagar e a receber mantendo a organização que você precisa no escritório do posto. Dessa forma, nenhum compromisso cai no esquecimento, e não gera juros e encargos indesejados que somados podem pesar no financeiro da empresa. 

5. Gestão e aprovação de despesas

Com a ajuda do software de gestão, é realizada a aprovação de despesas, essa aprovação diminui a possibilidade de gastos desnecessários, e as possíveis fraudes no faturamento. Além disso, o sistema também realiza a aprovação das aferições e a conferência e confirmação de descargas de combustíveis. 

Ao ler este artigo, você pode estar se perguntando, quantas despesas podem ser evitadas ao agregar as funcionalidades de um software no seu posto de combustível, não é verdade? 

Além das atividades que citamos acima, existem outras possibilidades de redução de despesas para a sua empresa. Que tal conhecer um pouco mais sobre como esse sistema pode ajudar você a realizar as atividades do escritório do seu posto à distância? 

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