Fazer a conciliação de cartões é saber exatamente o que acontece com as transações que as máquinas de cartões realizam em um estabelecimento. Controlar essas informações é imprescindível para a gestão financeira do negócio. Ainda há quem realize esse trabalhoso processo manualmente o que, além de perdas de tempo e erros, pode ocasionar fraudes, como discutiremos a seguir. 

A tendência é que os consumidores utilizem cada vez mais o cartão no momento de pagar por suas compras. Segundo um levantamento feito pela Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs), as compras pagas com cartões de crédito, débito e pré-pagos cresceram 14,1% no primeiro trimestre de 2020, o que soma R$ 475,7 bilhões. Em 2019, os brasileiros realizaram R$ 1,84 trilhão em compras com cartões.

Por isso, é usual que as empresas realizem um grande número de vendas em cartão hoje em dia. E, para isso, também é necessário que façam a conciliação. Mas, se o processo de conciliação de cartões se realizar manualmente, é preciso dedicar atenção, e muita, para conferir se não há divergências entre os valores e os recebíveis de cada venda. E é preciso considerar não só as vendas, mas também as falhas nas operações com cartão e cancelamentos, por exemplo.

A seguir, entenda as desvantagens da conciliação de cartões manual e porque é importante automatizar esse serviço.

Quais as desvantagens da conciliação de cartões manual?

O controle manual da conciliação de cartões pode deixar seu negócio vulnerável e suscetível a erros humanos. Isso pode colocar em risco toda a gestão financeira.

Não é incomum que aconteçam divergências entre os valores a receber, vendas duplicadas ou canceladas. Além disso, as administradoras podem cobrar taxas indevidamente.

Se estes processos não se realizarem de maneira minuciosa, a consequência é a falta de controle exato de quanto e quando acontecerão os recebimentos. Logo, o fluxo de caixa vai se desorganizar completamente. 

Destacamos a seguir os detalhes desses processos, também chamados de conciliação das vendas, conciliação dos recebimentos e conciliação bancária, e incluem várias etapas.

Conciliação das vendas

É o momento de analisar e conferir todas as transações que as máquinas de cartões realizam. Se feito manualmente, é preciso analisar cada um dos comprovantes impressos, ou filipetas, e registro das vendas em sistema. Nesta etapa, é necessário checar os itens a seguir:

• Vendas que a operadora confirmou, mas que o sistema não registrou, ou vice-versa;
• Vendas canceladas;
• Transações duplicadas;
• Divergências nos valores registrados.

Conciliação dos recebimentos

Esta etapa consiste em verificar se todos os valores devidos foram pagos corretamente. Para isso, é preciso observar:

• Valores que já foram pagos e aqueles que ainda estão pendentes;
• Se cada transação realmente foi ou não recebida;
• Possíveis divergências nos valores recebidos;
• Checar se descontaram devidamente os cancelamentos;
• Conferir se as taxas cobradas estão de acordo com o que se negociou com as operadoras. Considerar que bandeiras de crédito operam com percentuais distintos;
• Controlar as taxas cobradas para a antecipação de cartão de crédito;
• Valores a receber previstos para determinada data, em caso de parcelamentos;
• Verificar se os valores e datas na antecipação de cartão de crédito estão corretos.
• Verificar se os valores de alugueis de terminais estão certos.

Conciliação bancária

Após conferir todos os itens acima, ainda é preciso analisar se o que consta no extrato bancário da empresa está de acordo com os registros das máquinas de cartões. Dessa forma, é possível saber:

•         Se o que foi recebido está de acordo com os valores que a operadora informou;
•         Se a empresa de fato recebeu em conta o que constava em seus registros.

Em resumo, estas etapas garantem o controle do fluxo financeiro, sem o qual uma empresa encontrará muitas dificuldades em manter a gestão do negócio a longo prazo. E se a conciliação de cartões se realizar de forma manual, pode gerar mais riscos do que benefícios. É um processo extenso, trabalhoso e que demanda conferências diárias.

Comprovantes das transações

Além disso, antes de qualquer uma dessas etapas, deve-se guardar todas as filipetas, pois são os únicos comprovantes das transações para as empresas que ainda adotam a rotina manual de controle de vendas com cartões. Em caso de perda, é muito difícil verificar qualquer erro ou falha no registro do que se vendeu.

Ainda que o uso de planilhas seja uma saída, a margem de erro e o tempo para manter todos esses processos em ordem podem atrapalhar o trabalho do gestor ou do colaborador responsável. Por exemplo, pense no tempo para conciliar manualmente o que se registrou no sistema ERP com o que se computou na “maquininha” para o correto controle do estoque. Além do mais, não é possível prevenir possíveis fraudes, que podem acontecer até mesmo internamente.

Entenda a importância de automatizar a conciliação de cartões 

Pode-se automatizar a conciliação de cartões, a partir de um sistema inteligente, que acompanha as vendas em tempo real. Assim que uma compra acontece, as informações são automaticamente registradas pelo ERP, e a confirmação da venda junto à operadora é simultânea, o que não acontece no processo manual.

Dessa forma, é possível identificar divergências de maneira rápida e prática, garantir o correto recebimento das administradoras das máquinas de cartões, além de diminuir as possíveis ocorrências de falha humana ao longo do processo.

Para automatizar a conciliação, é necessário possuir máquinas de cartões integráveis ao ERP. Indicamos os modelos TEF, pois funcionam de modo totalmente automatizados. Assim, registra-se as vendas automaticamente no sistema de gestão, de forma a atualizar estoque, contas a pagar e a receber, por exemplo.

Já as opções POS são mais limitadas, pois nem todas possuem integração a um sistema de gerenciamento automático. Assim, é necessário conferir filipeta por filipeta de cada transação, além de separá-las por bandeira. Isso demanda o processo manual de conciliação de cartões.

Abaixo, mostramos diversos outros benefícios de se automatizar a conciliação de cartões:

• Áreas de vendas e financeira alinhadas, já que o repasse de dados é automático;
• Cálculo automático de todas as taxas envolvidas nas transações;
• Estimativas seguras de valores a receber, considerando parcelamentos;
• Impossibilita fraudes, como desvios de valores do caixa;
• Garantir que o recebimento está de acordo com a venda;
• Otimizar mão de obra operacional, já que será possível transferir o colaborador responsável pela conciliação manual para tarefas mais relevantes.

O Sistema de Gestão Inteligente da Adaptive é referência no mercado. Ele oferece a conciliação automática dos processos de cartão de crédito e débito, entre diversas outras funcionalidades para apoiar a redução de custos na sua empresa.

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