Manter os processos e rotinas operacionais de postos de combustível em dia é um grande desafio. Isso porque as rotinas operacionais de um posto são essenciais para o sucesso da gestão da empresa.
Assim, entre alguns desses processos, está o Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC) e fechar o caixa. Essas são duas das rotinas diárias de um posto.
Neste artigo separamos algumas dicas de como otimizar os processos e rotinas operacionais do seu posto de combustível com um sistema de gestão empresarial. Vamos entender mais um pouco sobre isso?
Dicas de como otimizar os processos e rotinas operacionais de postos de combustível
1. Livro de Movimentação de Combustíveis – LMC
Trata-se de uma exigência legal da ANP – Agência Nacional do Petróleo. Dessa forma, registra-se, nesse livro, as entradas e saídas de todos os combustíveis que o posto comercializa. Serve também para controlar o que se arrecada de ICMS e da gestão do estoque. Esse registro pode se realizar manualmente, o que é bastante trabalhoso e sujeito a erros.
Logo, este registro é um dos processos e rotinas operacionais de postos mais importantes, pois está sujeito a penalidades altíssimas. Portanto, a primeira dica para otimizá-lo e evitar erros, é você adquirir um software de gestão e automação para o seu posto. O sistema gera o livro de movimentação de combustíveis automaticamente. À vista disso, seu posto terá um suporte e permanecerá em dia com essa exigência.
2. Conciliação de Cartão
A conciliação de cartão é uma rotina operacional em postos que demanda excessivo tempo e atenção do profissional que a realiza manualmente. Desse modo, pode gerar erros e inconsistência na conferência. À vista disso, o resultado é, muitas vezes, de grandes prejuízos.
Uma rotina completa de conciliação de cartões deve considerar:
- conferência automática das vendas diárias;
- conciliação automática dos recebimentos das vendas feitas em cartões;
- baixa automática dos cartões de débito no contas a receber;
- auditoria das taxas cobradas pelas administradoras de cartão;
- relatório e alertas de notificação das possíveis divergências que resultam da conferência e conciliação;
- relatório de previsão de recebimentos de vendas em cartão.
Um sistema de automação de cartões deve se integrar ao TEF. Assim, evita possíveis perdas e registros de vendas com valores incorretos.
3. Monitoria e medição de tanques de combustível
O software de gestão de automação comercial que se integra a uma solução de MVC – Medidor Volumétrico de Combustíveis, permite a medir automaticamente os tanques de combustíveis. Dessa forma é possível monitorar o estoque e identificar possíveis vazamentos.
Do mesmo modo, o sistema pode ainda enviar um alerta (e-mail ou SMS), automaticamente, para os gestores responsáveis pelo posto. Assim, fica fácil identificar e resolver o quando houver um vazamento.
Seguindo essas dicas, é possível melhorar os processos e rotinas operacionais de postos de combustível, evitando retrabalhos, pagamento de multas e até mesmo aumentando a eficiência dos seus colaboradores.
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